ఏ సంస్థకు గాని అన్ని ఆర్ధిక లావాదేవీలు ఒక మార్గం లేదా ఇంకొకదానిలో సాధారణ లెడ్జర్ కు పోస్ట్ చేయబడతాయి. అకౌంటింగ్ కోసం కంప్యూటర్ ప్రోగ్రామ్ ఉపయోగించినప్పుడు, చాలా ఆర్థిక డేటా చెల్లింపులకు సంబంధించిన ఉప-లెడ్జర్-వంటి ఖాతాలకు లేదా స్వీకరించదగిన ఖాతాలకు పోస్ట్ చేయబడుతుంది-ఇది స్వయంచాలకంగా సాధారణ లెడ్జర్కు పోస్ట్ చేస్తుంది. అయినప్పటికీ, కొన్ని ఎంట్రీలు నేరుగా సామాన్య లెడ్జర్ కు పోస్ట్ చేయాలి. సాధారణ లెడ్జర్కు తరచూ పోస్ట్ చేసిన లావాదేవీలు మూలధన వ్యయాలు, వడ్డీని పెంచుతాయి, తరుగుదల యొక్క సంచితం, తదుపరి అకౌంటింగ్ వ్యవధిలో తారుమారు చేసే సర్దుబాట్లు మరియు ఉప-లెడ్జర్ ద్వారా తయారు చేయలేని ఇతర ఖాతా సర్దుబాట్లు. సాధారణ లెడ్జర్కు పోస్ట్ చేసేటప్పుడు, అదనపు జాగ్రత్తలు తప్పనిసరిగా ఖచ్చితమైనవిగా తీసుకోవాలి, ఎందుకంటే బహుళ సాధారణ లెడ్జర్ ఎంట్రీలతో తప్పులు సరిచేసుకోవడం వలన అస్పష్టమైన అకౌంటింగ్ రికార్డుల కోసం ఇది చేస్తుంది. అప్పటినుండి, సాధారణ లెడ్జర్ కు పోస్ట్ చేయడం సంక్లిష్టంగా లేదు.
మీరు సాధారణ లెడ్జర్కు పోస్ట్ చేయవలసిన ఎంట్రీలకు సంబంధించిన అన్ని పత్రాలను సమీకరించండి. వీటిలో కొనుగోలు ఒప్పందాలు, అద్దెలు లేదా రుణ ఒప్పందాలు, రుణ విమోచన షెడ్యూల్లు మరియు తరుగుదల షెడ్యూల్లు ఉండవచ్చు.
మీ కంప్యూటర్ లేదా కాగితంపై ఒక స్ప్రెడ్షీట్ను సిద్ధం చేసుకోండి, పోస్ట్ చేయవలసిన ప్రతి సాధారణ లెడ్జర్ ఎంట్రీని వివరించండి. సాధారణ లెడ్జర్ ఎంట్రీ యొక్క పూర్తి వివరణను, డెబిట్ చేయవలసిన ఖచ్చితమైన ఖాతా మరియు మొత్తాన్ని, ఆపై సంబంధిత ఖాతా జమ చేయబడుతుంది మరియు మొత్తాన్ని పూర్తి చేయండి. మీ డెబిట్ మొత్తాలను ఎడమ వైపున ఉన్న కాలమ్లో మరియు కుడివైపున ఉన్న కాలమ్లో క్రెడిట్లలో ఉంచండి.
మొత్తం మీ సాధారణ లెడ్జర్ ఎంట్రీల కోసం డెబిట్ మరియు క్రెడిట్ మొత్తం, మరియు మీ డెబిట్ మరియు క్రెడిట్ మొత్తాలు ఒకే విధంగా ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోండి. మీరు మీ స్ప్రెడ్షీట్ను మీ కంప్యూటర్లో తయారు చేసి ఉంటే, మీరు డేటాను మీ సాధారణ లెడ్జర్ మాడ్యూల్లోకి ప్రవేశపెట్టినప్పుడు దాన్ని ప్రింట్ చేయడానికి దాన్ని ముద్రించండి.
మీ కంప్యూటర్లో మీ అకౌంటింగ్ కార్యక్రమంలో మీ సాధారణ లెడ్జర్ మాడ్యూల్ను యాక్సెస్ చేయండి. మీరు మీ ఎంట్రీలను పోస్ట్ చేయాలనుకునే కాలం వరకు మీ సాధారణ లిపెర్ యొక్క తేదీ సెట్ చేయబడిందని ధృవీకరించండి. ఇది చాలా ముఖ్యం ఎందుకంటే కాలం ముగిసిన తరువాత ఎంట్రీలు సాధారణ లెడ్జర్కు పోస్ట్ చేయబడతాయి. ఉదాహరణకు, ప్రస్తుత నెల వాస్తవానికి ఫిబ్రవరిగా ఉండవచ్చు, మీరు జనవరి కోసం సాధారణ లెడ్జర్ ఎంట్రీలను పోస్ట్ చేయవచ్చు, కాబట్టి ఈ సందర్భంలో, మీ సాధారణ లెడ్జర్ తేదీని జనవరిలో సెట్ చేసిందని నిర్ధారించుకోండి.
మీ అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ యూజర్ మాన్యువల్ ప్రకారం మీ సాధారణ లెడ్జర్ మాడ్యూల్లో మీ సాధారణ లెడ్జర్ ఎంట్రీలను కీ చేయండి.
మీ అన్పోస్టెడ్ జనరల్ లెడ్జర్ ఎంట్రీల నివేదికను ముద్రించండి. మీ సాధారణ లిపెర్ ఎంట్రీలు మీ స్ప్రెడ్షీట్కు వ్యతిరేకంగా తనిఖీ చేసి (అవసరమైతే, మెషీన్ టేపులను అవసరమైతే) మీరు ఇప్పటికే తయారుచేశారు. మీ సాధారణ లెడ్జర్ ఎంట్రీలకు అవసరమైన సవరణలను చేయండి. ఇంకా సాధారణ లెడ్జర్ కు పోస్ట్ చేయవద్దు.
మీ సాధారణ లెడ్జర్ డేటాను కంప్యూటర్ బ్యాకప్ చేయండి. మీ సాధారణ లెడ్జర్ డేటా బ్యాకప్ స్పష్టంగా లేబుల్ చేయండి మరియు దాన్ని సురక్షిత స్థానంలో నిల్వ చేయండి.
మీ అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ యూజర్ మాన్యువల్ ప్రకారం మీ సాధారణ లెడ్జర్ నమోదులను పోస్ట్ చేయండి. మీరు మీ సాధారణ లెడ్జర్ కు పోస్ట్ చేసిన ఎంట్రీల పూర్తి నివేదికను ముద్రించండి. మీ శాశ్వత అకౌంటింగ్ రికార్డుల్లో భాగంగా వీటిని తగిన ఫైల్స్ లేదా లెడ్జర్ పుస్తకాలలో నిల్వ చేయండి.
చిట్కాలు
-
మీ సాధారణ లెడ్జర్ ఎంట్రీలను తరువాత వివరించడానికి మీరు అందుబాటులో ఉంటున్నారని మీరు ఎప్పటికి ఖచ్చితంగా చెప్పలేరని, మీరు సాధారణ లిపెజర్కు పోస్ట్ చేసే ఎంట్రీలను ఎల్లప్పుడూ చక్కగా నమోదు చేసుకోండి. మీ శాశ్వత అకౌంటింగ్ రికార్డుల్లో భాగంగా మీ పత్రాలను సురక్షితంగా నిల్వ చేయండి. మీరు కంప్యూటర్ను ఉపయోగించకపోతే, మీ అకౌంటింగ్ను కాగితంపై మాత్రమే చేస్తే, సాధారణ లిపెర్ ఎంట్రీలను మీ పుస్తకాలలో ఖచ్చితంగా ఆమోదించిన అకౌంటింగ్ ఫార్మాట్లో మానవీయంగా రికార్డ్ చేయండి లేదా పోస్ట్ చేసుకోండి. మీ సాధారణ లెడ్జర్ ఎంట్రీలను పూర్తిగా డాక్యుమెంట్ చేసి, మీ అకౌంటింగ్ రికార్డులను చాలా సురక్షితమైన స్థలంలో నిల్వ చేసుకోండి.
