కస్టమర్ ఫిర్యాదును ఉద్దేశించి వ్రాసిన లేఖ మీ కంపెనీ లేదా ఉత్పత్తి యొక్క ప్రత్యక్ష ప్రతిబింబంగా చూడబడుతుంది. జాగ్రత్తగా, ప్రొఫెషనల్ కమ్యూనికేషన్ ఒక కస్టమర్ కోల్పోకుండా నిరోధించవచ్చు, మీ కంపెనీ కోసం చెడు భవిష్యత్తు ప్రచారం నిరోధించడానికి లేదా భవిష్యత్ కస్టమర్ తో గుడ్విల్ కూడా ఉత్పత్తి. వ్రాసిన లేఖ కూడా పంపిన తర్వాత తిరిగి పొందలేని "పేపర్ ట్రయిల్" అయినందున, ఇచ్చిన సమాచారం ఏదీ కంపెనీకి భవిష్యత్ లేదా అదనపు బాధ్యతను సృష్టిస్తుంది. ఉత్తమ ప్రొఫెషనల్ స్పందనలు మర్యాదపూర్వక, సంక్షిప్త మరియు ప్రత్యక్షంగా ఉంటాయి.
మీరు అవసరం అంశాలు
-
కంప్యూటర్
-
ప్రింటర్ (మెయిలింగ్ అక్షరం ఉంటే)
-
ఇంటర్నెట్ యాక్సెస్ (ఇమెయిల్ లెటర్ ఉంటే)
-
కవచ
-
స్టాంప్
-
పేపర్
మీరు లేఖను పంపించే తేదీని మరియు అక్షరం పైన ఉన్న ఫిర్యాదుదారు యొక్క పూర్తి పేరు మరియు చిరునామాను ఉపయోగించండి. మీరు ఇమెయిల్ కంపెనీలో లేదా లేఖ కాగితంపై కంపెనీ లోగోను ఉపయోగించకుంటే, లేఖ సంతకం లైన్ తర్వాత మీ కంపెనీ సమాచారాన్ని చేర్చండి. కంప్యూటర్లో చేతితో రాసిన లేఖలను కంపోజ్ చేయడం వ్యక్తిగతమైనది మరియు ప్రకృతిలో వృత్తిపరంగా కాదు.
మీ ఉత్పత్తి లేదా సేవతో అతని అసంతృప్తి కారణంగా మిమ్మల్ని సంప్రదించడానికి సమయం తీసుకున్నందుకు ఫిర్యాదుదారునికి ధన్యవాదాలు. అతని అసంతృప్తి ఏమిటనే దాని గురించి విశదంగా ఉండండి, కాబట్టి మీరు అతని ఫిర్యాదుని అర్థం చేసుకున్నారని స్పష్టం చేస్తాడు.
ఆమె మరియు మీ పరస్పర సంతృప్తి సమస్య పరిష్కారం సాధ్యం ప్రతి విధంగా ఫిర్యాదు తో పని మీ ఉద్దేశ్యం రాష్ట్రం.
ఫిర్యాదుదారుని నేరుగా పరిష్కారంలో సంప్రదించడానికి మీరు సంప్రదిస్తారని మరియు మీరు మరియు మీ కంపెనీ అసంతృప్తి యొక్క పునరావృతని ఎలా నిరోధించగలరనే దానిపై కూడా మీరు విశ్లేషిస్తారు.
అసౌకర్యానికి క్షమాపణలు చెప్పండి మరియు కస్టమర్ యొక్క అంగీకారం కోసం మీ కృతజ్ఞతను తిరిగి తెలపండి.
కస్టమర్ యొక్క వ్యాపారాన్ని నిలబెట్టుకోవటానికి మరియు అతని సంతృప్తి మీ సంస్థకు ఎంత ప్రాముఖ్యమో సూచించడానికి మీ ఉద్దేశాన్ని తెలియజేయండి.
మీ వ్యక్తిగత సంతకం కోసం కొన్ని పంక్తులను (ఇది ఒక వ్రాత లేఖ ఉంటే) మరియు మీ పూర్తి పేరు, ప్రొఫెషనల్ టైటిల్ మరియు మీ పూర్తి కంపెనీ సమాచారంతో ముగించండి. మీరు ఒక ఇమెయిల్ను పంపుతున్నట్లయితే, ఇమెయిల్ విషయంలో "మమ్మల్ని సంప్రదించినందుకు" ధన్యవాదాలు జోడించాలని గుర్తుంచుకోండి.
చిట్కాలు
-
తేదీ, కస్టమర్ యొక్క పూర్తి పేరు మరియు చిరునామా, మీ పూర్తి పేరు మరియు సంప్రదింపు సమాచారం మరియు వ్యక్తిగత సంతకం కలిగి ఉండే సాంప్రదాయ బ్లాక్ శైలి లేఖ ఆకృతిని ఉపయోగించండి. ఎల్లప్పుడూ అంతిమ ఉత్పత్తిపై అక్షరక్రమం మరియు వ్యాకరణ తనిఖీని అమలు చేయండి మరియు వీలైతే స్వతంత్ర మూలం నుండి త్వరిత ప్రమాణ పత్రాన్ని పొందండి. అక్షరదోషాలు లేదా చెడ్డ వ్యాకరణంతో కదులుతున్న లేఖన కన్నా మీ వృత్తిపరమైన చిత్రంపై ఏమీ లేవు.
హెచ్చరిక
మీరు అందుకున్న ఫిర్యాదు ఎంత తీవ్రంగా లేదా అనాలోచితంగా ఉన్నా, మీ ప్రతిస్పందనలో ప్రశ్నార్థకమైన లేదా నిందారోపణ భాష నుండి తీసుకోండి. మీ వ్రాతపూర్వక ప్రతిస్పందన చివరికి చాలామంది ప్రజలకి మరియు సంభావ్య కస్టమర్లకు చేరుకుంటుంది. మీరు స్వీకరించే ఫిర్యాదును పూర్తిగా సంతృప్తి చేసుకోలేక పోయినప్పటికీ, ప్రొఫెషనల్ మరియు స్నేహపూరిత ప్రతిస్పందన లేఖ లక్ష్యాలు సాధారణ మైదానం మరియు గుడ్విల్ నిర్మాణం. ఇది మీకు లేదా మీ కంపెనీలో ఎవరైనా కలుద్దాం.
