ప్రతి వ్యాపారవేత్త యొక్క ఆయుధశాలలో ప్రభావవంతమైన వ్యాపార లేఖలు ఒక ముఖ్యమైన సాధనం. ఒక ఉత్పత్తి లేదా సేవను అమ్మడానికి ఉద్దేశించినది లేదా రచయితని పరిచయం చేయడానికి కేవలం, సమర్థవంతమైన వ్యాపార లేఖ తప్పనిసరిగా ప్రతిస్పందించడానికి రీడర్ పొందడానికి కొన్ని ప్రాథమిక లక్షణాలు కలిగి ఉండాలి. ఆ లేఖరిని గ్రహీత చర్యగా పిలిచి, రచయిత కోరికలు చేయాలని అతన్ని ఒప్పించాలి. అన్ని సమర్థవంతమైన వ్యాపార ఉత్తరాలు సాధారణంగా కొన్ని లక్షణాలు కలిగి ఉంటాయి.
పూర్తి సమాచారం
సమర్థవంతమైన వ్యాపార లేఖలో రీడర్కు తగిన చర్యలు తీసుకోవాలి. అక్షరం ఎక్కడ నుండి, ఎలా, ఎలా స్పందించాలి అనే లేఖ స్పష్టంగా తెలియచేస్తుంది. ఇది చర్య తీసుకోవలసిన అవసరమున్నప్పుడు, ఆ చర్య తీసుకోవలసినప్పుడు మరియు ఎందుకు చర్య తీసుకోవాల్సిన అవసరం వుందనే దాని గురించి లేఖ రాసింది. వ్యాపార లేఖ సమాచారం పూర్తి మరియు ఏమీ బయటకు వదిలి. ఇది చర్యకు స్పష్టమైన కాల్ మరియు ఆ చర్యను ఎలా చేయాలో గ్రహీతకు తెలియజేస్తుంది.
సంక్షిప్తత
సమర్థవంతమైన వ్యాపార లేఖ పువ్వులు లేదా అలంకారం కాదు. ఇది విడిగా మరియు పాయింట్ ఉంది. వ్యర్థమైన పదాలు లేవు. రీడర్కు అవసరమైన సమాచారంతో మిగిలివుండటంతో భాష డెలివరీలో క్లుప్తంగా ఉంటుంది. పెద్ద అక్షరాలను లేదా కవిత్వాన్ని ప్రదర్శించడానికి ఒక వ్యాపార లేఖ కాదు. సమర్థవంతమైన వ్యాపార లేఖలు చిన్నవిగా ఉంటాయి మరియు బిందువుగా ఉంటాయి.
ప్రయోజనాలు, ఫీచర్లు కాదు
ప్రభావవంతమైన వ్యాపార అక్షరాలు గ్రహీతకు ప్రయోజనాలు, ఉత్పత్తి లేదా సమాచారం యొక్క లక్షణాలు కాదు. ఇది పాఠకుడికి ప్రశ్నకు సమాధానమిస్తుంది: "నాకు అది ఏంటి?" పాఠకులకు పాఠకులకు పెట్టే సమయ పరిమితులు మరియు పాఠకులకు అవసరమయ్యే అవసరాన్ని పరిగణనలోకి తీసుకుని ఒక వ్యాపార లేఖ పరిగణించబడుతుంది. ఇది వారికి ఉపయోగపడుతుంది, రీడర్కు కావలసిన చర్య తీసుకోవడాన్ని సులభతరం చేస్తుంది. అక్షర రచయితలు పాఠకుడికి ఎలా సహాయపడాలి అనే దానిపై దృష్టి పెడతారు, పాఠకులకు రచయిత ఎందుకు సహాయం చేయాలి.
విశిష్టత
వ్యాపార అక్షరాలను వ్రాసేటప్పుడు నిర్దిష్ట భాషను ఉపయోగించండి. పాఠకులు తమకు ఉత్పత్తులు, సేవలు లేదా వ్యాపారాల నుండి ఆశించిన విధంగానే చెప్పండి. వాటిని ఊహించని విధంగా అస్పష్టమైన భాషను ఉపయోగించవద్దు. రీడర్కు వ్యాపార లేఖ స్పష్టం చేయడానికి భాషను మరింత స్పష్టంగా వివరించడానికి అవసరమైతే ఉదాహరణలను ఉపయోగించండి. ఒక వాగ్దానం చేస్తే వాగ్దానం చేయబడినట్లయితే, వ్యాపారం దానిని తిరిగి పొందగలదు. అలాగే, మీ వాక్య బలం ఇవ్వడానికి క్రియ క్రియలను బదులుగా క్రియ క్రియలను ఉపయోగించండి.
స్పష్టత
స్పష్టంగా సంభాషించడానికి ప్రయత్నంలో ఖచ్చితంగా అవసరమైన తప్ప పడికట్టు ఉపయోగించడం మానుకోండి. అక్షరం ఏమి ఇవ్వాలో సరిగ్గా వివరించడం ముఖ్యం మరియు లేఖ రీడర్ను ఏమి చేయాలనేది అడుగుతుంది. లేకపోతే, రీడర్ అభ్యర్ధించిన చర్య తీసుకోకపోవచ్చు, మరియు లేఖ సమర్థవంతంగా ఉండదు. వ్యాపార లేఖను చదివిన తర్వాత రీడర్ ఏమి చేయాలి అనే విషయాన్ని నొక్కి చెప్పడానికి స్పష్టమైన, బలమైన భాషను ఉపయోగించండి. బలమైన, క్రియారహిత క్రియలు కలిగిన చిన్న వాక్యాలు పాఠకుడిని ప్రోత్సహించమని సిఫార్సు చేస్తారు.
మర్యాదలు
వ్యాపార ఉత్తరాలలో సరైన మర్యాదను అనుసరించాలని నిర్ధారించుకోండి. లేఖను స్వీకరిస్తున్న వ్యక్తి యొక్క సరైన పేరు మరియు అక్షరక్రమాన్ని తెలుసుకోవటానికి నిర్ధారించుకోండి. సముచితంగా వారికి చిరునామా. తిరిగి ప్రత్యుత్తరం అవసరమైన అన్ని అక్షరాలకు ప్రతిస్పందించండి. సరైన మర్యాదను అనుసరిస్తూ, ఒక వ్యాపారవేత్త అతను వ్రాస్తున్న వ్యక్తికి సరైన గౌరవం కలిగి ఉన్నాడని చూపిస్తుంది. ఆ గౌరవార్ధం అక్షరం యొక్క రీడర్ను చర్యకు పిలుపునిచ్చే దిశగా సుదీర్ఘ మార్గంలో వెళ్ళవచ్చు.
సరి
ఉత్తీర్ణత లేఖరి ఆకృతి నుండి గ్రహీత యొక్క పొరపాటు వరకు, ఒక వ్యాపార లేఖ చాలా సరైన గమనికలు ప్రభావవంతంగా ఉండాలి. అది సరియైన విభాగంలో, సరైన కంపెనీలో సరైన వ్యక్తికి పంపబడిందని నిర్ధారించుకోండి. ఈ ఉత్తరం అక్షరం సరైన వ్యక్తికి తీసుకువెళుతుందని, ఆ లేఖను తీసుకోమని అడిగారు. మీరు పంపే వ్యక్తికి భాష సరియైనదో లేదో, లేఖను మరియు న్యాయమూర్తిని చదివే - చాలా అధికారికంగా లేదా అనధికారికమైనది కాదు. దాన్ని పంపడానికి సిద్ధంగా ఉన్నప్పుడు, లోపాలను ఫార్మాటింగ్ చివరిసారి తనిఖీ చేయండి.
