అంతర్గత నియంత్రణలు చెక్కులను మరియు ఉద్దేశపూర్వక లేదా అనుకోకుండా డేటా ఎంట్రీ దోషాలు, మోసం మరియు దొంగతనం నిరోధించడానికి పని చేసే బ్యాలెన్స్ల వ్యవస్థను అందిస్తాయి. ఉద్యోగుల సంఖ్య, నగదు ప్రవాహాలపై, ఆర్థిక సమాచారం, జాబితా మరియు ఇతర వ్యాపార ఆస్తులపై అధిక నియంత్రణ లేదా ప్రభావం ఉండదు. మీ వ్యాపారాన్ని రక్షించడానికి ఉత్తమ మార్గాలలో ఒకటిగా మీరు వీలయ్యేంత విధులు విడగొట్టడం.
ప్రత్యేక అనుకూల విధులను వేరు చేయండి
విధులు పూర్తి విభజన విరుద్ధమైన విధులు వేరు - పనులు లేదా మోసం లేదా దొంగతనం, మోసం లేదా దొంగతనం రెండు దాచడానికి ఒకటి లేదా ఎక్కువ ఉద్యోగులకు అవకాశం అందించే కార్యకలాపాలు. ఇన్స్టిట్యూట్ ఆఫ్ ఇంటర్నల్ ఆడిటర్స్ ఆస్తులు, అధికారాలు మరియు ఆమోదాల నిర్బంధాన్ని గుర్తిస్తుంది, మరియు అసంబంధిత విధుల యొక్క మూడు కీలక వర్గాల రికార్డింగ్ మరియు రిపోర్టింగ్. ఐఐఐ ప్రకారం, వర్క్ఫ్లో బాధ్యతలు ఆర్ధిక మరియు భౌతిక ఆస్తుల కోసం అకౌంటింగ్ కొరకు ప్రాప్తి మరియు బాధ్యత రెండింటి నుండి ఏ వ్యక్తిని నిరోధించకూడదు.
దొంగతనం మరియు మోసం నిరోధించండి
చెల్లింపు మరియు కొనుగోలు అనేది విధుల విభజన అవసరమయ్యే రెండు ప్రాంతాలు. పేరోల్ డిపార్ట్మెంట్లో, దెయ్యం ఉద్యోగులను నిరోధిస్తుంది - పేరోల్ వ్యవస్థలో నమోదు చేసుకున్న వ్యక్తి కాని మీ కోసం పనిచేయని - ఉద్యోగుల యొక్క వ్యక్తిగత మరియు ఆర్ధిక సమాచారం సేకరించటం మరియు నిర్వహించడానికి బాధ్యత వహించేవారికి కూడా పేరోల్ను ప్రాసెస్ చేయదు. ఆర్డర్ ఎంట్రీ మరియు అధికార విధులు వేరు చేయడం ద్వారా అనధికారిక కొనుగోళ్లు లేదా విక్రేత అభిమానానికి వ్యతిరేకంగా రక్షణ.
లోపాలను తగ్గించండి
విధుల విభజన మీ దిగువ పంక్తిని ప్రభావితం చేసే యాదృచ్ఛిక లోపాలను తగ్గించడంలో సహాయపడుతుంది. ఉద్యోగి సమయం కార్డులను పేట్రోల్ రిపోర్ట్కు పోల్చడం వంటి మద్దతు పత్రాలకు లావాదేవీలను సమీక్షించి, పోల్చడానికి బృందం నాయకుడు లేదా పర్యవేక్షకుడిని నియమించడం, ఒక సాధారణ ఉదాహరణ. దొంగతనం మరియు మోసం యొక్క సందర్భాల్లో దొంగతనాలు మరియు మోసం యొక్క విధులను భద్రపరిచే విధులు, మరియు ఈ విధులు వేరు చేయటం - మరియు అధికారం బాధ్యతలను వ్యక్తికి రెండింతలు తనిఖీ చేయటానికి అవసరం - డేటా ఎంట్రీ దోషాలను కూడా తగ్గించవచ్చు.
చిన్న వ్యాపార ప్రతిపాదనలు
కొద్దిమంది ఉద్యోగులతో ఉన్న చిన్న వ్యాపారాలు లేదా గట్టి నియామకం బడ్జెట్లో ఎప్పుడూ పూర్తి వేర్పాటును సాధించలేవు. ఈ సందర్భంలో, తగ్గించడం నియంత్రణలు అవసరం. పరిహార నియంత్రణలు నివారణ కంటే "డిటెక్టివ్" అయినప్పటికీ, వారు ఇంకా ప్రమాదకర హామీని అందిస్తారు, ఈ విభాగం ప్రమాదం తగ్గించడానికి ఉద్దేశించిన లక్ష్యాలను కలిగి ఉంది. ఉదాహరణకు, రోజువారీ మరియు వారపు నివేదికలను సమీక్షించడం, క్రమం తప్పకుండా తిరస్కరించడం, ఆర్ధిక లావాదేవీల యొక్క ప్రకటించని స్పాట్-తనిఖీలు లేదా ప్రకటించబడిన భౌతిక జాబితా లెక్కింపు మరియు ద్వి వార్షిక అంతర్గత ఆడిట్లను షెడ్యూల్ చేయడం అన్ని మంచి డిటెక్టివ్ నియంత్రణలు.
