నిర్వహణకు ఒక ఫిర్యాదు ఉత్తరం ఎలా వ్రాయాలి

ఒక ఫిర్యాదు లేఖ వ్యక్తి లేదా సంస్థతో మీ ఫిర్యాదు శాశ్వత రికార్డుగా పనిచేస్తుంది. ఒక ప్రత్యేకమైన ఉత్పత్తి లేదా సేవతో మీరు ఎదుర్కొన్న సమస్యను మరియు ఊహించిన తీర్మానాన్ని చక్కగా వ్రాసిన లేఖ స్పష్టంగా తెలుపుతుంది. మీ లేఖ రాసేటప్పుడు, ప్రశాంతత మరియు వృత్తిపరమైన స్వరం స్వీకరించండి. ఏ బెదిరింపులు, గౌరవప్రదమైన చీలికలు, వ్యంగ్యం లేదా తగని భాషలను నివారించండి. చాలా సందర్భాలలో, మీరు మీ సమస్యకు బాధ్యత వహించని ఒక వ్యక్తికి ఒక లేఖ రాస్తున్నారు, కానీ దాన్ని పరిష్కరించడంలో సహాయపడవచ్చు.

ఒక నిర్దిష్ట వ్యక్తికి మీ లేఖను అడ్రస్ చేయండి. "ప్రియమైన సర్" లేదా "ఇది ఎవరికి ఆందోళన చెందాలి." సంస్థ స్విచ్బోర్డ్ టెలిఫోన్ మరియు తగిన మేనేజర్ పేరు మరియు శీర్షిక కోసం అడుగుతారు. ఆమె పేరు యొక్క సరైన అక్షరక్రమాన్ని నిర్ధారించండి. మీరు ఒక పేరును గుర్తించలేకపోతే, "కస్టమర్ సర్వీస్ మేనేజర్" వంటి తగిన శీర్షికను ఉపయోగించండి.

మీ ఫిర్యాదుకు సంబంధించిన అన్ని వివరాలను నమోదు చేయడానికి పెన్ మరియు కాగితం లేదా మీ వర్డ్ ప్రాసెసింగ్ ప్రోగ్రామ్ యొక్క ముసాయిదా సంస్కరణను ఉపయోగించండి. ఉత్పత్తి పేరు మరియు వివరణ, ఆర్డర్ సంఖ్య, బ్రాండ్ పేరు, మోడల్ సంఖ్య, ధర మరియు తేదీ కొనుగోలు వంటి సమాచారాన్ని చేర్చండి. మీ ఫిర్యాదుకు సంబంధించిన అన్ని పత్రాలను ఫోటోకాపీ చేయండి. అన్ని సమాచారాన్ని రీరీ చేయండి మరియు మీ ఫిర్యాదు చట్టబద్ధమైనదని నిర్ధారించుకోండి.

సానుకూల నోట్లో లేఖను ప్రారంభించండి. సంస్థ యొక్క కొన్ని సానుకూల అంశాలు చర్చించడానికి మొదటి పేరా ఉపయోగించండి. ఉదాహరణకు, మీరు మీ విశ్వసనీయతను బ్రాండ్ పేరు లేదా సంస్థ సిబ్బందితో నిర్దిష్ట వ్యవహారాలకు తెలియజేయవచ్చు. ఉదాహరణకు, "గతంలో నేను మీ దుకాణాన్ని సందర్శించటం ఆనందించాను, చాలామంది అమ్మకాల అసోసియేట్స్ నా పేరుతో నన్ను అభినందించి నా కొనుగోళ్లతో సంతృప్తి చెందారని నిర్ధారించడానికి వారి మార్గం నుండి బయలుదేరారు."

రెండవ పేరాలో మీ ఫిర్యాదు యొక్క స్వభావాన్ని తెలియజేయండి. మీ ఫిర్యాదును ప్రాసెస్ చేయడానికి రీడర్ తెలుసుకోవలసిన అన్ని వివరాలను చేర్చండి. ఉదాహరణకు, "నా 30-రోజుల గ్యారంటీ యొక్క పరిస్థితుల్లో, మార్చి 7, 2011 న నేను $ 373.89 కోసం కొనుగోలు చేసిన మానిటర్ను నేను తిరిగి చేస్తున్నాను, ఆ రసీదు యొక్క ఫోటోకాపీ." రసీదులు లేదా ఇతర పత్రాల అసలు కాపీలు పంపవద్దు.

మీ అంచనాలను స్పష్టంగా వివరించడానికి మూడవ పేరాని ఉపయోగించండి. ఉదాహరణకు, "తయారీదారు సూచించినట్లు రొట్టెలు పని చేయని కారణంగా, నేను $ 47.83 పూర్తి మరియు తక్షణ వాపసును టోస్టెర్ తిరిగి చెల్లించినందుకు చెల్లించాను నేను మీ ప్రతిస్పందన కోసం నాలుగు వారాలు వేచి ఉంటాను. మీ నుండి, నేను బెటర్ బిజినెస్ బ్యూరోను సంప్రదిస్తాను."

చిట్కాలు

• మీ పేరు, చిరునామా, టెలిఫోన్ నంబర్ మరియు ఇ-మెయిల్ చిరునామాను చేర్చండి. చిన్న పేరాలను వ్రాసి, అక్షరం యొక్క పొడవు ఒక పేజీకి ఉంచుతుంది. విశ్వసనీయ స్నేహితుడు లేదా మీ లేఖను సరిదిద్దడానికి సంబంధించి అడగండి. అక్షరక్రమం మరియు వ్యాకరణ తప్పులను తనిఖీ చేయడంతోపాటు, ఆమె లేఖ యొక్క టోన్ తగినదని నిర్ధారించుకోవాలి.