చర్చి సమావేశపు నిమిషాలు అధికారిక, చట్టబద్దమైన బోర్డు లేదా కమిటీ యొక్క చర్యలను అందిస్తాయి. వారు చారిత్రక ఖచ్చితత్వం కోసం అంతర్గతంగా ముఖ్యమైనవారు మరియు బయట పార్టీలచే కూడా ఉపయోగిస్తారు; ఉదాహరణకి, రుసుము జారీచేయటానికి ముందు చర్చి భవనం ప్రాజెక్ట్ను ఆమోదించిందని స్థాపించే సంస్థల ద్వారా. ఆడిటర్లు మరియు IRS కూడా కొన్ని ఆర్థిక లావాదేవీలు అధికారం అని రుజువు నిమిషాల చూడండి. చాలా సంస్థలలో కార్యదర్శి లేదా రికార్డింగ్ కార్యదర్శి నిమిషాలు పడుతుంది.
విషయ సూచిక
నిర్దిష్ట కంటెంట్ కమిటీ సాధారణంగా ఉంటుంది అయితే, అన్ని చర్చి సంస్థల నిమిషాల్లో ఇవి ఉంటాయి:
- సమావేశానికి సంబంధించిన వివరాలు, సమయం, తేదీ, స్థానం వంటివి, ఎవరు హాజరయ్యారు మరియు ఎవరు అధ్యక్షత వహించారు.
- సమావేశం నియమానుసారంగా షెడ్యూల్ చేయబడిందా లేదా ప్రత్యేక సమావేశం అయినా, సమావేశాన్ని పిలిచిన మరియు ఏ ప్రయోజనం కోసం - సమావేశాన నోటీసు కాపీని జతచేయడం.
- సమావేశంలో ఏమి జరిగిందో ఆదేశించిన రికార్డు.
- వాయిదా మరియు సమయం.
- కార్యదర్శి సంతకం మరియు, నిమిషాల ఆమోదం పొందిన తరువాత, అధ్యక్షుడిగా.
రికార్డు ఎంత వివరాలు నిర్ణయించాలో నిమిషాల్లో తీసుకునే అత్యంత సవాలుగా ఉన్న అంశాలు ఒకటి. మెన్నోనైట్ బ్రెథ్రెన్ హిస్టారికల్ కమీషన్ నిర్ణయాలకు దారితీసే చర్చల యొక్క ప్రధాన అంశాలను రికార్డింగ్ చేస్తుంది, అదే విధంగా ప్రత్యామ్నాయాలను మరియు కమిటీ ఇతరులపై ఒక ప్రత్యామ్నాయాన్ని ఎన్నుకుంది ఎందుకు సారాంశాన్ని సూచిస్తుంది. ఆర్థిక కార్యనిర్వాహకత్వం కోసం ఎవాంజెలికల్ కౌన్సిల్ వ్యక్తిగత కార్యదర్శితో సంబంధం లేకుండా స్థిరంగా ఉన్న వివరాల గురించి పాలసీని ఏర్పాటు చేయాలని సూచిస్తుంది. ఇది బోర్డు వివేకం అని చూపించడానికి తగిన వివరాలు, కానీ నిమిషాలు నవలలా చదివినట్లు సూచించాయి.
మినిట్స్ టేకింగ్
సమావేశం ప్రారంభమవడానికి ముందు, అజెండా యొక్క కాపీని పొందాలి. సమావేశం జరుగుతుండగా, వివరాలను, బోర్డు నివేదికలు, చర్చలు మరియు చర్యలను కలిసిన వివరణాత్మక గమనికలను తీసుకోండి ఎజెండాలోని ప్రతి అంశానికి ప్రతినిధి ద్వారా బోర్డు కొనసాగుతుంది. రికార్డ్ కదలికలు, తీర్మానాలు మరియు నిర్ణయాలు వెర్బేటిమ్, కానీ చర్చలను సంగ్రహించడం. కదలికను తీసుకునే లేదా చర్యను ప్రారంభించే ప్రతి వ్యక్తి పేరును చేర్చడం మరియు ఆసక్తి యొక్క ఏవైనా విభేదాలు పేర్కొంటూ నిర్ధారించుకోండి. సమావేశం పూర్తయిన తర్వాత, మీ నోట్లను సరిగ్గా వివరించడానికి మరియు వాటిని సరిగ్గా ఫార్మాట్ లో ఉంచండి, సమావేశం వివరాలతో ప్రారంభించి, అజెండా క్రమంలో కొనసాగండి.
మినిట్స్ను కాపాడటం
మీరు నిమిషాల చిత్తుప్రతిని పూర్తి చేసిన తర్వాత, పత్రాన్ని సభ్యులకు పంపించండి. ఈ సమావేశానికి మీరు వ్రాసిన నిమిషాలు తదుపరి సమావేశంలో, సవరణలతో లేదా లేకుండా, ఆమోదించబడతాయి. ఒకసారి ఆమోదించబడిన తర్వాత, తుది కాపీని సిద్ధం చేసి, ఆ పత్రంపై సంతకం చేసి, సంతకం చేయడానికి ప్రధాన అధికారిని అడగండి. నిమిషాల కాలానుక్రమంగా నిల్వ చేయండి సమావేశ అజెండాతో పాటు వదులుగా-ఆకు నిమిషం పుస్తకం లో. ఆ వదులుగా-ఆకు పుస్తకం కూడా విషయాల పట్టికను కలిగి ఉండాలి, మరియు చర్చి చట్టాలు మరియు రాజ్యాంగం యొక్క కాపీలు ఉండాలి. ఏదో ఒక సమయంలో, బహుశా ఏటా, నిమిషాలు వృత్తిపరంగా కట్టుబడి ఉండవచ్చు.
