స్టాఫ్ మీటింగ్ మినిట్స్ ఎలా వ్రాయాలి

సిబ్బంది సమావేశాల నుండి మినిట్స్ నిర్ణయాలు తీసుకున్న నిర్ణయాలు, చర్చలు, ఓట్లు తీసుకోబడ్డాయి, కేటాయించిన పనులను మరియు సిబ్బందిని ప్రభావితం చేసే ఇతర విషయాలను అందించాయి. సమావేశ వివరాలను అలాగే చర్చల యొక్క సారాంశాన్ని పట్టుకోవడం ముఖ్యం. మీరు సమావేశంలో మాట్లాడే ప్రతి పదాన్ని రికార్డ్ చేయవలసిన అవసరం లేదు, కానీ మీరు పాల్గొనేవారిని సమావేశపు ఖచ్చితమైన రికార్డుతో అందించగలగాలి.

మీరు అవసరం అంశాలు

• గమనిక-తీసుకోవడం టూల్స్

• రికార్డర్

గదిని సందర్శించడం ద్వారా మీరు ఉత్తమమైన మైదాన స్థలాన్ని పొందటానికి కూర్చుని, మీకు అవసరమైతే ఎలక్ట్రిక్ అవుట్లెట్స్ ను కనుగొనాలని అంచనా వేయడం ద్వారా సమావేశానికి సిద్ధం చేయండి. గతంలో గతంలో ఎంత గంటలు రికార్డ్ చేయబడిందనేదానిపై వేగవంతం చేయడానికి మునుపటి నిమిషాలను వీక్షించండి.

అంశాల ద్వారా నిమిషాల్ని నిర్వహించడంలో మీకు సహాయపడటానికి అజెండా యొక్క కాపీని పొందండి. ఆహ్వానించబడిన పాల్గొనేవారి జాబితాను పొందండి మరియు హాజరైన వారిని వారు సమావేశంలోకి ప్రవేశించినప్పుడు సైన్ ఇన్ చేయమని అడగడం ద్వారా ధృవీకరించండి.

సమావేశం జరుగుతున్న తేదీ మరియు సమయం గమనించండి. ప్రతి కదలికను వ్రాసి, పదం కోసం పదంగా వ్రాయండి. ఎన్నికలను తీసుకున్న ఓట్లు మరియు ఎంత మంది ఎన్నికై, ఓటు వేసి, ఓడిపోయారు. మోషన్ నిర్మాత యొక్క పేరు మరియు కదలిక సెకన్లని చేర్చండి.

బడ్జెట్లు, ఎన్నికలు లేదా సంస్థ సంఘటనల ప్రణాళిక వంటి ముఖ్యమైన చర్చా అంశాలను హైలైట్ చేయడానికి బులెట్ పాయింట్లను ఉపయోగించండి. చర్చ సందర్భంగా పెరిగిన లాభాలు మరియు ప్రతి ప్రకటనను ఎవరు తయారు చేసారో గమనించండి. ఫలితంగా ప్రతి చర్చా అంశాన్ని మూసివేయండి, ఇది చలన మరియు ఓటుగా ఉంటుంది, అంశంపై పరిశోధన చేయడానికి లేదా ఒక కార్యాచరణను గుర్తించడానికి ఒక కేటాయింపు.

వాటిని సులభంగా అనుసరించడానికి నిమిషాల్లో స్పష్టమైన, సులభంగా చదవగలిగే ఆకృతిలో వ్రాయండి. నిమిషం తీసుకోవడం మరింత సమర్థవంతంగా చేయడానికి ఇప్పటికే సృష్టించబడిన అనువర్తనాలు మరియు సాధనాలను కనుగొనండి. Onenote.com వంటి వెబ్సైట్లలో ఇవి మీరు Windows ను ఉపయోగిస్తుంటే కనుగొనవచ్చు. గమనికలు తీసుకోవడం కోసం evernote.com ని తనిఖీ చేయండి, గమనిక-తీసుకోవడం మరియు నిమిషం-భాగస్వామ్య ఉపకరణాల కోసం అంగీకరించినవో, మరియు నిమిషాల టెంప్లేట్ల సమావేశం మరియు నిమిషాలను భాగస్వామ్యం చేయడానికి సులభమైన మార్గాల కోసం Google డాక్స్.

చర్చలు మీ మనసులో ఇప్పటికీ తాజాగా ఉన్నప్పుడు 24 గంటల వ్యవధిలోనే సమావేశానికి ముందుగానే మీకు నిమిషాల్ని వ్రాసుకోండి. అంతటా మూడవ వ్యక్తిలో వ్రాయండి.

పాల్గొనే మిగిలిన సభ్యులను నిమిషాలకు పంపించే ముందు సమీక్ష కోసం సమావేశానికి అధ్యక్షత వహించిన మేనేజర్ లేదా సూపర్వైజర్కు ఒక చిత్తుప్రతిని పంపండి. సవరణలు చేసి, సమావేశంలో ప్రతి ఒక్కరికి ఒక కాపీని పంపించండి. బడ్జెట్ యొక్క కాపీ, ఒక కార్యాచరణ అంశం జాబితా లేదా సంపర్క సంఖ్యల జాబితా వంటి తగిన పత్రాలను జోడించండి.

చిట్కాలు

• నిమిషం తీసుకునే ప్రక్రియను సరళీకృతం చేయడానికి టెంప్లేట్ను సృష్టించండి. సిబ్బంది నిముషాలు తీసుకున్నప్పుడు మరియు దానిపై ఉపయోగించండి.

  మీరు ఖచ్చితత్వం గురించి భయపడి ఉంటే రికార్డింగ్ పరికరం ఉపయోగించండి. మీ రికార్డర్ని ఆన్ చేసే ముందు రికార్డ్ చేయబడుతున్న వారికి తెలియజేయండి.

హెచ్చరిక

మీరు చర్చను పోగొట్టుకున్నప్పుడు లేదా ఒక పాయింట్ అర్థం చేసుకోకపోతే frazzled పొందలేము. మీరు గందరగోళంగా ఉన్నప్పుడు, విచారణలను ఆపండి మరియు మీరు ఖచ్చితంగా నివేదించాలో నిర్ధారించడానికి వివరణ కోసం అడగండి.