మీరు మీ కార్యాలయ ఫైళ్ళను ఎలా నిర్వహించాలో ఎంచుకున్నది సామర్ధ్యం మరియు ఉత్పాదకతపై ఒక ముఖ్యమైన ప్రభావాన్ని చూపుతుంది. ఒక ఫైలింగ్ విధానం కార్యాలయంలో ఎలా ఉపయోగించబడుతుందనే దానిపై ఆధారపడాలి, ఫైల్ యొక్క ఏ లక్షణాలు ఎక్కువగా సూచించబడతాయి మరియు ఎలాంటి ఫైళ్లు మాటలతో అభ్యర్థించబడుతున్నాయి. ఈ ప్రశ్నలకు సమాధానాలు మీ ఫైళ్ళను నిర్వహించడానికి ఉత్తమ వ్యవస్థను నిర్ణయించడంలో మీకు సహాయం చేస్తుంది.
మీరు అవసరం అంశాలు
-
ఫైలింగ్ క్యాబినెట్
-
ఫైల్ ఫోల్డర్లు
-
ఫైల్ లేబుల్లు
విషయాల ఆధారంగా మీరు అక్షరాలను అక్షర క్రమంలో నిర్వహించాలో లేదో నిర్ణయించండి, ముందుగా నిర్ణయించిన నంబరింగ్ సిస్టమ్ను ఉపయోగించి లేదా కాలానుగుణంగా సృష్టించిన తేదీ లేదా గడువు తేదీ ద్వారా కాలానుక్రమంగా ఉపయోగించడం. తాత్కాలిక మరియు శాశ్వత ఫైళ్ళను సృష్టించండి. తాత్కాలిక ఫైల్లు ప్రస్తుతానికి క్రియాశీల ఫైల్లుగా ఉంటాయి, అవి తుది తేదీని కేటాయించాయి, ఆ సమయంలో ఫైల్ నాశనం కావచ్చు లేదా ఆర్కైవ్ చేసిన ఫైళ్ళతో ఉంచుతుంది. తాత్కాలిక ఫైళ్ళ ఉదాహరణలు ప్రస్తుత ప్రాజెక్టులు, చర్య అంశాలు మరియు పదార్థాలను చదివేవి. శాశ్వత ఫైల్స్ తరచూ ప్రాప్తి చేయనివి కానీ భవిష్యత్ సూచన కోసం ఆర్కైవ్లో ఉంచవలసిన అవసరం ఉంది.
ప్రస్తావించబడిన పత్రంలో మీ లేబుల్ శీర్షికలు మరియు నిర్వచనాలను వ్రాయండి. ఉదాహరణకు, మీరు ఒక సంఖ్యా పూరింపు వ్యవస్థను ఉపయోగిస్తే, ఆ విషయం లోపల చేర్చవలసిన పత్రాల ఉదాహరణలు ప్రతి సంఖ్యకు సంబంధించినది మరియు జాబితాను రాయండి. డాక్యుమెంట్లను దాఖలు చేసేటప్పుడు ఇది స్థిరమైన స్థితిని నిర్వహించడానికి సహాయపడుతుంది.
తాత్కాలిక పత్రాలు, శాశ్వత పత్రాలు మరియు ట్రాష్ కోసం పైల్స్ సృష్టించండి. ఫైలింగ్ వ్యవస్థలో వాటిని చేర్చడానికి ముందే పత్రాలను క్రమబద్ధీకరించండి. సేవ్ చేయవలసిన అవసరం లేని ఫైల్ను ఫైల్ చేయవద్దు.
ఫైల్ నిల్వ స్థానాన్ని ఎంచుకోండి. మీ డెస్క్ డ్రాయర్లో తాత్కాలిక క్రియాశీల ఫైళ్లు దాఖలు చేయాలని మీరు నిర్ణయించుకోవచ్చు, ఇక్కడ వారు సులభంగా యాక్సెస్ చేయగలరు. సిబ్బందిలో పంచుకున్న ఫైళ్ళు కేంద్ర కార్యాలయంలో కేంద్రీకృతమై ఉండాలి. మీరు రక్షించాల్సిన ఫైళ్ళతో పని చేస్తే, ఖాతాదారుల వ్యక్తిగత సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న ఫైల్లు వంటివి, లాకింగ్ ఫైల్ క్యాబినెట్ను ఉపయోగించుకోండి మరియు కార్యాలయంలో ప్రాప్యతను కలిగి ఉన్నవారిని గుర్తించండి.
మీ ఫైల్లను సృష్టించండి. మీ అక్షర, సంఖ్యా లేదా కాలక్రమానుసారం సిస్టమ్తో లేబుల్ ఫైళ్లు. మీరు మీ లేబుల్ శీర్షికలతో ప్రత్యేకంగా ఉండాలని కోరుకుంటే, అనేక రకాలైన పత్రాలను కలిగి ఉండటానికి టైటిల్స్ విస్తారంగా ఉండాలని మీరు కోరండి. ఉదాహరణకు, ఒక నిర్దిష్ట సమావేశ పేరుతో ఒక ఫైల్ను లేబుల్ కాకుండా ఒక సంవత్సరం లో హాజరైన సమావేశాల కోసం ఫైల్ను సృష్టించి, దానికి సంబంధించిన అన్ని సంబంధిత పత్రాలను నిల్వ చేస్తుంది. ఇది ఒకటి లేదా రెండు పత్రాలను మాత్రమే నిల్వ చేయగల అనేక ఫైళ్లను సృష్టించకుండా మిమ్మల్ని ఉంచుతుంది.
చిట్కాలు
-
సాధారణమైనది ఎల్లప్పుడూ మంచిది అని గుర్తుంచుకోండి. మీరు మరియు సిబ్బంది గుర్తుంచుకోవడానికి కష్టంగా ఉండే క్లిష్టమైన ఫైలింగ్ వ్యవస్థలను నివారించడానికి ప్రయత్నించండి. బిల్లు చెల్లించడం లేదా ఇన్వాయిస్ వంటి తేదీ నిర్దిష్ట పనుల కోసం ఒక టిక్లర్ ఫైల్ను ఉపయోగించండి. విధులను బట్టి నెలవారీ లేదా రోజులు మీ టిక్లర్ ఫైల్ను నిర్వహించండి మరియు ఫైల్లను విసిరివేయడం లేదా వాటిని శాశ్వత ఫైల్గా తరలించడం ద్వారా పనులు పూర్తిచేయడం వంటి ఫైల్ను ప్రక్షాళన చేయాలి.
