ఒక వ్యాపార లేఖ భవిష్యత్ పరస్పర చర్య కోసం టోన్ను సెట్ చేస్తుంది. భవిష్యత్ క్లయింట్ ఒక వ్యాపార లేఖను అందుకున్నప్పుడు, అతను వెంటనే రచయిత మరియు అతని సంస్థ యొక్క ముద్రను రూపొందిస్తాడు. లేఖ చాలా సాధారణం అయితే, రచయిత కపటమైన లేదా అనైతికంగా కనిపించవచ్చు. చాలా అధికారికంగా రాయడం రీడర్ను బెదిరించడం లేదా వేరుపర్చడం. మంచి వ్యవస్థీకృత మరియు చక్కగా వ్రాసిన లేఖ సానుకూల మొదటి అభిప్రాయాన్ని సృష్టిస్తుంది.
మంచి వ్యవస్థీకృత
ప్రతి వ్యాపార లేఖ ఒక నిర్దిష్ట ప్రయోజనం లేదా పనిని సూచిస్తుంది. ఇది సమాచారం కోసం ఒక అభ్యర్థన కావచ్చు, ఒక ప్రతిపాదనకు విచారణ లేదా సమర్పణకు ప్రతిస్పందన. మొదటి పేరా లేఖ యొక్క ఉద్దేశ్యం తెలుపుతుంది. ఇది పాత్రికేయుడి ప్రశ్నలకు సమాధానం ఇస్తుంది: ఎవరు, ఎప్పుడు, ఎక్కడ, ఎక్కడ మరియు ఎందుకు. మిగిలిన పేరాలు ఈ లక్ష్యాన్ని వివిధ పాయింట్లు - అర్హతలు, లక్షణాలు, లక్షణాలతో అందిస్తాయి. చివరి పేరా ఈ ప్రయోజనాన్ని పునఃస్థాపిస్తుంది మరియు రచయిత యొక్క అంచనాలను స్పష్టంగా పేర్కొంటుంది. అక్షరం యొక్క అన్ని భాగాలన్నీ సజావుగా కలిసిపోతున్నాయని నిర్ధారించడానికి తగిన బదిలీ పదబంధాలను రచయిత ఉపయోగించాడు.
క్లియర్ మరియు కన్సైజ్
ఒక మంచి వ్యాపార లేఖ అన్ని సంబంధిత సమాచారాన్ని స్పష్టమైన మరియు సంక్షిప్త పద్ధతిలో అందిస్తుంది. రచయిత తగిన టోన్ మరియు భాషని ఉపయోగిస్తాడు. అతను పదజాలం సరళంగా ఉంచుతుంది మరియు రీడర్ను ఆకట్టుకోవడానికి సాంకేతిక లేదా నైరూప్య భాషను ఉపయోగించడాన్ని నివారిస్తుంది. అతను వాక్యాల పొడవు మారుతూ ఉంటుంది, దీర్ఘకాలం నుండి దూరంగా ఉండటం, అధిక వివరాలతో rambling వాక్యాలు. అయినప్పటికీ, అతను స్వల్ప, అస్థిరమైన వాక్యాలు తనకు తాను పరిమితం చేయలేదు. సాధ్యం ఎప్పుడు, అతను నిష్క్రియాత్మక వాయిస్ బదులుగా క్రియాశీల వాయిస్ ఉపయోగిస్తుంది.
బాగా స్ట్రక్చర్డ్
ప్రతి వ్యాపార లేఖ కంపెనీ ఫార్మాట్ మరియు ఫాంట్ అవసరాలను అనుసరిస్తుంది.ఒక బ్లాక్ ఫార్మాట్ లో, మొత్తం లేఖ పేర్లు మధ్య డబుల్ స్పేస్ మినహా, సమైక్యత మరియు ఒకే అంతరం మిగిలిపోయింది. సవరించిన బ్లాక్ ఫార్మాట్ బ్లాక్ శైలిని అనుసరిస్తుంది, కానీ తేదీలో మరియు స్థానం వద్ద మూసివేస్తుంది. చాలా వ్యాపార అక్షరాలు తేదీ, లోపల చిరునామా, వందనం, విషయం లైన్, అభినందన ముగింపు, సంతకం మరియు ఆవరణలు ఉన్నాయి. అక్షరం సగటు కంటే తక్కువగా లేదా పొడవుగా ఉంటే, రచయిత నిలువు అంతరానికి అవసరమైన సర్దుబాట్లు చేస్తాడు.
లోపం ఉచితం
ఏదైనా లేఖను పంపించే ముందు, రచయిత మొట్టమొదటి ముసాయిదాను బిగ్గరగా చదువుతాడు. ఇబ్బందికరమైన లేదా అసహజ ధ్వనిస్తున్న భాషను తనిఖీ చేయడానికి ఇది ఒక అద్భుతమైన మార్గం. అతను అన్ని అక్షరక్రమం, వ్యాకరణం మరియు విరామ చిహ్నాన్ని తనిఖీ చేయడానికి నిఘంటువు మరియు వ్రాత శైలిని ఉపయోగిస్తాడు. ప్రత్యామ్నాయంగా, అతను తన వర్డ్ ప్రాసెసింగ్ ప్రోగ్రామ్ యొక్క స్పెల్-అండ్-గ్రామర్ చెక్ ఫీచర్ ను ఉపయోగించవచ్చు. అతను డబుల్ గ్రహీత పేరు, టైటిల్ మరియు చిరునామాను తనిఖీ చేస్తాడు.
