బాగా నిర్వహించబడే ఫైలింగ్ వ్యవస్థ ముఖ్యమైన సమాచారం త్వరగా యాక్సెస్ చేయడానికి అనుమతిస్తుంది మరియు సమయం ఆదా చేయడం ద్వారా సంస్థ డబ్బు ఆదా చేస్తుంది. వ్యాపారాలు, పాఠశాలలు, ప్రభుత్వ సంస్థలు మరియు రోజువారీ ప్రజలు తమ వ్యవహారాలను నిర్వహించడానికి ఫైలింగ్ వ్యవస్థలను ఉపయోగిస్తారు. మీ కార్యాలయానికి నాలుగు వేర్వేరు రకాల ఫైలింగ్ వ్యవస్థల మధ్య ఎంచుకోండి. ప్రతి దాని సొంత ప్రయోజనాలు మరియు అప్రయోజనాలు అందిస్తుంది.
వర్ణమాల ఫైల్ వ్యవస్థ
వర్ణమాల యొక్క అక్షరాల అనుగుణంగా - వ్యక్తి యొక్క పేరు, సంస్థ లేదా విషయం - గాని పేరు ప్రకారం రికార్డులను అమర్చడం. ఈ ఫైలింగ్ విధానాన్ని రెండు వేర్వేరు పద్ధతుల ద్వారా ఉపయోగించండి. అక్షర క్రమబద్ధీకరణ ఫైలింగ్ వ్యవస్థ, నిఘంటువు వ్యవస్థగా కూడా పిలవబడుతుంది, అక్షర క్రమంలో వ్యక్తిగత రికార్డులను ఫైల్ చేస్తుంది. ఈ ఫైలింగ్ వ్యవస్థలు ఒక చిన్న సంఖ్య రికార్డులను నిల్వ చేసేటప్పుడు, 5,000 కంటే తక్కువ ఫైళ్ళను నిల్వ చేసేటప్పుడు, అనామ్ ప్రకారం, ఒక దాఖలు చేసే వ్యవస్థ సంస్థ.
మీరు ఈ క్లయింట్ లేదా కస్టమర్లకు ఒకే పేరును పంచుకున్నప్పుడు ఈ వ్యవస్థ సమస్యాత్మకమైనదని రుజువైంది. ఒక భౌగోళిక వ్యవస్థను ఉపయోగించండి - ఇది ఒక ఎన్సైక్లోపీడియా లేదా వర్గ వ్యవస్థగా కూడా సూచించబడుతుంది - పెద్ద వాల్యూమ్ రికార్డులను నిర్వహించడానికి. ఈ వ్యవస్థలో, నగరం, కౌంటీ లేదా రాష్ట్రం వంటి ప్రదేశాల ఆధారంగా విస్తారమైన వర్గాల పరిధిలో సమూహ అంశాలు ఉంటాయి. ప్రతి వర్గానికి చెందిన విభాగాలు మరియు ఫైల్లు అక్షరక్రమంగా అమర్చబడ్డాయి.
సంఖ్యా ఫైలింగ్ సిస్టం
సంఖ్యాత్మక ఫైలింగ్ వ్యవస్థను ఉపయోగిస్తున్నప్పుడు, ప్రతి ఫైల్కు సంఖ్యలు కేటాయించండి మరియు వరుస క్రమంలో సంఖ్యలు ఏర్పరచండి. అదే పేరుతో ఉన్న వ్యక్తుల కోసం ఫైల్స్ అక్షరక్రమ వ్యవస్థతో నకిలీ శీర్షికలు ఉండవు. ఈ వ్యవస్థ మంచి ఫైల్ గోప్యతను అందిస్తుంది, ఎందుకంటే ఫైళ్ళలో ఎటువంటి పేర్లు ప్రదర్శించబడవు మరియు పెద్ద సంఖ్యలో ఫైళ్ళను నిర్వహించినప్పుడు బాగా పనిచేస్తాయి. ఫైళ్లను ఒక సంఖ్యను కేటాయించే బదులు, క్రోనాలజికల్ సిస్టంను తేదీ ప్రకారం క్రమంలో ఫైళ్లను ఉంచుతుంది.
టెర్మినల్ డిజిటింగ్ ఫైలింగ్ సిస్టం
టెర్మినల్ డిజిట్ ఫైల్ను వాడుతున్నప్పుడు, వరుస క్రమంలో ఫైళ్లను సంఖ్యలను కేటాయించండి, కాని వాటిని చివరి రెండు అంకెలు ప్రకారం దాఖలు చేయండి. Ancom 17234 అనే ఒక ఫైల్ను కనుగొనే ఉదాహరణలను ఇస్తుంది. మొదటిది మీరు ఫైలింగ్ సిస్టమ్ యొక్క 34 విభాగానికి వెళ్లి, ఆ విభాగంలోని 72 ప్రాంతాలకు వెతకండి మరియు చివరగా ఫైల్ కోసం చూడండి 1. 10,000 కన్నా ఎక్కువ ఫైళ్ళను ఉంచినప్పుడు ఈ వ్యవస్థ బాగా పనిచేస్తుంది.
ఆల్ఫాన్యూమెరిక్ ఫైలింగ్ సిస్టం
ఆల్ఫాన్యూమరిక్ ఫైలింగ్ సిస్టంలో ఫైల్లను నిర్వహించడానికి రెండు అక్షరాలు మరియు సంఖ్యలను ఉపయోగించండి. ఉదాహరణకు, కక్షిదారుడు నివసిస్తున్న స్థితిని సూచించడానికి రెండు అక్షరాలను ఉపయోగించాలి, దాని తరువాత అతని ఖాతా సంఖ్యను సూచించడానికి ఒక సంఖ్యను ఉపయోగిస్తారు. ఒకే స్థానానికి చెందిన ఫైళ్లను పెద్ద సంఖ్యలో బయటకు తీయడానికి అవసరమయ్యే సమయంలో ఇది సులభంగా సంభవిస్తుంది.
