మీరు ఎంత ప్రయత్నం చేస్తుంటే, కొన్నిసార్లు మీరు ప్రణాళిక చేసినట్లుగానే పని చేయడం లేదు. అది వ్యాపారంలో జరుగుతున్నప్పుడు, మీరు ఒక విలువైన కస్టమర్ లేదా క్లయింట్ను కలవరపెట్టవచ్చు. బహుశా మీరు ఒక కస్టమర్కు అనుకోకుండా అనారోగ్యంతో ఉన్నారు లేదా మీ ఉద్యోగుల్లో ఒకరు సరిగ్గా పరిస్థితిని నిర్వహించలేదు. మీరు ఒక క్లయింట్ యొక్క గడువును కోల్పోయి ఉండవచ్చు లేదా ఒక అంశం యొక్క తగినంత పరిమాణాలను పంపకపోవచ్చు. క్షమాపణ లేఖ రాయడం మీ పని సంబంధం కొనసాగుతుందని నిర్ధారించడానికి కొన్ని పరిస్థితులలో హామీ ఇవ్వబడవచ్చు. మీరు పొరపాటు చేస్తే, ఆలస్యం కలుగుతుంది, ఒక లోపభూయిష్ట ఉత్పత్తిని పంపించి లేదా పేద సేవను అందించినట్లయితే, మీరు మీ కస్టమర్ లేదా క్లయింట్కు నిజాయితీ క్షమాపణ చేయాలని కోరుకుంటారు.
ఎలా ఒక కస్టమర్ కు క్షమాపణ లేఖ వ్రాయండి
మీరు కస్టమర్ సేవా పరిశ్రమలలో పని చేస్తున్నప్పుడు, మీ వ్యాపారము మీ కస్టమర్లకు ఎలా వ్యవహరిస్తుందో అదే విధంగా మంచిది. వినియోగదారుడు "కస్టమర్ ఎల్లప్పుడూ సరైనది" హృదయపూర్వకంగా తీసుకుంటారు. ఒక కస్టమర్ అనారోగ్యం కలిగించటానికి ఏదో జరిగితే, క్షమాపణ లేఖ రాయడానికి మంచి పద్ధతి.
ఒక కస్టమర్కు క్షమాపణ పత్రం సంస్థ లెటర్హెడ్లో వ్రాయబడి ఉండాలి లేదా సంస్థ ఫిర్యాదుల కొరకు వ్యక్తి ద్వారా ఇమెయిల్ ద్వారా పంపాలి. ఇది ఫిర్యాదు చేసే వ్యక్తికి ప్రసంగిస్తూ సకాలంలో పంపబడుతుంది. మీ లేఖ క్షమాపణ చెప్పాలి, అది ఏమి జరిగిందో తెలియజేస్తుంది. మీ చర్యల బాధ్యత తీసుకోండి మరియు కస్టమర్ వినిపించినట్లుగా నిర్ధారించుకోండి. కస్టమర్ మీకు ఆమె ఎలా అనిపిస్తుంది మరియు ఆమె ఎందుకు కలత చెందుతుందో చూద్దాం. చివరగా, సాధ్యమైనప్పుడు సరియైన తప్పుకు దారి తీస్తుంది.
ఉదాహరణ:
ప్రియమైన మిచెల్,
గత వారం మా స్టోర్ వద్ద మీరు అందుకున్న సేవ గురించి నన్ను సంప్రదించినందుకు ధన్యవాదాలు. నేను మా క్యాషియర్ మీ ఐటెమ్ రిటర్న్తో పరిస్థితిని ఎలా నిర్వహించాను అని క్షమాపణ కోరుకుంటున్నాను. నేను క్షమించాను అతను మీ వాపసు గురించి తప్పు సమాచారాన్ని అందించాడు. అతను మీరు రసీదు కలిగి ఉంటే మాత్రమే తిరిగి చేయవచ్చు మీరు చెప్పడం ముందు అతను మేనేజర్ తనిఖీ వుండాలి. నేను మా క్యాషియర్ తో వాదిస్తూ 20 నిమిషాలు గడిపాను క్షమించండి. నేను కూడా విసుగు చెంది ఉంటాను. మీరు ఈ వారంలో దుకాణంలోకి రావాలనుకుంటే, నేను వ్యక్తిగతంగా మీ తిరిగి రాబట్టుతాను. ఇది కొన్ని నిమిషాలు మాత్రమే పడుతుంది.
భవదీయులు,
రోజర్ S.
దుకాణ నిర్వాహకుడు
ఒక క్లయింట్కు క్షమాపణ చెప్పడం ఎలా
కొనసాగుతున్న ఖాతాదారులతో సంబంధాలు మీ వ్యాపారానికి కూడా చాలా ముఖ్యమైనవి. ఇది సుదీర్ఘకాలం, స్థిరపడిన క్లయింట్ లేదా సాపేక్షంగా కొత్తది అయినా, మీరు వీలైనంత త్వరగా సంభవించే ఏ సమస్యలను పరిష్కరించాలో చూసుకోవాలనుకోండి.
ఒక క్లయింట్కు క్షమాపణ చెప్పాలంటే, అది ఒక లేఖ రాయడానికి చాలా దూరం వెళుతుంది. ఇది మీరు తన ఆందోళనను హృదయానికి తీసుకువెళ్తున్నారని, మీ బిజీ షెడ్యూల్ ను సమయ 0 లో వ్రాసి వ్రాసినట్లు సూచిస్తో 0 ది. ఒక కస్టమర్కు క్షమాపణ పత్రం లాగా, ఈ లేఖను కంపెనీ లెటర్ హెడ్లో వ్రాయాలి లేదా మీకు లేదా డిపార్ట్మెంట్ హెడ్ ద్వారా ఇమెయిల్ ద్వారా పంపాలి. పొరపాటు లేదా పర్యవేక్షణ ఎందుకు జరిగిందో తెలుసుకోవడానికి అవసరమైన అంతర్గత విచారణను అనుసరించి వీలైనంత త్వరగా లేఖను పంపడానికి ప్రయత్నించండి. క్షమాపణతో లేఖను ప్రారంభించండి, మీ క్లయింట్ ఎందుకు నిరాశపరచబడిందో మీరు అర్థం చేసుకున్నారని సూచిస్తుంది. పొరపాటు బాధ్యతను తీసుకోండి మరియు సరిదిద్దడానికి చర్య తీసుకోండి. మీరు కొనసాగుతున్న సంబంధాన్ని కలిగి ఉన్నందున, మాట్లాడటానికి సమయాన్ని ఏర్పాటు చేయడం మంచిది, కాబట్టి మీరు ఏమి జరిగిందో చర్చించగలరు.
ప్రియమైన మైఖేల్,
మమ్మల్ని క్షమించండి, ఇటీవలి వెబ్సైట్ పునఃరూపకల్పన కోసం గడువును మేము కోల్పోయాము. మనం వెనుక నడుస్తున్నట్లు తెలుసుకున్నందుకు నేను క్షమాపణ చెప్పాలనుకుంటున్నాను. మా ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్ జనవరి గడువును చేరుకోవడానికి ట్రాక్లో లేనట్లు మీకు చెప్పారు. అతనితో మాట్లాడిన తర్వాత, అతను చాలా ప్రాజెక్టులతో చాలా ఓవర్లోడ్ చేసాడని మరియు అతను ఉన్నంతటిలో ఉన్నట్లు కాదు. నేను ప్రాజెక్ట్ గడువులను కోల్పోవడమే నిరాశపరిచింది. ఈ వారాంతానికి మేము ప్రాజెక్ట్ను పూర్తి చేయగలరని నేను మీకు భరోసా ఇవ్వగలను. నేను మంచి విశ్వాసంతో మీ తదుపరి ప్రకటన నుండి చెల్లింపుల యొక్క ఒక వారం తీసివేయడానికి నేను సిద్ధంగా ఉన్నాను. ఈ విషయాన్ని మీతో చర్చించడానికి నేను సంతోషంగా ఉన్నాను. మీకు అవకాశం వచ్చినప్పుడు నన్ను సంప్రదించండి.
భవదీయులు,
బ్రూక్ B.
డిజైన్ డైరెక్టర్
ఎందుకు క్షమాపణ చెప్పాల్సిన అవసరం ఉంది
క్షమాపణ మంచి వ్యాపార ఆచరణ. ఇది మీ కస్టమర్లతో మరియు ఖాతాదారులతో మీ ప్రస్తుత సంబంధం గురించి మీరు శ్రద్ధ చూపుతుందని ఇది చూపిస్తుంది. ఇది రక్షణ లేదా ఆరోపణ లేకుండానే మీరు అమాయక పార్టీ యొక్క భావాలను గుర్తించి గౌరవించవచ్చని కూడా ఇది చూపిస్తుంది.
మీ పొరపాటు యాజమాన్యం తీసుకోవడం అనేది చిత్తశుద్ధిని చూపుతుంది, ఇది మీతో వ్యాపారం చేయడాన్ని కొనసాగిస్తున్న ఒక కస్టమర్ లేదా క్లయింట్కు ప్రోత్సహించడం కావచ్చు.
