రాబర్ట్ యొక్క ఆర్డర్ ఆఫ్ ఆర్డర్ సమూహాలు ఎలా సమావేశాలు నిర్వహించాలో మరియు నిర్ణయాలు తీసుకునేలా ఎలా విస్తృతంగా ఆమోదించబడిన మార్గదర్శకం. ప్రతి సమావేశంలో ఏమి జరుగుతుందనేది అధికారిక రికార్డుగా, ఏవైనా సమూహ నిర్ణయాత్మక ప్రక్రియలో నిమిషాలు కీలకమైన వనరు. సమావేశం యొక్క నిమిషాలు తప్పనిసరిగా ఉత్తేజకరమైనవి కావు, కానీ అవి స్పష్టంగా మరియు సులభంగా అర్థం చేసుకోవాలి. రాబర్ట్ నిబంధనల ప్రకారం నిమిషాలు ఉంచుకోవడానికి ఒక ఖచ్చితమైన పద్ధతి ఉంది; ఈ ఫార్ములా తరువాత భవిష్యత్తు పాఠకులకు సులభంగా అనుసరించండి మరియు విచారణలు మరియు వాటి ఫలితాలను అర్థం చేసుకుంటుంది.
రాబర్ట్ యొక్క రూల్స్ ఆఫ్ ఆర్డర్ మినిట్స్ ప్రారంభమైంది
సమావేశానికి ఉద్దేశించిన సాధారణ అవగాహనను పాఠకులకు ఇస్తున్న అదే వివరాలను రాబర్ట్ యొక్క ఆర్డర్ ఆఫ్ ఆర్డర్ ప్రకారం సమావేశ నిమిషాల ప్రతి సెట్లో చేర్చాలి. మొదటి పేరాతో ఎల్లప్పుడూ మొదలవుతుంది:
- రెగ్యులర్, స్పెషల్, వార్షికోత్సవం, రెగ్యులర్ లేదా వారీగా సమావేశమైన రకమైన సమావేశం.
- సమావేశం తేదీ, సమయం మరియు స్థానం. ఒకే సమావేశంలో అన్ని సమావేశాలను నిర్వహించినట్లయితే, ఆ వివరాలు మినహాయిస్తాయి
- సమావేశం చేసే సంస్థ పేరు
- సమావేశంలో సంస్థ యొక్క ప్రధాన అధికారి మరియు కార్యదర్శి హాజరవుతున్నారని నిర్ధారణ. వారు కాకపోతే, ప్రతి ఒక్కరికి ప్రత్యామ్నాయ వ్యక్తుల పేర్లను ఇవ్వండి
- మునుపటి సమావేశం యొక్క నిమిషాలు చదివి, ఆమోదించబడినాయినా. మునుపటి సమావేశం ఒక సాధారణ సమావేశం కాకుంటే, ఆ సమావేశం తేదీని జోడించండి.
మినిట్స్ యొక్క ప్రధాన శరీరము
మిగిలిన రికార్డులలో ఎక్కువ భాగం సమావేశం గురించిన వివరాలతో నిండి ఉంటుంది. సమావేశాలు రికార్డు చేయటానికి కార్యదర్శిని రికార్డు చేసి, తరువాత సమావేశం వివరాలను సంపూర్ణమైన మరియు సంపూర్ణమైన రికార్డును నిర్ధారించడానికి, రికార్డును సిద్ధం చేయవచ్చు. ప్రాధమిక పద్ధతి విఫలమైతే ఎల్లప్పుడూ ల్యాప్టాప్ లేదా నోట్బుక్, ప్లస్ పెన్నులు మరియు కాగితం వంటి ద్వితీయ రికార్డింగ్ పద్ధతిని ఉంచండి.
సమావేశంలో అన్ని అధికారిక చర్చా పాయింట్లు చేర్చండి. వివరణాత్మక గమనికలు తీసుకోండి:
- సమావేశంలో చేసిన కదలికలు, కదలిక చేసిన వ్యక్తి పేరుతో పాటు.
- సమావేశంలో శరీరానికి ముందు ఒక ప్రశ్న తీసుకురావడం.
- అంతిమ పదాలు మరియు అన్ని కదలికల వైఖరి.
- ప్రతి ఓటు గురించి సమాచారం, రోల్-కాల్ ఓటు, లెక్కించిన ఓటు లేదా బ్యాలెట్ ఓటుతో సహా.
- అసెంబ్లీ సగం కమిటీలో లేదా మొత్తానికి మొత్తం కమిటీలో చేరిందా, మరియు ఈ చట్టం యొక్క ఫలితాలు.
- క్రమంలో మరియు అప్పీల్స్ యొక్క అన్ని పాయింట్లు, వారి నిర్ణయంతో పాటు, ప్రతి పాలన కోసం కుర్చీ ఇచ్చిన ఏ కారణాలనూ.
- సభ్యుడు ఏదైనా క్రమరాహిత్య వ్యాఖ్యల రికార్డును కుర్చీలో అతనిని క్రమరహితంగా పేర్కొన్నట్లుగా చూపించవచ్చు.
- గదిలో జరిగిన ఇతర అధికారిక చర్చలు.
సమావేశం యొక్క మినిట్స్ పూర్తి
మీ నిముషాల యొక్క తుది పేరాలో కూర్చోవడం, సమావేశం అధికారికంగా వాయిదా వేసిన సమయం వంటి ఏ ముగింపు ముగింపులను కలిగి ఉండాలి. సమావేశంలో ఏ అతిథి మాట్లాడేవారు ఉంటే, ఈ పేరాలో వారి పేర్లను మరియు వారి ప్రదర్శనల టాపిక్ని రికార్డు చేయండి. సమావేశానికి నిమిషాల్లో సైన్ ఇన్ చేయండి మరియు మీ చైర్మన్ కూడా దాన్ని సంతకం చేయండి. రికార్డింగ్ కార్యదర్శి యొక్క సంతకం ఈ పత్రం యొక్క ప్రామాణికతను చట్టబద్ధమైన సాక్ష్యం, కాబట్టి మీరు దానిని దాఖలు చేయడానికి లేదా ఇతరులకు దాటడానికి ముందు మీరు సంతకం చేసిన కీలకం.
