అంతర్గత నియంత్రణలు మరియు ప్రక్రియలను డాక్యుమెంట్ చేయడం సవాలుగా ఉంటుంది. కాంప్లెక్స్ ప్రక్రియలు శైలిని అర్ధం చేసుకోవటానికి సులభంగా ఉంటాయి మరియు ఇది సాధారణ పని కాదు. మీరు మౌఖిక మరియు మంచి వ్రాత రూపంలో అద్భుతమైన ఉద్యోగ నైపుణ్యాలను కలిగి ఉండాలి. మంచి డాక్యుమెంటేషన్ సృష్టించడానికి దశలను ఇంటర్వ్యూ ఉద్యోగులు, పరిశీలన, మూల్యాంకనం, మరియు సంస్థ. పత్రాలను సృష్టించే ముఖ్యమైన అంశం తరువాత మార్పులకు అనుమతించడమే. ప్రక్రియలు మారతాయి మరియు ఫలితంగా, పత్రాలు అలాగే మారాలి.
ఇంటర్వ్యూ ఉద్యోగులు. ఈ ప్రక్రియలో మొదటి దశ. మీ అవగాహనను డబుల్ చేయడానికి ఊహలను తయారుచేయండి మరియు ప్రశ్నలను అడగవద్దు. వారు మాట్లాడుతున్నారని మీకు చూపించడానికి ఉద్యోగుల కోసం అడగండి. ఎవరైనా కాగితం ఆమోదించాల్సిన అవసరం ఉంటే, ఆ కాగితం చూడండి అడుగుతారు. కొందరు టేప్-రికార్డర్ను ఉపయోగించాలనుకుంటున్నారు, ఆపై వారు సమాచారాన్ని బదిలీ చేస్తారు. ఎవరైనా మాట్లాడటం మరియు వివరాలను మాతో ఒకేసారి ప్రదర్శిస్తే ఇది మంచి ఆలోచన కావచ్చు. "చూపించు మరియు చెప్పండి" వెళ్ళడానికి మార్గం.
మీ పరిసరాలను గమనించండి. అభ్యర్థనలను తనిఖీ చేయడానికి ఇన్వాయిస్లను జోడించాలంటే, ఉదాహరణకు, ఇది వాస్తవానికి పూర్తి చేయబడి ఉంటే గమనించండి. అనేక సార్లు ప్రజలు ఒక నిర్దిష్ట ప్రక్రియ చేయడం యొక్క సరైన మార్గాన్ని మీకు చెప్తారు, కానీ ఇది జరుగుతున్న పద్ధతి అని అర్థం కాదు. మీరు రియాలిటీని డాక్యుమెంట్ చేస్తున్నందున, ఇంటర్వ్యూలో మంచి సమాచారం తెలియకుండా ఈ ప్రక్రియను విలువైనదిగా చూడవచ్చు. క్యాబినెట్లను పూరించడానికి చూసుకోండి, ప్రజలు తమ డెస్క్ల్లో ఏ పత్రాలను కలిగి ఉంటారో గమనించండి.
దానిని డాక్యుమెంట్ చేసేటప్పుడు ఒక ప్రక్రియ యొక్క ప్రభావాన్ని అంచనా వేయండి. మీరు పని చేయని లేదా రెండుసార్లు ప్రదర్శించబడాలని చూస్తే, దాని యొక్క సంజ్ఞామానం చేయండి. ఇది మీ పని పత్రీకరణ ప్రక్రియలకు విలువను జోడించడానికి ఉత్తమ మార్గం. మీరు ప్రాసెస్ని విశ్లేషించినప్పుడు, మీరు నిష్పక్షపాతంగా చూస్తున్నారు మరియు మీరు మెరుగుదల కోసం సూచనలు చేయవచ్చు. సిఫార్సులను చేస్తున్నప్పుడు ప్రోటోకాల్ను అనుసరించండి. గుర్తుంచుకోండి: మీ సిఫారసుల వలన ప్రక్రియలు మారిపోతే, మీరు పాతది కాకుండా మెరుగైన ప్రక్రియలను డాక్యుమెంట్ చేయాలి.
బైండర్లు మరియు ఫైల్ ఫోల్డర్లలో ఆన్లైన్ డాక్యుమెంటేషన్. డాక్యుమెంటేషన్ ప్రామాణీకరించడానికి టెంప్లేట్లను కలిగి ఉండటం సులభతరం చదవడానికి సహాయపడుతుంది. ప్రతి బైండరు లేదా ఫోల్డర్కు ఒక ఇండెక్స్లో ఒక సమాచారం వుండాలి. ఉదాహరణకు, చెల్లింపు అకౌంట్స్ గురించి మీరు బైండర్ను కలిగి ఉండవచ్చు, ఇక్కడ మీరు పత్రాలను మరియు ఫ్లోచార్ట్లు ఫైల్ను డాక్యుమెంట్ చేయగలవు. మీరు పేరోల్ గురించి మరో బైండర్ను మరియు మరొకరిని స్వీకరించగల ఖాతాలు గురించి ఉండవచ్చు. ప్రక్రియలపై పత్రాలను వేరు చేయడం, సమాచారాన్ని కనుగొనడంలో వినియోగదారులకు సహాయపడుతుంది. పత్రాల క్రమాన్ని, ముందు ఉన్న విషయాల పట్టిక, మొదలైన వాటికి సంబంధించిన అన్ని బైండర్లు ఒకే సంస్థలో ఉన్నాయి. మార్పులు చేయవలసిన అవసరం వచ్చినప్పుడు మరియు ఒక నిర్దిష్ట అంశాన్ని త్వరగా గుర్తించాల్సినప్పుడు ఇది చాలా ముఖ్యం.
చిట్కాలు
-
మీ డాక్యుమెంటేషన్ సృష్టించడానికి వర్డ్ లేదా ఇతర ప్రోగ్రామ్ ఉపయోగించండి.
రచనలో మరియు నిర్వహణలో మీ సమయాన్ని ఆదా చేసే మీ పరిశ్రమకు సంబంధించిన ప్రత్యేకమైన డాక్యుమెంటేషన్ సాఫ్ట్వేర్ను పరిగణించండి. స్పష్టత మెరుగుపర్చడానికి వివరణలు మరియు ఫ్లోచార్ట్స్ రెండింటినీ పరిగణించండి
ఇతర పరిశీలనలు: చిన్న వాక్యాలను వ్రాసి నిష్క్రియ వాయిస్ను నివారించండి; దానిని అలంకరించడం లేదా తీర్పులను అర్థం చేసుకోవద్దు. ఉదాహరణకు, nice రిసెప్షనిస్ట్ గురించి వ్రాయవద్దు. రిసెప్షనిస్ట్ గురించి వ్రాయండి. వ్యక్తుల యొక్క నిజమైన పేర్లను ఉపయోగించవద్దు- ఎల్లప్పుడూ స్థానం పేర్లను ఉపయోగించు మరియు డాక్యుమెంటేషన్ అంతటా వాటిని స్థిరంగా ఉంచండి; నిర్వాహకుడు లేదా సూపర్వైజర్ మీ పత్రాన్ని చదవడం సరైనదని నిర్ధారించుకోవడానికి; మరియు పత్రాల్లో రహస్య సమాచారాన్ని గుర్తుంచుకోండి. చెక్ సంతకాల యొక్క ఉదాహరణలను చూపించవద్దు లేదా రహస్య పేరోల్ సమాచారాన్ని చూపించవద్దు.
హెచ్చరిక
మీ డాక్యుమెంటేషన్ యూజర్ల గురించి తెలుసుకోండి. వారు అంతర్గత వ్యక్తులనే కాకుండా, ఆడిటర్లు మరియు ఇతర వాటాదారులను కూడా కలిగి ఉంటారు. ఈ చాలా కనిపిస్తుంది. కాబట్టి, మీ పనిలో ఇబ్బందికరమైన వ్యాకరణం లేదా స్పెల్లింగ్ దోషాలు లేవు.
