బోర్డ్ మీటింగ్ మినిట్స్ను ఎలా ఆమోదించాలి?

బోర్డు సమావేశాల యొక్క మినిట్స్ చట్టపరమైన పత్రాలు మరియు పబ్లిక్ తనిఖీ కోసం అందుబాటులో ఉంటాయి, ఇవి వ్యాపారం లేదా ఇతర రకానికి చెందిన సంస్థలకు ముఖ్యమైన రికార్డులను చేస్తాయి. వారు మరింత సామాన్యమైనవి, మరింత ముఖ్యమైనవి, వారు ప్రసారం చేయడానికి ముందు వారు బోర్డు ఆమోదం పొందుతారు. నిమిషాల్లో రికార్డింగ్ మరియు ఆమోదించడానికి కొన్ని సాధారణ ఉత్తమ పద్ధతులను ఉపయోగించడం వలన మీరు ఈ ప్రక్రియను క్రమబద్ధీకరించడానికి మరియు వ్రాతపని తగ్గించడానికి సహాయపడుతుంది.

సంస్థ తప్పనిసరి సమావేశాల రికార్డింగ్ కోసం ప్రక్రియను సమీక్షించండి. అనేకమంది రాబర్ట్ యొక్క నియమాల ఆదేశాలని అనుసరిస్తూ, రికార్డింగ్ కార్యదర్శి గమనికలను తీసుకోవడం మరియు చివరి నిమిషాలు సృష్టించడం కోసం ఒక టెంప్లేట్ను ఉపయోగించడానికి మరియు అనుసరించడానికి అనుమతిస్తుంది. ఎప్పుడు మరియు మీరు బోర్డు సభ్యుల పేర్లను వ్యాఖ్యలు చేయడం లేదా ప్రశ్నలు అడగడం లేదా మీరు వారి గోప్యతను కాపాడుకోవాలనుకుంటే ఎప్పుడైనా అడగండి. ఉదాహరణకు, "మా పోటీదారుడు, XYZ కార్పొరేషన్, తప్పుదోవ పట్టించే ప్రకటనలను ఉపయోగిస్తున్నారని మరియు FTC సంప్రదించాలి," అని రాశాడు, "మా పోటీదారు XYZ కార్పోరేషన్ ఉపయోగించారని బాబ్ స్మిత్ చెప్పాడు. తప్పుదోవ పట్టించే ప్రకటనలు మరియు FTC సంప్రదించాలి. డెబ్బీ జోన్స్ మరియు హాంక్ జాన్సన్ అంగీకరించారు."

ఖచ్చితంగా నిమిషాల్ని రికార్డ్ చేయాలని నిర్ధారించుకోండి. మీరు మీ నోట్లో తీసుకునే సమయంలో ఏ సమయంలోనైనా క్రొత్త చర్చను ప్రారంభించే ముందు మాట్లాడటం లేదా చైర్మన్ని ఆపివేయాలని బోర్డు సభ్యులను అడగండి. మీరు స్పష్టంగా కనిపించని సమాచారం ఏదీ పునరావృతం చేయడానికి లేదా స్పష్టం చేయడానికి సభ్యులను అడగండి. పునరావృతం కదలికల బోర్డు సభ్యులు ఒక చలన ప్రవేశపెట్టినప్పుడల్లా అసలు మోషన్ మరియు చివరి మార్పు సంస్కరణలతో సహా తయారు చేస్తారు. మోషన్ రెండింటిని మరియు లేదో లేదా దాస్తుంది లేదో సంబంధం లేకుండా ఈ చేయండి. ఓట్లను ఆమోదించినట్లుగా కాకుండా, ఏ ఓట్ల మొత్తాన్ని నమోదు చేయండి.

బోర్డు సంస్థ, ఎగ్జిక్యూటివ్ డైరెక్టర్ లేదా కార్యనిర్వాహక కమిటీ యొక్క ఛైర్మన్కి మీ సంస్థ యొక్క ప్రక్రియ ఉంటే వాటిని పూర్తి బోర్డుకు పంపించే నిమిషాల్ని పంపించండి. పూర్తి బోర్డుకు నిమిషాలు పంపేందుకు మీరు ఆమోదం పొందిన తర్వాత, సమావేశానికి హాజరు కాకపోయినా, సమావేశానికి సమావేశానికి వద్దా అనే విషయంతో సంబంధం లేకుండా ప్రతి బోర్డు సభ్యుడికి పత్రాన్ని పంపండి. బోర్డు సభ్యులు వాటిని చదవగలరు, వారి గురించి ప్రశ్నలను అడగవచ్చు, పరిశోధన అంశాలపై చర్చలు మరియు వివరణలను అడగడం చాలా త్వరగా ప్రారంభించండి.

ఒక క్వారమ్ను కలిగి ఉన్న తదుపరి బోర్డు సమావేశంలో, చైర్మన్ లేదా ఏ బోర్డు సభ్యుడిని నిమిషాల్లో ఆమోదించడానికి బోర్డ్ కోసం ఒక చలన దిశగా తదుపరి సమావేశంలో నడుస్తుంది. అధికారిక చర్య తీసుకోవడానికి అవసరమైన బోర్డు సభ్యుల సంఖ్య కనీస సంఖ్య. సమావేశానికి నాయకత్వం వహించటానికి వేచి ఉండండి మరియు సమావేశం నాయకుడి చర్చకు నేల తెరిచి ఉంటుంది. చర్చ సమయంలో, నిమిషానికి చేయాల్సిన మార్పులు లేదా దిద్దుబాట్లను కలిగి ఉన్నట్లయితే, కదలికలు అవసరమవుతాయి, రెండోది మరియు ఆమోదించాలి. చర్చ తర్వాత, లేదా చర్చ లేకపోతే, సమావేశం నాయకుడు ప్రశ్న కాల్, లేదా నిమిషాల ఆమోదించడానికి ఓటు పడుతుంది.