ఒక ఆడిట్ ను ఎలా నిర్వహించాలి

ఒక ఆడిట్ అధికారిక ప్రక్రియ ఒక ఆడిట్ అధికారి ఒక సంస్థ ఎలా పని చేస్తుందో మరియు దాన్ని ఎలా మెరుగుపరుస్తుందో చూద్దాం. ప్రదర్శన మరియు ఫైనాన్స్ వంటి వివిధ రకాల ఆడిట్లు ఉన్నాయి, కానీ అవి ఒకే ప్రాథమిక విధానాన్ని అనుసరిస్తాయి. ఈ విధానం సాధారణంగా నాలుగు ప్రధాన విభాగాలుగా విడగొట్టబడుతుంది, ప్రారంభ ప్రణాళిక, రంగస్థలం, రిపోర్టింగ్ మరియు మూసివేయడంతో పాటు.

క్లయింట్ లేదా ఆడిట్ చేయబడిన విభాగానికి ఒక ప్రాథమిక నోటిఫికేషన్ ఉత్తరం వ్రాసి, పంపించండి. ఆడిట్ జరుగుతున్నప్పుడు, ఆడిట్ ఆఫీసర్ నియామకం తీసుకోవటానికి ఎంత సమయం పడుతుంది, ఆడిట్ సమయంలో మీరు చూడవలసిన మరియు అవసరమైన డేటా రకం యొక్క చెక్లిస్ట్ అయినట్లయితే ఆడిట్ అధికారి నియామకం జరుగుతుంది.

కంపెనీ లేదా డిపార్ట్మెంట్ మేనేజర్లతో ఒక సమావేశాన్ని షెడ్యూల్ చేయండి. నిర్వాహకులతో ఆడిట్ యొక్క లక్ష్యాలు మరియు పరిధిని నిర్వచించండి మరియు అందుబాటులో ఉన్న వనరులను తెలుసుకోండి. కంపెనీ లేదా డిపార్ట్మెంట్ ప్రక్రియలపై లోతైన సమాచారం పొందండి. నిర్వాహకులు ఆడిట్ గురించి ఏవైనా ఆందోళనలను వ్యక్తం చేయమని లేదా ప్రశ్నలను అడగడానికి అనుమతించండి.

సంస్థ లేదా విభాగం యొక్క ప్రాథమిక సర్వే నిర్వహించండి. మేనేజర్ సమావేశంలో మీరు నేర్చుకున్న వాటిని భర్తీ చేయడం మరియు సంస్థ యొక్క లక్ష్యాలను, కార్యకలాపాలు మరియు ప్రస్తుత నియంత్రణ విధానాలు, అధికార విధానాలు వంటి వాటిని అర్థం చేసుకోవడంలో సర్వే ఉద్దేశ్యం.కంపెనీ హ్యాండ్ బుక్ మరియు కార్మికుల ప్రకటనలు వంటి వివిధ రకాలు ఈ దశలో ఉపయోగపడతాయి.

సమావేశం మరియు సర్వే ద్వారా సేకరించిన సమాచారం ఆధారంగా ఒక ప్రాథమిక రంగ కార్యాచరణ ప్రణాళికను రూపొందించండి. మీరు ఉపయోగించే మిగిలిన డేటాను ఎలా పొందాలో ఫీల్డ్వర్క్ ప్రణాళిక వివరించింది. కంపెనీ నియంత్రణల బలం వంటి అంశాలపై ఇది ఆధారపడి ఉంటుంది.

పత్రాలను సేకరించేందుకు సిబ్బందితో మాట్లాడండి - మీరు నిర్వహిస్తున్న నిర్దిష్ట ఆడిట్ రకాన్ని బట్టి ఇవి మారుతూ ఉంటాయి - మరియు సంస్థలో ఏమి జరుగుతుందో వారి అవగాహనను పొందండి. సంస్థ బాగా పని చేస్తుందని మరియు మెరుగైన మరియు ఎందుకు చేయగలదని వారు భావిస్తున్నారో అడగండి.

మీరు సిబ్బంది నుండి సేకరించిన పత్రాలను సమీక్షించండి. ఎంట్రీ లోపాలు లేదా వైరుధ్య సమాచారం కోసం తనిఖీ చేయండి. లోపాలు లేదా వైరుధ్యాల కోసం తగిన వివరణ ఉన్నట్లయితే సిబ్బందిని చూడడానికి తిరిగి తనిఖీ చెయ్యండి.

డాక్యుమెంటేషన్ మరియు విధానాలు సంస్థ విధానం మరియు ఇతర స్థానిక, రాష్ట్ర లేదా సమాఖ్య నిబంధనలకు అనుగుణంగా ఉన్నాయని ధృవీకరించండి.

కంపెనీ లేదా విభాగం కలిగి ఉన్న నియంత్రణలను పరీక్షించండి. టెస్టింగ్ అంటే మీరు నిర్దిష్ట లావాదేవీల కోసం డాక్యుమెంటేషన్ చూడండి - సాధారణంగా ఎక్కడా పొరుగు 24 నుండి 36 - మరింత దగ్గరగా. డాక్యుమెంటేషన్ మరియు ముఖాముఖిలలో మీరు కనుగొన్న లోపాలు లేదా వ్యత్యాసాలు, మరింత ముఖ్యమైనవి. పత్రాలు ప్రారంభంలో నియంత్రణలు బాగా పనిచేస్తాయని చూపించినట్లయితే, మీరు ఈ దశలో ఎక్కువ చేయవలసిన అవసరం లేదు. పరీక్షలను నియంత్రించని ఆడిట్ లు గణనీయ పద్ధతిని అనుసరిస్తాయి.

సంస్థ లేదా విభాగం గురించి కొన్ని ప్రాథమిక అభిప్రాయాలను ఏర్పరుచుకోండి మరియు అది ఎలా పనిచేస్తుందో లేదా మెరుగుపరుస్తుంది. కంపెనీ లేదా డిపార్ట్మెంట్ మేనేజర్లకు అభిప్రాయాన్ని అందించండి మరియు మీ సిఫార్సులకు మరియు ప్రారంభ ఫలితాలకి వ్రాతపూర్వక ప్రతిస్పందన కోసం వారిని అడగండి. మీరు ఏకాంత చేసిన సమస్యలను పరిష్కరించడానికి నిర్వాహకులు ఉద్దేశం ఎలా ప్రతిస్పందనగా వివరించాలి.

మీ ఆడిట్ నివేదిక యొక్క కఠినమైన డ్రాఫ్ట్ను సృష్టించండి. నివేదికలో నేపథ్య సమాచారం ఉండాలి మరియు ఆడిట్ పరిధిని రూపుమాపాలి. ఇది మీరు కనుగొన్నదానిని మరియు మీ సిఫార్సులు ఆ ఫలితాలపై ఆధారపడి ఉంటాయి, అదేవిధంగా మేనేజర్స్ ప్రతిస్పందనల కాపీలు లేదా ప్రయోగాలు.

మరోసారి మేనేజర్లతో కలసి మీ కఠినమైన నివేదికను చర్చించండి. వాటిని కాపీలు ఇవ్వండి మరియు నిర్వాహకులు కలిగి ఉన్న ఏ ప్రశ్నలకు అయినా సమాధానం ఇవ్వండి. ఈ సమావేశానికి పాయింట్ మేనేజర్లు మీరు చేసిన ప్రతిదీ మరియు వాటిని మెరుగుపరచడానికి ఏమి చేయాలో అర్థం చేసుకోవడం.

తుది డ్రాఫ్ట్ సృష్టించడానికి మీ నివేదికను సర్దుబాటు చేయండి మరియు సవరించండి. తుది ముసాయిదా ఆడిట్ రివ్యూ సమావేశం ఫలితాలను కలిగి ఉండాలి. నిర్వాహకులకు తుది ముసాయిదా పంపిణీ.

ఆడిట్ సమయంలో గుర్తించిన సమస్యలను పరిష్కరించడానికి కంపెనీ లేదా డిపార్ట్మెంట్ మార్పులు చేసినట్లయితే, ఆరు లేదా 12 నెలల్లోపు డిపార్ట్మెంట్ లేదా కంపెనీతో పాటుగా అనుసరించండి.

తదుపరి దశలో మీరు ఏమి నేర్చుకున్నారో, అవసరమైన అదనపు పనిని సూచించే మేనేజర్లకు అధికారిక లేఖను రాయండి. కంపెనీ లేదా డిపార్ట్మెంట్ అంచనాలను కలుసుకున్నట్లయితే, మీరు ఆడిట్ మూసివేసే ఆడిట్ లక్ష్యాలను కలుసుకున్న లేఖ మరియు రాష్ట్రంలో దీనిని సూచించండి.

చిట్కాలు

• ఆడిట్ ప్రాసెస్ సమయంలో కొన్ని టెన్షన్ కోసం సిద్దంగా ఉండండి. దోషాలు అమాయకమైనా అయినప్పటికీ, తరచుగా మీరు కనుగొన్న లోపాల గురించి ప్రజలు చాలా భయపడ్డారు, ఎందుకంటే చాలా తప్పులు వారి ఉద్యోగాలు లైన్లో ఉంటాయి. ఏ రివార్డ్ లేదా శిక్షలు ఇవ్వాల్సి వద్దు, అది పరిశోధించడానికి మీ ఉద్యోగమని వారికి అభయమిస్తారు. మీరు నిర్దిష్ట డేటాను ఎందుకు అభ్యర్థించాలనే ఖచ్చితమైన కారణాన్ని ఎల్లప్పుడూ వివరించండి, కాబట్టి కార్మికులు మీ హేతుబద్ధతను అర్థం చేసుకుంటారు.