విధుల వేర్పాటు అనేది అంతర్గత నియంత్రణ చర్యల యొక్క ఆరు సూత్రాలలో ఒకటి, ఇది కార్యాలయంలో లోపం లేదా మోసం యొక్క అవకాశాలు తగ్గించడానికి ఒక మార్గంగా ఉపయోగించబడుతుంది. ఇది విధులు వేరు అని కూడా పిలుస్తారు. విధుల విభజన మరియు అతివ్యాప్తి అనేది మానవ దోషం లేదా మోసం యొక్క అవకాశాలను తగ్గించడానికి ఒక గొప్ప మార్గం.
అంతర్గత నియంత్రణ
కాలిఫోర్నియా యొక్క రిఫరెన్స్ మాన్యువల్ విశ్వవిద్యాలయం పేర్కొన్నట్లు అంతర్గత నియంత్రణ ఉద్దేశ్యం, కార్యకలాపాల ప్రభావాన్ని మరియు సామర్థ్యాన్ని అందించడం, ఆర్థిక నివేదికల విశ్వసనీయత మరియు వర్తించే చట్టాలు మరియు నిబంధనలకు అనుగుణంగా ఉంటుంది. ఒక సంస్థలో పనిచేసే ప్రతి వ్యక్తి అంతర్గత నియంత్రణలను అమలుపరచడానికి బాధ్యత వహిస్తాడు. కార్యాలయాల్లో అక్రమ లేదా అనైతిక చర్యలు లేనట్లయితే అంతర్గత నియంత్రణ చర్యలు హామీ ఇవ్వవు.
సంబంధిత చర్యలు
సంబంధిత కార్యకలాపాలు కొనుగోలు మరియు అమ్మకం ప్రాంతాలలో వేర్వేరు వ్యక్తులకు ఇలాంటి విధులను కేటాయించడానికి సంస్థలకు సలహా ఇస్తుంది. సంబంధిత కొనుగోలు కార్యకలాపాలు ఆర్దరింగ్, స్వీకరించడం మరియు సరుకుల కోసం చెల్లించడం జరుగుతాయి. ఆర్డరింగ్ లోపాలు వ్యాపారానికి హానికరంగా ఉంటాయి. ఉదాహరణకు, ఒక ఆటో భాగాల దుకాణం దుకాణం ద్వారా భాగాలను కొన్న ఒక మెకానిక్ భాగాలను నిలకడగా కలిగి ఉండకపోతే, వారు మెకానిక్స్ వ్యాపారాన్ని కోల్పోతారు. విభజించవలసిన ఇతర కార్యకలాపాలు అమ్మకాలు, షిప్పింగ్ మరియు బిల్లింగ్. దుర్వినియోగం కుటుంబం మరియు స్నేహితులకు డిస్కౌంట్లను ఇవ్వడం, తమకు తాము షిప్పింగ్ లావాదేవీలు ఇవ్వడం లేదా వినియోగదారులకు చోటుచేసుకోవడం మరియు వ్యత్యాసాలను పోగొట్టుకోవడం ద్వారా జరగవచ్చు.
ఫిజికల్ కస్టడీ నుండి రికార్డు కీపింగ్ విడిగా
రికార్డ్ కీపింగ్ మరియు శారీరక కస్టడీ విధులు విడదీయడం రికార్డు కీపర్ ఒక ఆస్తి యొక్క భౌతిక నిర్బంధాన్ని కలిగి ఉండదు. అకౌంటింగ్ రికార్డులకు ప్రాప్యతను కలిగి ఉండని ఆస్తి యొక్క సంరక్షకుడికి ఇది కూడా వెళుతుంది. ఇది వ్యక్తిగత ఉపయోగం కోసం లేదా నగదు లేదా ఖాతాలకు సంబంధించి లావాదేవీలను తప్పుగా రికార్డు చేయడానికి వ్యక్తిగత ఉపయోగం కోసం లేదా అకౌంటెంట్ కోసం అసంబద్ధంగా నగదు లేదా జాబితాలను ఉపయోగించడానికి సంరక్షకుని అవకాశాలను పరిమితం చేస్తుంది.
