ఇది ఒక్కసారి కనీసం ప్రతి ఒక్కరికీ జరిగింది. మీరు షాపింగ్ అయ్యారు, లేదా సేవ యొక్క విధమైన పనిని కలిగి ఉన్నారా, మరియు మీరు ఒక భయంకరమైన కస్టమర్ అనుభవాన్ని కలిగి ఉన్నారు. సహజంగా, మీరు బహుశా దాని గురించి మీ స్నేహితులకు తెలియజేయండి. అయితే, మీరు మళ్ళీ జరగలేదని నిర్ధారించుకోవాలనుకుంటే, కస్టమర్ ఫిర్యాదు లేఖను రాసేందుకు సంతృప్తిని పొందడానికి ఉత్తమ మార్గాలలో ఒకటి. ఈ ఒకటి రాయడానికి ఎల్లప్పుడూ సరదాగా కాదు - మీరు ఒక చెడు అనుభవం ఎందుకంటే అన్ని తరువాత, మీరు చేస్తున్న ఏకైక కారణం - కానీ మీరు కొన్ని ఆశ్చర్యకరమైన ఫలితాలను పొందడానికి ఒక ప్రొఫెషనల్ విధంగా చేయవచ్చు. కస్టమర్ ఫిర్యాదు లేఖను ఎలా రాయాలో ఇక్కడ చదివే వ్యక్తుల నుండి కొంత శ్రద్ధ వహిస్తుంది.
కస్టమర్ ఫిర్యాదు లెటర్ వ్రాయండి ఎలా
మొదటిగా, పేరు వచ్చింది. దీని దృష్టిని లేఖలోకి వెళ్లాలి. దానిని "శ్రద్ధ: కస్టమర్ సర్వీస్" కు పంపకండి, ఎవ్వరూ దానిని లెక్కించలేరు. కస్టమర్ ఫిర్యాదులకి బాధ్యత వహిస్తున్న వ్యక్తి వ్యక్తిగతంగా లేదా ఫోన్లో ఉన్న దుకాణాన్ని అడగండి. ఏదైనా సుదూర వ్యక్తి యొక్క దృష్టికి పంపాలి. వారు కూడా ఒక టైటిల్ ఉంటే, దీన్ని చేర్చండి, దీన్ని చేర్చండి: "శ్రద్ధ: డేవిడ్ జోన్స్, మార్కెటింగ్ వైస్ ప్రెసిడెంట్".
తరువాత, మీ లేఖ రాయండి. ఇ-మెయిల్లను పంపవద్దు; అవి చాలా సామాన్యమైనవి మరియు వాటిని సైబర్స్పేస్లో అదృశ్యమవడం సులభం. దుకాణానికి లేదా కార్పోరేట్ కార్యాలయాలకు ఒక సాధారణ లేఖను పంపండి. మీ లేఖను సంక్షిప్తంగా మరియు సంక్షిప్తంగా ఉంచండి; మీరు రెండు పరిస్థితుల్లోనూ పరిస్థితిని వివరించాల్సిన అవసరం లేదు.
మీరు మీ లేఖలో పని చేస్తున్నప్పుడు, పరిస్థితి ప్రత్యేకతలు ఉన్నాయి. "మార్చి 5 న మంగళవారం మీ దుకాణంలో ఉన్నప్పుడు, లోరైన్ అనే క్యాషియర్ నాకు ఎంతో మొరపెట్టాడు." సాధ్యమైతే, డాక్యుమెంట్ టైమ్స్. మీరు డిపార్ట్మెంట్ స్టోర్ లేదా డాక్టర్ కార్యాలయం వంటి సంఖ్యా సంఖ్యను కలిగి ఉన్న దుకాణం లేదా వ్యాపారం ఉంటే, మీ ఖాతా నంబర్ అన్ని సందేశంలో ఉంటుంది. మీ ఫిర్యాదుని మీరు వాస్తవంగా ఎవరితో కలపాలని మీ లేఖను చదివేవారికి ఇది సహాయపడుతుంది.
సానుకూల, గౌరవప్రదమైన టోన్ను ఉపయోగించండి. అవకాశాలు మీ లేఖ ఒక సీనియర్ పరిపాలనా వ్యక్తి వెళుతున్న అని, మీ పరిస్థితి సానుభూతి ఎవరు. మీరు శత్రువులుగా ఉండటం కంటే, మీరు ఒక అమాయక బాధితురమని చెప్పండి. మరింత మెరుగైనది, మీరు చెడ్డ సేవ సంస్థ యొక్క సాధారణ ప్రమాణము కాదని, మరియు వారి వ్యాపారం ఉద్దేశపూర్వకంగా మిమ్మల్ని సరిగా పట్టించుకోదని మీరు తెలుసుకున్నారని స్పష్టీకరించండి. మీరు నిజంగా షాపింగ్ అక్కడ ఆనందించండి ఆ వాటిని గుర్తు, కానీ మీరు ఒక శక్తివంతమైన నష్టపరిచే కస్టమర్ సేవ పరిస్థితి గురించి తెలుసు నిర్ధారించుకోవాలి.
చివరగా, ప్రత్యుత్తరం కోసం అడగండి. గడువుకు సెట్ చెయ్యండి, కానీ అది ఒక సహేతుకమైనదిగా చేయండి. ఇలాంటిది ఇలా చెప్పు, "ఈ విషయం పరిష్కారం కాగల తరువాతి ముప్పై రోజులలో మీ నుండి తిరిగి వినటానికి నేను ఆశిస్తున్నాను." మీరు కేటాయించిన సమయం నుండి వ్రాసిన వ్యక్తి నుండి మీరు వినకపోతే, కాల్ పంపండి లేదా పంపండి లేఖ పంపండి (లేఖలో వ్యక్తి పేరుని ఎందుకు పొందాలనే మరో కారణం). ప్రతిస్పందన ఏమిటంటే, అది క్షమాపణ లేఖ లేదా అదనపు ఉత్పత్తుల కోసం కూపన్లు అయినా, లేఖ-పరిష్కారం పరిష్కరించబడిన తర్వాత మీకు ధన్యవాదాలు తెలియజేయండి. ఈ సాధారణ వ్యూహాలను అనుసరించండి, మరియు మీ కస్టమర్ ఫిర్యాదుకు అనుకూల ప్రతిస్పందనను పొందడానికి మీకు ఖచ్చితంగా అనిపిస్తుంది!
చిట్కాలు
-
సాధ్యమైతే, ఇది జరిగిన వెంటనే పరిస్థితి పరిష్కరించడానికి ప్రయత్నించండి. వ్యక్తిగతంగా మేనేజర్ లేదా పర్యవేక్షకుడితో మాట్లాడటం ద్వారా మీరు కొంత సంతృప్తి పొందగలరు. సూపర్వైజర్ లేదా స్టోర్ మేనేజర్ మీకు మాట్లాడటానికి సమయాన్ని తీసుకోకపోతే, లేదా సమస్యను పరిష్కరిస్తే వారు మిమ్మల్ని తొలగించినట్లయితే, కార్పొరేట్ నిచ్చెనను అధికం చేయండి.
హెచ్చరిక
వంటి అసమంజసమైన డిమాండ్లు చేయవద్దు, "నేను మెకానిక్ తొలగించారు కావలసిన!" లేదా "ఈ అసౌకర్యానికి పరిహారం చెల్లించాలని అనుకుంటున్నాను!" మీరు నిజంగా సంఘటన ద్వారా ఆర్ధికంగా దెబ్బతిన్నారని తప్ప, ఒక సాధారణ క్షమాపణ సంపూర్ణ మంచి ప్రతిస్పందన.
