కంప్యూటర్ అకౌంటింగ్ సిస్టం యొక్క నిర్వచనం

అకౌంటెంట్స్ పేపర్ లిపెగర్ బుక్స్ మరియు ఒక పదునైన పెన్సిల్లను గణన నమోదులను రికార్డు చేయడానికి రోజులు గాంచింది. ఫార్చ్యూన్ 100 కంపెనీల నుంచి ఒక్కొక్క వ్యక్తికి సోషల్ నెట్వర్డర్ వ్యాపారాలు, అనేక సంస్థలలో కంప్యూటర్ అకౌంటింగ్ సాధారణమైంది.

ఇంటర్నెట్ మరియు ఆన్లైన్ మరియు డెస్క్టాప్ ఆధారిత వ్యవస్థల లభ్యత కారణంగా, అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ ఖర్చు తగ్గింది, మరియు కొందరు విక్రేతలు ఖర్చు లేకుండానే ఆన్లైన్ బుక్ కీపింగ్ వ్యవస్థలను అందిస్తారు. ఈ వ్యవస్థలు కొన్ని పరిమితులను కలిగి ఉంటాయి, అవి జాబితాను ట్రాక్ చేయలేకపోతుండటంతో, ఇవి సాధారణంగా కన్సల్టింగ్ మరియు ఇతర సేవ సంబంధిత సంస్థల వంటి చిన్న లేదా సేవ ఆధారిత వ్యాపారాల కోసం తగినంత కార్యాచరణను అందిస్తాయి.

కంప్యూటర్ అకౌంటింగ్ సిస్టమ్ అంటే ఏమిటి?

మీ కంప్యూటర్ యొక్క అకౌంటింగ్ లావాదేవీలన్నింటినీ ట్రాక్ చేయటానికి రూపొందించిన సాఫ్ట్వేర్ను కలిగి ఉంది, నెలవారీ నివేదికలు, వార్షిక ఆర్థిక నివేదికలు, పన్ను రిటర్న్ సమాచారం మరియు మీ సంస్థ యొక్క కార్యకలాపాలు, సామర్థ్యత మరియు లాభదాయకతలను విశ్లేషించడానికి ఇతర నివేదిక ఆకృతీకరణలకు ఆర్థిక ఉత్పాదనను రూపొందించడం.

ఉచిత లేదా తక్కువ ధరల ఆన్లైన్ సాప్ట్వేర్ వ్యవస్థలు మీ ప్రత్యేక వ్యాపారానికి చాలా అనుకూలీకరణను అందించవు, పెద్ద కంపెనీలు తరచూ సంస్థ యొక్క మెయిన్ఫ్రేమ్ కంప్యూటర్ సర్వర్లలో వ్యవస్థాపించబడిన మరియు పలు వినియోగదారులకు అందుబాటులో ఉంచిన కంప్యూటరీకరించిన అకౌంటింగ్ సిస్టమ్ సాఫ్ట్వేర్ ప్యాకేజీని ఉపయోగిస్తాయి.

పెద్ద-స్థాయి కంప్యూటరీకరణ అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్ వేర్ యొక్క ఈ రకమైన తరచూ అత్యధిక అనుకూలీకరణతో వస్తుంది. కంపెనీలు వివిధ కరెన్సీలు, ప్రపంచంలోని వేర్వేరు ప్రాంతాల్లో ఉన్న వ్యాపార సంస్థలు మరియు వివిధ రకాల ఉత్పత్తులను విక్రయించే సంస్థ యొక్క శాఖలు కల్పించేందుకు రూపొందించిన సాఫ్ట్వేర్ను కలిగి ఉంటాయి. అంతేకాకుండా, సంస్థ యొక్క పరిశ్రమ మరియు కార్యాచరణ ప్రమాణాలకు ప్రత్యేకంగా కీ పనితీరు ప్రమాణాలను లెక్కించే ఆర్థిక నివేదికల శ్రేణిని ఉత్పత్తి చేయడానికి ఇది అనుకూలీకరించబడుతుంది.

కంప్యూటరీకరించిన అకౌంటింగ్ సిస్టమ్స్ను ఎవరు ఉపయోగిస్తున్నారు?

వ్యాపారంలో ఎవరికైనా కంప్యూటరీకరించిన అకౌంటింగ్ వ్యవస్థను ఈ రోజుల్లో ఉపయోగించుకోవడమే ఇందుకు కారణం, ఎటువంటి పరిమాణంలో మరియు సంస్థ యొక్క అవసరాలకు సరిపోయే విధంగా పరిష్కారాల యొక్క వివిధ రకాలు. ఉదాహరణకు, చాలా ప్రముఖ అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్, క్విక్ బుక్స్, చిన్న నుండి మధ్య స్థాయి వరకు కంపెనీల శ్రేణిని అనేక సంవత్సరాలపాటు ఉపయోగిస్తున్నారు. సంస్థ దాని సాఫ్ట్వేర్ యొక్క ఆన్లైన్ మరియు డెస్క్టాప్ వెర్షన్లు రెండింటినీ అందిస్తుంది, మరియు సాఫ్ట్వేర్ చాలా మంచి ధర వద్ద అనుకూలీకరణ ఒక మంచి మొత్తం వసతి కల్పిస్తుంది.

వ్యవస్థను అమర్చుట

కంప్యూటరీకరించిన అకౌంటింగ్ సాఫ్టవేర్ వ్యవస్థను ఏర్పాటు చేసే పని మీ వ్యాపార పరిమాణం మరియు నిర్మాణంపై ఆధారపడి ఉంటుంది. ఉదాహరణకు, మీరు ఉద్యోగులతో సలహాదారుగా పనిచేస్తే, క్లయింట్కి గడిపిన మీ గంటలను రికార్డు చేయడానికి, మీ ఖాతాదారుల పేరు మరియు చిరునామా సమాచారాన్ని నిల్వ చేయడానికి, ఇన్వాయిస్లను ఉత్పత్తి చేసి రికార్డు చేయడానికి ఒక ఆన్లైన్ అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ ను ఉపయోగించడం ప్రారంభించవచ్చు. మీ ఖాతాదారుల నుండి చెల్లింపులు.

మీరు ఖాతాదారులకు 30 రోజుల్లోపు చెల్లించటానికి అనుమతిస్తే, ఉదాహరణకు, ఆఫ్-షెల్ఫ్ అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్ వేర్ పొందింది ఖాతాలోని అంతర్నిర్మిత ఖాతాను కలిగి ఉంటుంది, లావాదేవీలను రికార్డు చేయడానికి మరియు వినియోగదారుల నుండి మీ మొత్తం చెల్లింపులను తేదీతో పాటుగా చూడటానికి అనుమతిస్తుంది. మీరు ఇన్వాయిస్ను జారీ చేస్తే, మీ అసాధారణ ఇన్వాయిస్ల వయస్సును మీరు చూడగలరు.

మరింత సంక్లిష్టమైన కార్యకలాపాలతో ఉన్న ఒక సంస్థ కోసం, మీ సాఫ్ట్వేర్ మరియు వ్యాపారం రకం ప్రత్యేకమైన ఖాతా సంకేతాలు మరియు వర్గాలతో ఖాతాల చార్ట్ను రూపొందించడానికి చాలా సాఫ్ట్వేర్ మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. ఉదాహరణకు, మీరు కొన్ని వ్యాపార యూనిట్లు లేదా విభాగాల కోసం ఎంట్రీలు నమోదు చేసినప్పుడు డేటాను నిర్వహించడంలో సహాయపడుతుంది, ఉదాహరణకు. మీరు మీ సిస్టమ్ను ఎలా డిజైన్ చేశాడనే దానిపై ఆధారపడి యూనిట్ లేదా డిపార్టుమెంటు ద్వారా మీ సంస్థ యొక్క లాభదాయకతను పరిశీలించడానికి ఆర్థిక నివేదికలు లేదా నివేదికల సమితిని కూడా మీరు రూపొందించుకోవచ్చు.

సిస్టమ్లో నగదు వెర్షస్ అకౌరల్ అకౌంటింగ్

మీరు మీ అకౌంటింగ్ లావాదేవీలను చాలా అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్లో నగదు లేదా హక్కు కట్టే పద్ధతిలో రికార్డ్ చేయవచ్చు. కేవలం ఉంచండి, నగదు మరియు హక్కు కలుగజేసే అకౌంటింగ్ వ్యవస్థలు మధ్య ప్రధాన వ్యత్యాసం స్వీకరించదగిన ఖాతాలు మరియు చెల్లించవలసిన ఖాతాల సమక్షంలో ఉంది. నగదు మరియు హక్కు కలుగజేసే అకౌంటింగ్ మీ విక్రయాల నుండి మీ నగదు రసీదుల టైమింగ్ ను ఎలా సంపాదించాలో మరియు మీ ఖర్చులను చెల్లించటానికి ఖర్చు చేసిన డబ్బు ఆధారంగా ఎలా విభిన్నంగా ఉంటాయి.

మీరు విషయాలు చెల్లించడానికి లేదా నగదు చెల్లించిన చేసినప్పుడు, అమ్మకాలు మరియు ఖర్చులు నిజ సమయంలో నమోదు చేసుకోగా. మీరు హక్కు కలుగజేసే అకౌంటింగ్ను ఉపయోగించినప్పుడు, అమ్మకపు ఆదాయాన్ని మీరు అందుకోకపోయినా ఇంకా వ్యయం చెల్లించకపోయినా, మీరు వాటిని సంపాదించినప్పుడు, మీరు వాటిని సంపాదించినప్పుడు, మీరు వాటిని సంపాదించినప్పుడు, మీరు అమ్మకాలను నమోదు చేస్తారు. ఉదాహరణకు, ఒక హక్కు కలుగజేసే అకౌంటింగ్ వ్యవస్థలో, మీరు సంవత్సరాంతానికి చెల్లించాల్సిన భీమా పాలసీకి డబ్బును ప్రతి నెలా ప్రవేశించేటట్లు చేస్తారు. ప్రీపెయిడ్ బీమా అని పిలవబడే ఆస్తి ఖాతాలో మీరు ఈ ఎంట్రీని రికార్డ్ చేస్తారు. మీ కంపెనీ యొక్క నగదు ఖాతా యొక్క బ్యాలెన్స్ను తగ్గించడం మరియు ప్రతి నెలలో మీ ప్రీపెయిడ్ బీమా ఖాతా యొక్క బ్యాలెన్స్ పెంచడం ద్వారా డబ్బు ఇప్పటికే ఖర్చు చేయబడినట్లు మీరు లావాదేవీని రికార్డ్ చేస్తారు.

పన్ను రిటర్న్స్ క్యాష్ లేదా యాక్క్రల్ బేసిస్?

అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ను ఉపయోగించేందుకు మంచి కారణాలు డేటా సేకరణ మరియు నివేదన విధులు. పన్ను సమయం చుట్టూ వచ్చినప్పుడు, మీ రాబడి మరియు వ్యయ డేటాను మీ సంస్థ యొక్క ఫెడరల్ మరియు స్టేట్ టాక్స్ రిటర్న్లను ఖచ్చితంగా మరియు సమర్ధవంతంగా పూర్తి చేయడానికి మీరు సాఫ్ట్వేర్ను మరింత సులభం చేస్తుంది.

మీ పన్ను చెల్లింపును జనసాంద్రతకు మీరు ఉపయోగించే అకౌంటింగ్ డేటా మీ కంపెనీ పరిమాణం మరియు మీరు ఉపయోగించడానికి ఎంచుకున్న అకౌంటింగ్ పద్ధతిపై ఆధారపడి, నగదు లేదా హక్కు కట్టే ఆధారంగా ఉండవచ్చు. IRS మీకు నగదు లేదా హక్కు కలుగజేసే అకౌంటింగ్ మీ వ్యాపారాన్ని సరిగ్గా సరిపోతుందో లేదో నిర్ణయించడానికి మీకు సహాయపడే కొన్ని నియమాలు ఉన్నాయి.

ఉదాహరణకు, మీ కంపెనీ ప్రతి సంవత్సరం ఆదాయంలో $ 1 మిలియన్ కంటే తక్కువ సంపాదించి ఉంటే, మీరు అకౌంటింగ్ యొక్క నగదు పద్ధతిని ఉపయోగించవచ్చు. మీరు జాబితాను కలిగి ఉంటే, IRS మీకు ప్రత్యేకంగా మీ వ్యాపారం యొక్క జాబితా భాగం కోసం హక్కు కలుగజేసే ప్రాధమిక అకౌంటింగ్ను ఉపయోగించాలి. కొన్ని మినహాయింపులతో, మీ వ్యాపారము ఒక సి కార్పొరేషన్ అయినట్లయితే, ఐఆర్ఎస్ మీకు హక్కు కలుగజేసే ప్రాధమిక అకౌంటింగ్ను ఉపయోగించుకోవాలి, తద్వారా మీరు మీ పన్ను రిటర్నల్ రిజిస్టర్పై దాఖలు చేస్తారు.

మీ కంపెనీ మొదటి పన్ను రిటర్న్ అయినప్పుడు, మీరు నగదు లేదా హక్కు కలుగజేసే పద్ధతిని ఎన్నుకుంటారు. IRS మీ కంపెనీ యొక్క ఆదాయం మరియు ఖర్చుల యొక్క అత్యంత పూర్తి మరియు ఖచ్చితమైన వీక్షణను ఎన్నుకోవటానికి ఏది కావాలో నిర్ణయించుకోవాలి. ఇది కూడా మీరు సంవత్సరం నుండి సంవత్సరం అదే పద్ధతి ఉపయోగించడానికి అవసరం. లేకపోతే, IRS మీ చారిత్రక వ్యక్తులకు మీ ప్రస్తుత డేటా పోల్చి ఉంటే అది చాలా కష్టం అవుతుంది. మీరు మీ అకౌంటింగ్ విధానాన్ని మార్చాలని అనుకుంటే, మీరు అనుమతిని అభ్యర్థించడానికి IRS ఫారం 3115 ని తప్పక ఉపయోగించాలి.

సిస్టమ్ పనితనం

బుక్ కీపింగ్ బేసిక్స్ను అందించడం ద్వారా కంప్యూటరీకరించిన అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ బేర్-ఎముకలను కలిగి ఉంటుంది లేదా మీరు కేవలం బుక్ కీపింగ్కు కాకుండా, జాబితా నిర్వహణ, పంపిణీ ట్రాకింగ్, తయారీ మరియు పని-లో-పురోగతి ట్రాకింగ్, కస్టమర్ రిలేషన్ మేనేజ్మెంట్, సమయం మరియు ప్రాజెక్ట్ నిర్వహణ మరియు మరింత.

నిరంతర సాఫ్ట్వేర్ పరిణామం కారణంగా, అకౌంటింగ్ ప్యాకేజీలు రోజువారీ లావాదేవీల పనులను మరింత చేయగలవు మరియు మీ వ్యాపారంలో ఇతర విలువ ఆధారిత పనులను చేయటానికి మీకు స్వేచ్చనిస్తాయి.

మీరు మీ వ్యాపార వృద్ధిని ఎలా ఊహించారో మరియు మీ అకౌంటింగ్ సాఫ్టవేర్ కొలవదగినదేనని నిర్ధారించుకోవడానికి ముందుగా ఆలోచించడం చెల్లిస్తుంది, అనగా ఇది అదనపు ఖాతాలను, అదనపు వ్యాపార విభాగాలను కల్పించగలదు మరియు పెద్ద సంఖ్యలో జాబితా యూనిట్లు లేదా మూడవ పార్టీ బార్కోడ్కు సాఫ్ట్వేర్ వ్యవస్థ, ఇతర విషయాలతోపాటు. మీరు రిటైల్ స్టోర్ను ఆపరేట్ చేస్తే, మీరు మీ సిస్టమ్లో సమాచారాన్ని నమోదు చేయడానికి ఒక బార్కోడ్ స్కానర్ మరియు కోడెడ్ ఉత్పత్తి ట్యాగ్లను ఉపయోగించి, మీరు ఎంచుకునే సిస్టమ్పై ఆధారపడి, అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్లో స్వయంచాలకంగా మీ క్యాష్ రిజిస్ట్రేషన్ లావాదేవీలను రికార్డ్ చేయవచ్చు.

అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ ప్రోస్

అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ను ఉపయోగించి మీ సంస్థ అనేక ప్రయోజనాలను అందిస్తుంది. మొట్టమొదటిది, కంప్యూటరీకరించిన అకౌంటింగ్ వ్యవస్థ నిర్మాణం మరియు క్రమశిక్షణ మీ కంపెనీ ఖచ్చితమైన ఆర్థిక నివేదికలను ఉత్పత్తి చేయగలదు. మీ కంపెనీకి బ్యాంకు ఫైనాన్సింగ్ వంటి బాహ్య ఉపయోగాలు కోసం వీటిని అందించాలి, లేదా సాధారణంగా ఆమోదం పొందిన అకౌంటింగ్ సూత్రాలకు (GAAP) అనుగుణంగా మీ ఆర్థిక నివేదికలను సమర్పించాల్సిన అవసరం ఉంటే ఇది చాలా ముఖ్యం.

అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ సమయం ఆదాచేయగలదు, ముఖ్యంగా మీరు బడ్జెట్ లేదా సూచనను సృష్టించాలనుకుంటే. మీరు మీ చారిత్రక డేటా యొక్క నివేదికను రూపొందించి, మీ తదుపరి సంవత్సరపు బడ్జెట్ లేదా సూచనను ఉత్పత్తి చేయడానికి కొన్ని ట్వీక్స్తో ముందుకు సాగండి.

మీ మొత్తం అకౌంటింగ్ ప్రాసెస్కు మీరు సామర్థ్యాన్ని క్రమబద్ధం చేయగలరు మరియు జోడించగలరు, ప్రత్యేకంగా మీ చెల్లింపు వ్యవస్థకు బిల్లులు ప్రవేశించడం వంటి కొన్ని మరింత సాధారణ బుక్ కీపింగ్ పనులకు సహాయపడటానికి అడ్మినిస్ట్రేటివ్ ఉద్యోగులను క్రాస్-ట్రైన్ చేయగలిగితే, ఉదాహరణకు.

మీరు సంస్థ ఇన్వాయిస్లను రూపొందించినప్పుడు, మీ అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ ఆటోమేటిక్గా మీ కంపెనీ ఖాతాలను స్వీకరించగల సమతుల్యతకు మొత్తాలను జోడిస్తుంది. ఒకే అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్ వేర్లో కలిసి పనిచేసే ఈ కార్యాచరణ అన్ని దోషాలను తగ్గిస్తుంది మరియు మీరు ఏ లావాదేవీలను పగుళ్లు లేకుండా జారి చేయకూడదని నిర్ధారించుకోవడంలో మీకు సహాయపడుతుంది.

సాఫ్ట్వేర్ కాన్స్

కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ వ్యవస్థలను ఉపయోగించడం కోసం కొన్ని దుష్ప్రభావాలు ఉన్నాయి, అయినప్పటికీ అవి మీ పుస్తకాలను లెడ్జర్ కాగితం మరియు పెన్సిల్తో ఉంచడం కంటే మరింత అర్ధవంతం చేస్తాయి. సంభావ్య దుష్ప్రభావాలను మీరు అర్థం చేసుకుంటే, ఈ సమస్యలు మీ వ్యాపారంలో సమస్య కావని నిర్ధారించుకోవడానికి మీరు చర్యలు తీసుకోవచ్చు. అకౌంటింగ్ వ్యవస్థలు సంక్లిష్టంగా మరియు సిబ్బందికి ఉపయోగించడానికి కొంతవరకు కష్టంగా ఉంటాయి. మీరు లేదా మీ సిబ్బంది అకౌంటింగ్ యొక్క సూక్ష్మ నైపుణ్యాలను మరియు వివరాలు అర్థం కోరిక లేదా అవసరం ఉంటే ఒక barebones అకౌంటింగ్ ప్యాకేజీ సరిగ్గా ఉంటుంది.

ఉదాహరణకు, మీ కంపెనీకి మరింత సంస్కరించబడిన సంస్థ, లేదా జాబితా, పని-లో-పురోగతి, అనేక వ్యాపార సంస్థలు మరియు ఇంటర్కంపెనీ లావాదేవీలు ఉన్నాయి, ఉదాహరణకు, మీ కంపెనీకి మరింత సంక్లిష్ట గణన వ్యవస్థ అవసరమవుతుంది, సిబ్బంది నిర్వహించండి.

మీరు ఒక అకౌంటింగ్ వ్యవస్థ కోసం కొనసాగుతున్న వ్యయాలు ఉండవచ్చు. మీరు ఉదాహరణకు బుక్బుక్ల యొక్క ఆన్లైన్ సంస్కరణను ఎంచుకుంటే, మీకు నెలవారీ రుసుము ఉంటుంది. పెద్ద సాఫ్ట్వేర్ ప్యాకేజీలు, ముఖ్యంగా మీ కంపెనీ సర్వర్లో ఇన్స్టాల్ చేయబడినవి, తరచూ లైసెన్సుల కోసం వసూలు చేస్తాయి. ఉదాహరణకు, మీ కంపెనీకి మీ అకౌంటింగ్ వ్యవస్థను ప్రాప్తి చేయవలసిన 10 మంది కలిగి ఉన్నారని చెప్పండి. సాఫ్ట్వేర్ ప్రొవైడర్ కోసం బేస్ ధరతో పాటుగా ప్రతి యూజర్ లైసెన్స్ కోసం సాఫ్ట్వేర్ ప్రొవైడర్ మీకు ఒక-టైమ్, వార్షిక లేదా నెలసరి రుసుముని వసూలు చేస్తాయి.

ఏ ఉద్దేశానికీ ఏ సాఫ్ట్ వేర్ మాదిరిగా, డెవలపర్లు నిరంతరం సాఫ్ట్వేర్ను మెరుగుపరుచుకొని, అప్డేట్ చేస్తారు, తద్వారా ఇది కంప్యూటింగ్లో మార్పులతో లేదా క్షేత్రంలో మార్పులు చేసుకోవచ్చు. దీని వలన, అప్పుడప్పుడు సమయములో వుండే సమయం ఉండదు, ప్రత్యేకంగా మీరు ఆన్లైన్-ఆధారిత సాఫ్ట్వేర్ను ఉపయోగిస్తే, మరియు మీ అకౌంటింగ్ వ్యవస్థలో సాధారణ డేటా బ్యాకప్లను ఒక ముఖ్యమైన భాగంగా చేసుకోండి.

మీ సంస్థ కోసం సరైన కంప్యూటరీకరించిన అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ని ఎంచుకున్నప్పుడు మీ పరిశోధన చేయండి. సాఫ్ట్వేర్ని అమలు చేయడానికి మరియు మీ డేటాను లోడ్ చేయడానికి మీరు చేసిన అన్ని పనిని మీరు చేస్తే, మీ ఎంపిక చేసిన సాఫ్ట్ వేర్ చాలా తక్కువ లక్షణాలను కలిగి ఉంటుంది మరియు మీ పెరుగుతున్న వ్యాపారాన్ని కలిగి ఉండదు, లేదా చాలా ఎక్కువ అసాధారణ లక్షణాలు ఇది మరింత క్లిష్టంగా ఉండటం కంటే ఇది మరింత అవసరం.

కస్టమర్ సేవ మరొక కీలకమైన అంశంగా ఉంది, కాబట్టి మీకు అందించే ఒక సంస్థను ఎంచుకోండి, ప్రాధాన్యంగా, 24/7 మద్దతు మరియు ఒక ప్రత్యక్ష వ్యక్తికి కేవలం ఆన్లైన్ నాలెడ్జ్ బేస్ కంటే మాట్లాడటానికి. మీరు క్లౌడ్ ఆధారిత అకౌంటింగ్ వ్యవస్థను ఉపయోగించినట్లయితే, సున్నితమైన ఆర్థిక సమాచారం ఆన్లైన్ హ్యాకర్లకు గురవుతుందని గుర్తుంచుకోండి, కాబట్టి మీ కంపెనీ యొక్క ఇంటర్నెట్ కనెక్షన్ మరియు డేటాను సురక్షితంగా ఉంచడానికి చర్యలు తీసుకోండి.

వ్యవస్థ అప్గ్రేడ్

మీరు మీ వ్యాపారాన్ని పార్వర్డ్-డౌన్ అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్ వేర్ లేదా ఒక మాన్యువల్ బుక్ కీపింగ్ వ్యవస్థను ఉపయోగించడం ప్రారంభించినట్లయితే, ఏదో ఒక సమయంలో మీ వ్యాపారాన్ని తదుపరి స్థాయికి తీసుకురావడానికి మీ కంప్యూటరీకరించిన అకౌంటింగ్ ను అప్గ్రేడ్ చేయాలని నిర్ణయించుకోవచ్చు. బదిలీ చేయకుండా మరియు మీ కంపెనీని అకౌంటింగ్ విజయానికి సెట్ చేయడానికి, కొత్త అకౌంటింగ్ సాఫ్టవేర్ ప్యాకేజీకి పరివర్తన చేయడానికి ముందు, కొన్ని తయారీ పనిని చేయడానికి ఇది సహాయపడుతుంది.

మీ చారిత్రక డేటాను శుభ్రపరచడం ద్వారా ప్రారంభించండి, ఎందుకంటే మీరు తప్పుగా, మిశ్రమ ఇన్పుట్లను లేదా అసంపూర్తి సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న అకౌంటింగ్ సమాచారాన్ని కలిగి ఉంటే, ఈ తప్పులు మీ కొత్త వ్యవస్థకు కొనసాగుతాయి మరియు మీ అకౌంటింగ్ పుస్తకాలలో మీరు సమగ్రతను కలిగి ఉండటం కష్టతరం చేస్తుంది.

సంవత్సర చివరినాటికి లేదా మీ త్రైమాసిక చివరిలో కనీసం మీ కొత్త వ్యవస్థకు బదిలీ చేయడం వలన మీరు ఒక శుభ్రమైన కట్-ఆఫ్ తేదీని పొందవచ్చు. మీరు చారిత్రక లావాదేవీల వద్ద తిరిగి చూడాలని ఇది భవిష్యత్తులో మీకు సహాయం చేస్తుంది. తరువాత, ఏవైనా లోపాల కోసం మీ కంపెనీ చార్టు ఖాతాలను చూసి, అవసరమైన కొత్త ఖాతాలను జోడించండి. మీ కస్టమర్ జాబితా, విక్రేత జాబితా, ఉద్యోగుల జాబితా మరియు పాత, ఉపయోగించని ఖాతాలు లేదా నకిలీ నమోదులను కలిగి ఉండే మీ అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్లో ఉన్న ఇతర జాబితాలను సమీక్షించండి.

ఖాతా సంతులనం నిజంగా ఖచ్చితమైనది అని ధృవీకరించడానికి మీ ఖాతాదారు విచారణలో మీ ఖాతాదారుడిని తనిఖీ చేయండి. మీ కొత్త వ్యవస్థ ఈ లావాదేవీల వెనుక ఉన్న వివరాలను కల్పించలేకపోవచ్చు, దీనర్థం మీరు లోపాలను కలిగి ఉన్న ఖాతా బ్యాలెన్స్ను ముందుకు తీసుకువెళ్ళితే, తప్పులు లేదా దోషాలను పరిష్కరించడానికి కొత్త వ్యవస్థలో మీకు ఏ సమాచారం ఉండదు. చివరగా, అతను మీ సిస్టమ్ సెటప్ను సమీక్షించాడా అని చూడడానికి మీ అకౌంటెంట్ లేదా CPA తో సంప్రదించి, మీ అకౌంటింగ్ వర్క్ఫ్లో సమర్థవంతంగా లేదా సమర్థతను అందించగల ఏ సవరణలను సిఫార్సు చేయండి.