అధికారిక బిజినెస్ ఉత్తరాలు ఒక నిర్దిష్ట ప్రోటోకాల్ను ఏ అక్షరం యొక్క ఉద్దేశ్యంతో అవసరం. చాలా సందర్భాల్లో, ఒక వ్యాపార లేఖ సాధారణంగా క్లుప్తమైనది మరియు క్లుప్తంగా ఉండాలి, సాధారణంగా ఒక పేజీలో సరిపోతుంది. మీరు స్పష్టమైన, అధికారిక రచన శైలిని ఉపయోగించినప్పుడు, అనేక సందర్భాల్లో ఖాళీలు మరియు ఖాళీలు రెండింటినీ సేవ్ చేయడం సముచితంగా ఉంటుంది.
ప్రిఫిక్స్ మరియు హానరఫిక్స్
ప్రిఫిక్సెస్ మరియు గౌరవప్రేరణాలు రెండింటిలో ఉత్తరం మరియు మరికొంత అక్షరాల్లో సంక్షిప్తీకరించబడతాయి. ఉదాహరణకు, ఒక వ్యాపార లేఖ "డియర్ మిస్టర్ జాన్స్" తో ప్రారంభమవుతుంది, "ప్రియమైన మిస్టర్ జాన్స్." బహుళ పూర్వీకులు మరియు గౌరవార్థం యొక్క బహువచనాలు కూడా సంక్షిప్తంగా ఉంటాయి, పలువురు పురుషుడు గ్రహీతల కోసం "మెస్సర్స్" మరియు బహుళ మహిళా గ్రహీతల కోసం "మిసెస్".
కంపెనీ పేర్లు
లెటర్హెడ్ మరియు "లోపల చిరునామా" రెండూ సంస్థ పేర్లను కలిగి ఉంటాయి - పంపినవారు మరియు స్వీకర్త యొక్క. సంస్థ యొక్క పేరు ఒక సంక్షిప్త రూపంలో నమోదు చేయకపోతే సంస్థ పేరులోని ఏదైనా భాగాన్ని సంక్షిప్తరూపం చేయడానికి ఇది సరైనది కాదు. ఉదాహరణకు, కంపెనీ "మొట్ట్స్, ఇంక్." గా రిజిస్టర్ చేయబడితే మీరు "ఇంక్" లోపలి చిరునామాలో "ఇన్కార్పొరేటెడ్" అని వ్రాయకుండా. అదే విధంగా, కంపెనీ పేరులో తప్ప "" మరియు "" మరియు "" ప్రత్యామ్నాయం లేదు.
చిరునామాలు
ఒక కవరు ఎదుట కాకుండా, మీ లెటర్హెడ్, హెడ్డర్ లేదా ఇన్ అడెలెంలో భాగంగా ఉన్నట్లయితే రాష్ట్రం రాయాలి. ఉదాహరణకు, స్వీకర్త సంస్థ సీటెల్ లో ఉంటే, లోపల చిరునామా "సీటెల్, వాషింగ్టన్ 98101."
సామాన్యంగా ఉపయోగించిన సంక్షిప్తీకరణలు
ఒక లేఖను మూసివేసిన తర్వాత అదనపు స్టేట్మెంట్ అయిన పోస్ట్స్క్రిప్ట్, ఎల్లప్పుడూ "P.S." మీరు మీ లేఖతో పాటు అదనపు పత్రాలను కలిగి ఉంటే, వాటిని "ఎన్క్లోజర్స్", "పత్రాలు" లేదా "ఎన్ సి" సంక్షిప్తీకరించడం ద్వారా రాయడం ద్వారా వాటిని సూచించడానికి ఆమోదయోగ్యమైనది. మీ సంతకం క్రింద. మీరు మీ లేఖకు గ్రహీతకు ప్రతిస్పందించమని RSVP ఆమోదయోగ్యమైన సంక్షిప్త పదం.
Topics మరియు టైపిస్టులు
బిజినెస్ లెటర్ యొక్క విషయం, "సంబంధించి" అనే పదము క్రింద ఉన్న తేదీని క్రింద సూచించబడవచ్చు, దాని తర్వాత "అంశం గురించి" సంక్షిప్త వివరణ ఉంటుంది. మరొకరి తరపున ఒక లేఖ సంతకం చేయబడి ఉంటే, "p.p." వాడవచ్చు. ఉదాహరణకు, ఒక కార్యదర్శి తన యజమాని తరఫున ఒక లేఖ వ్రాస్తే, టైపిస్ట్ లేఖపై సంతకం చేయవచ్చు మరియు ఆమె సంతకాన్ని "పి.పి. మరియు ఆమె యజమాని పేరు కింద జోడించండి. "P.p." లాటిన్ పదం "per procurationem." "సి.సి." సంక్షిప్తీకరణ "కార్బన్ కాపీ" కు సంబంధించినది, కానీ "మర్యాదపూర్వక నకలు" అని కూడా అర్ధం కావచ్చు. ఒక సందర్భంలో, ఒక లేఖ యొక్క పలు కాపీలు పంపించబడ్డాయి మరియు ఆ కాపీలు పంపిన వ్యక్తులను పేర్లు పంపించాయి.
