ఫార్మల్ కమిటీ సమావేశాలను నిర్వహించడం ఎలా

లాభాపేక్షలేని మరియు లాభాపేక్షలేని వ్యాపారాలు రెండింటిలోనూ కమిటీ సమావేశాలు ముఖ్యమైన పాత్ర పోషిస్తున్నాయి. కొన్ని కమిటీలు అనధికారిక పద్ధతిలో పనిచేస్తున్నప్పుడు, నిర్దిష్ట పనులను సాధించడానికి అవసరమైన సభ్యుల సమావేశంలో, ఇతర కమిటీలు మరింత అధికారికంగా ఉంటాయి. కొందరు ఆర్థిక ఆడిట్లు, కార్యనిర్వాహక ఎంపిక, స్టాక్ ఆఫర్స్, సభ్యత్వ ఆమోదాలు మరియు భద్రత పర్యవేక్షణ వంటి వాటికి చట్టపరమైన బాధ్యతలను కలిగి ఉన్నారు. ఈ కమిటీలు రాబర్ట్ యొక్క ఆర్డర్ ఆఫ్ ఆర్డర్ లేదా ఇలాంటి నిబంధనల వంటి ప్రోటోకాల్లను ఉపయోగించి ఒక అధికారిక సమావేశ నిర్మాణంను ఎక్కువగా ఉపయోగించుకోవచ్చు.

మీరు అవసరం అంశాలు

• అజెండా

• మినిట్స్

కమిటీ సమావేశానికి కనీసం వారానికి ఒక లిఖిత అజెండాని సిద్ధం చేసి, పంపండి. సమావేశానికి ప్రతి ఒక్కరూ సమావేశంలో చర్చించాల్సిన అంశాలపై చర్చించాల్సిన అవసరం ఉంది.

సమయానికి క్రమంలో సమావేశానికి కాల్ చేయండి. ఇది సాధారణంగా కమిటీ చైర్ చేత చేయబడుతుంది. సమావేశానికి హాజరైన ప్రతి ఒక్కరిని కార్యదర్శి కొద్ది నిమిషాలు తీసుకుంటాడు. సమయానికి క్రమంలో సమావేశానికి పిలుపునిచ్చేందుకు ప్రజలు కాలక్రమేణా చూపించేలా ప్రోత్సహిస్తున్నారు మరియు కమిటీ సభ్యులందరికీ మరియు వారి సమయాన్ని గౌరవించటానికి వారిని ప్రోత్సహిస్తుంది.

అజెండా యొక్క కాపీలు పంపిణీ మరియు సమావేశంలో సమర్పించబడుతుంది ఏ నివేదికలు. కమిటీ కొనసాగుతున్న పద్ధతిలో కలుస్తుంది ఉంటే, మునుపటి సమావేశం యొక్క నిమిషాల కాపీలు పంపిణీ. నిమిషాల, అజెండా మరియు ఇతర నివేదికలను సమీక్షించడానికి కమిటీ సభ్యుల సమయాన్ని అనుమతించండి. ముందటి సమావేశానికి సంబంధించిన నిమిషాల గురించి ఏవైనా వ్యాఖ్యలు ఉన్నాయని అడిగినప్పుడు, నిమిషాలని అంగీకరించడానికి మోషన్ మరియు రెండవదానిని అడిగితే అడగండి.

సమావేశంలో ప్రతి అంశం కవర్ చేయడానికి అజెండా క్రమంలో అనుసరించండి. చర్చలో ఉన్న ఎజెండా అంశానికి సంబంధించి కదలికలను అనుమతించండి. ఒక చలనంపై మాట్లాడటానికి ఇష్టపడే ప్రతి సభ్యుని గుర్తించండి. ఒక వ్యక్తి ఒక సమయంలో మాట్లాడటానికి అనుమతించు మరియు ప్రతి వ్యక్తికి సాధ్యమైనట్లయితే, వినడానికి అవకాశం ఇవ్వండి. చర్చ పూర్తయినప్పుడు కదలికపై ఓటు కోసం కాల్ చేయండి. కొన్ని సందర్భాల్లో, సభ్యులు సవరణలను ప్రతిపాదించారు మరియు కమిటీ చైర్షన్ చట్టానికి ముందుగా సవరణలకు ఓటు వేయనుంది.

ఎజెండా పూర్తయినప్పుడు లేదా సమావేశ సమయము యొక్క షెడ్యూల్ ముగింపు వచ్చినప్పుడు సమావేశం ముగియండి. కమిటీ చైర్ ఒక చలన, రెండవ లేదా ఓటు లేకుండా ఒక సమావేశాన్ని వాయిదా వేయవచ్చు. కార్యదర్శి ఏ అసంపూర్ణ వ్యాపారాన్ని నమోదు చేసుకొని, తద్వారా తదుపరి సమావేశ కార్యక్రమంలో ఉంచవచ్చు.

చిట్కాలు

• అనేక అధికారిక కమిటీ సమావేశాలు సమావేశానికి చెల్లుబాటు అయ్యే సభ్యుల కొరతను కోరుతాయి. సంస్థ యొక్క చట్టాలు ఎలా ఒక క్వారమ్ సాధించాలో నిర్వచించగలవు. ఇది సాధారణంగా సభ్యులలో కనీసం సగం.