సమావేశాలను నిర్వహించడం ఎలా

మినిట్స్ సమావేశాలు లాభరహిత సంస్థలకు, ప్రభుత్వ సంస్థలు, సంఘాలు మరియు కార్పొరేషన్లకు ముఖ్యమైన చట్టపరమైన పత్రాలు. వారు నిర్ణయం తీసుకోవటంలో ఒక రికార్డును అందిస్తారు. మినిట్స్ డిక్టేషన్ నుండి వేరుగా ఉంటాయి. వారు సమావేశంలో ఏమి జరిగిందో అనే పదం కోసం ఒక పదం-పదం-పదం ట్రాన్స్క్రిప్ట్ కాదు; బదులుగా, వారు ఎవరు హాజరయ్యారు రికార్డు, చర్చించారు ఏమి, తారాగణం మరియు నిర్ణయించారు ఏ ఓట్లు. మినిట్స్ అనేక సంవత్సరాలు ఉంచబడ్డాయి.

ఖచ్చితమైన మినిట్స్ రికార్డ్ చేయడానికి సిద్ధం చేయండి

సమావేశ అజెండాను సమీక్షించండి. ఇది మీరు నోట్స్ తీసుకోవలసిన అవసరం ఉన్న ముఖ్యమైన అజెండా అంశాల కోసం ప్లాన్ చేయడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. ఎన్ని హాజరైనవారిని మీరు ఆశించవచ్చు.

హాజరైన షీట్ను రూపొందించండి. ఇది అనేక సంఖ్యలతో కూడిన సమావేశ శీర్షిక మరియు తేదీతో కూడిన కాగితం ముక్క వలె సులభమైనది. హాజరైనవారు సంతకం చేయడానికి సమావేశం ప్రారంభంలో మీరు ఈ పంపిణీ చేస్తారు.

మీ రికార్డింగ్ పరికరాలు సరిగ్గా పనిచేస్తున్నాయని నిర్ధారించుకోండి. మీరు ల్యాప్టాప్లో సమావేశం యొక్క గమనికలు లేదా కలం మరియు కాగితంతో లేదా సమావేశాన్ని రికార్డ్ చేయడం ద్వారా ఎంచుకోవచ్చు. సమావేశంలో సున్నితమైన సమాచారాన్ని కవర్ చేస్తే, చైర్మన్తో రికార్డింగ్ గురించి చర్చించండి మరియు రికార్డింగ్ను ఉపయోగించడానికి నిమిషాల్లో ఖచ్చితత్వాన్ని నిర్ధారించడానికి మాత్రమే మీ ఉద్దేశాన్ని వివరించండి.

రికార్డు కోసం మినిట్స్ మినిట్స్ సృష్టించండి

సమావేశంలో నోట్స్ తీసుకోండి. ప్రతి చర్చా విషయాలపై దృష్టి కేంద్రీకరించండి మరియు వ్యాఖ్యానం వదిలివేయండి. ఉదాహరణకు, ఒక నూతన భవనం కోసం నిధుల కేటాయింపు చర్చించబడిందని గమనించండి, కానీ "చర్చా భావోద్వేగ మరియు వేడిగా ఉంది" అని గమనించవద్దు. ఎవరు ప్రతి కదలికను ప్రతిపాదించారు మరియు ఏది పరిష్కరించబడింది.

అధికారిక సమావేశం నిమిషాల్లో ఉండే పత్రాన్ని సృష్టించండి. ముందు సమావేశ నిమిషాల వలె ఇది అదే ఫార్మాట్ అయి ఉండాలి. ఆరు విభాగాలను ఉపయోగించుకోండి: ఆర్డర్ కాల్, రోల్ కాల్, చివరి సమావేశ నిమిషాల ఆమోదం, ఓపెన్ సమస్యలు, కొత్త వ్యాపారం మరియు వాయిదా. చర్చా లేదా కార్యాచరణ యొక్క సంక్షిప్త మరియు తటస్థ సారాంశం ప్రతి ఒకటి కింద. ఓట్ల లెక్కింపు ఉన్నట్లయితే, లెక్కింపును చేర్చండి. ఓట్లు లెక్కించబడకపోతే, మోషన్ "మోయబడినది" లేదా "విఫలమైంది" అని మాత్రమే చెప్పండి. గమనికలు తీసుకునే నిమిషాలకు నిమిషంలను ఆమోదించడానికి చైర్మన్గా వ్యవహరించే స్థలాన్ని సృష్టించండి.

సమావేశానికి ఒక వారంలోపు సభ్యులకు బోర్డులను పంపే నిమిషాల్ని మరియు సమావేశం పబ్లిక్గా ఉంటే - వాటిని పబ్లిక్ రికార్డుగా ఫైల్ చేయండి. మార్పులు మరియు దిద్దుబాట్లను అవసరమైన విధంగా చేయండి. మీ సొంత గమనికలు లేదా వివరణ అవసరమైతే సమావేశం యొక్క మీ రికార్డింగ్కు చూడండి.

కంపెనీ ఫైల్స్ లో స్టోర్ సమావేశ మినిట్స్

గత సమావేశాలతో సమావేశ నిమిషాలను ఫైల్ చేయండి. మీరు ఒక బైండరులో నిమిషాలను ఉంచుకోవచ్చు, కమిటీ లేదా బోర్డు ద్వారా మరియు కాలక్రమానుసారం నిర్వహించవచ్చు. సమావేశాల నిమిషాలు చట్టపరమైన రికార్డుల నుండి, వాటిని హెడ్ ఆఫీసు వద్ద ఉంచండి.

ఈ రికార్డును ఉంచడానికి మీ సంస్థ యొక్క విధానం తప్ప, మీరు సమావేశం చేసిన రికార్డింగ్ను తొలగించండి. మీ నిముషాలు తుది దశలో వున్న తర్వాత సాధారణంగా ఈ బ్యాక్ అప్ను ఉంచవలసిన అవసరం లేదు, దాని సారాంశాలు సున్నితమైనవి లేదా గోప్యంగా ఉండవచ్చు.

తదుపరి సమావేశం ప్రారంభంలో సమావేశ నిమిషాలను కాపీ చేసి, పంపిణీ చేయండి. ఈ వ్యాపారం యొక్క మొదటి అంశంగా ఆమోదించబడుతుంది.