తక్షణ సమాచార సాంకేతిక పరిజ్ఞానం యొక్క ఈరోజున, అధికారిక వ్యాపార ఉత్తరాలు ఇప్పటికీ వ్రాయబడ్డాయి. ఒక వ్యక్తి లేదా వ్యాపారం ఒక ఇమెయిల్ లేదా ఫ్యాక్స్ పంపడం కాకుండా ఒక లేఖ రాయడానికి అనేక కారణాలు ఉన్నాయి. ఒక వ్యాపార లేఖను పంపినప్పుడు, మూడు ప్రధాన భాగాలు - ప్రారంభ, మధ్య మరియు ముగింపు - సరిగా వ్రాయబడాలి.
ప్రారంభమై
అక్షరం యొక్క ఆరంభానికి నేరుగా లేఖన సందేశానికి సంబంధించిన సమాచారం లేదు. తేదీ ఎగువ కనిపిస్తుంది. పంపినవారు మరియు గ్రహీత యొక్క చిరునామాలను తదుపరి టైప్ చేస్తారు; అయితే లేఖరి యొక్క చిరునామా అక్షరం యొక్క శీర్షిక లేదా ఫుటరులో కనిపిస్తే, అది టైప్ చేయవలసిన అవసరం లేదు. దీని తర్వాత "RE:" గా కనిపించే సూచన లైన్ - అక్షరం యొక్క సందేశమునకు సంబంధించి అక్షరం యొక్క ప్రారంభ భాగంలో భాగం. ఇది ఒక సందేశాన్ని ఎనిమిది పదాలుగా సంక్షిప్తీకరిస్తుంది. ఆ తరువాత, లేఖను ప్రసంగించటానికి ఒక గ్రీటింగ్ లేదా వందనం ఉండాలి. ఇది సాధారణంగా "ప్రియమైన సర్:" లేదా "ఎవరికి ఆందోళన చెందాలి" అనే ఫార్మాట్లో ఉంటుంది, ఇది వంచన తర్వాత ఒక పెద్దప్రేగుతో ఉంటుంది; వ్యక్తిగత అక్షరాలు వందనం తర్వాత కామాను ఉపయోగించుకుంటాయి, అయితే వ్యాపార అక్షరాలు ఎల్లప్పుడూ కోలన్ ను ఉపయోగిస్తాయి.
మధ్య
లేఖ మధ్యలో సాధారణంగా లేఖ యొక్క శరీరం అని పిలుస్తారు. ఇది ప్రాథమిక సందేశాన్ని కలిగి ఉంది. మొట్టమొదటి వాక్యం ఇవ్వబడిన అంశాన్ని పరిచయం చేయాలి. వివరాలు మరియు పరిశీలన యొక్క పాయింట్లు తదుపరి వస్తాయి. చివరగా, ఒక ముగింపు ఉంది. అక్షరం యొక్క శరీరం పాయింట్ మరియు సంక్షిప్తంగా ఉండాలి. వ్యక్తిగత అంశాలు లేదా పంపినవారు మరియు గ్రహీతల మధ్య సమస్యలు వ్యాపార లేఖలో భాగంగా చేర్చబడకూడదు.
ఎండ్
దాని ముగింపును కలిగి ఉన్న ఒక లేఖ యొక్క కొన్ని ప్రాథమిక అంశాలు ఉన్నాయి. "పరస్పర విరుద్ధంగా" లేదా "ఉత్తమ ప్రార్ధనలు" వంటి ముగింపు వందనం తగినది. ఆ క్రింద, మీరు పంపినవారు పేరు ప్రింట్. పంపినవారు యొక్క శీర్షికను పేరు లేదా నేరుగా దిగువ ఉన్న అదే లైన్లో చేర్చండి. ముగింపు వందనం మరియు పంపేవారి పేరు మధ్య స్థలం గురించి రెండు అంగుళాలు వదిలేయండి; ఈ స్పేస్ పంపినవారు సంతకం కోసం. లేఖరికి ఎవరైనా టైప్ చేసి లేఖని సిద్ధం చేస్తే, ఆ వ్యక్తి పంపినవారి పేరు మరియు శీర్షిక క్రింద గుర్తించబడవచ్చు. దీన్ని అనేక మార్గాలు ఉన్నాయి. సాధారణ అక్షరాలను పంపేవారి అక్షరాలను అక్షర అక్షరాలలో టైప్ చేయడం, ఒక స్లాష్ (/) టైప్ చేసి, preparer యొక్క మొదటి అక్షరాలను టైప్ చేయండి (ఉదా., ABC / డెఫ్). అక్షరాల ముగింపులో ఎన్క్లోజర్స్ గమనించాలి. మెయిలింగ్లో చేర్చబడిన పరిధుల సంఖ్యను కలిగి ఉన్న "ఎన్క్లోజర్ (3)" అనే పదం టైప్ చేయండి.
లేఖను పంపడం
ఈ లేఖ సరిగా ఒక వ్యాపార-పరిమాణ ఎన్వలప్ లోకి సరిపోయేలా ముడుచుకున్నది. లేఖనానికి ఎన్క్లోజర్స్ స్టేపుల్ చేయలేదు. బిజినెస్ ఉత్తరాలు కత్తిరింపు కంటే కవరు మీద టైప్ చేసిన గ్రహీత పేరును కలిగి ఉంటాయి. అనేక వ్యాపారాలు సంస్థ లోగో మరియు చిరునామాతో రూపకల్పన చేయబడిన ఎన్విలాప్లను కలిగి ఉంటాయి. ఈ చాలా ప్రొఫెషనల్ చూడటం ఉంటాయి. చిన్న వ్యాపారాలు ప్రీపిండ్ చేయబడిన చిరునామా లేబుళ్ళలో స్టిక్-ఆన్లను ఉపయోగించవచ్చు. టైప్ చేసిన చిరునామాలను టైప్ చేసిన విధంగా ఇవి ఆమోదయోగ్యం. చేతివ్రాత వృత్తిపరమైనదిగా పరిగణించబడదు మరియు వాడకూడదు.
