సమావేశ మినిట్స్ రిపోర్ట్ ను ఎలా వ్రాయాలి

మంచి సమావేశపు నిమిషాలను తయారుచేయడం మరియు రాయడం అనేవి నైపుణ్యం మరియు వివరాలను తెలుసుకోవడానికి ఎవరికైనా చేయగల నైపుణ్యాలు. సమావేశాలు నిష్పక్షపాతమైన మరియు సరైన రికార్డు అనేక వ్యాపారాలకు చట్టపరమైన అవసరం. మీరు వ్యాపార, రాజకీయ, సామాజిక లేదా స్వచ్ఛంద సంస్థ కోసం నిమిషాల్లో వ్రాసేనా, నిమిషాలూ సంస్థ చరిత్రలో శాశ్వత భాగం అవుతుంది. చాలా స 0 దర్భాల్లో, కొన్ని స 0 వత్సరాలు, కొన్ని దశాబ్దాలపాటు కొన్నిసార్లు శతాబ్దాలుగా ఉ 0 టాయి.

మీరు అవసరం అంశాలు

• అజెండా

• హాజరైనవారి జాబితా

• టేప్ రికార్డర్

• నోట్బుక్

సమావేశ కార్యక్రమము మొదట్లో సమావేశంలో హాజరైనవారి జాబితా మరియు నిమిషాల రికార్డుకు అవసరమైన పరికరాలు. సమావేశం ఫెసిలిటేటర్ సమీపంలో ఒక సీటును ఎంచుకోండి. సమావేశం ఫెసిలిటేటర్కు దగ్గరికి కూర్చుని మీరు బాగా వినడానికి మరియు స్పష్టమైన వివరణలను కోరడానికి అనుమతిస్తుంది.

సమావేశం యొక్క ఆడియో ట్రాన్స్క్రిప్ట్ను రికార్డు చేయడానికి మీరు ఒక టేప్ రికార్డర్ను ఉపయోగించవచ్చునా అని అడుగుతారు. మీరు కంప్యూటర్లో గమనికలను తీసుకుంటే, అది సరిగ్గా పనిచేస్తుందని ధృవీకరించండి మరియు కంప్యూటర్లో విఫలమైతే బ్యాక్ నోట్బుక్ మరియు వ్రాత పరికరాలను బ్యాక్ అప్ నోట్-తీసుకోవడం పద్ధతిగా ఉపయోగించాలి.

సమావేశం పిలుస్తారు తేదీ మరియు సమయం రికార్డు. అధికారుల నివేదికల సారాంశం మరియు కమిటీ నివేదికలు. సాధారణంగా, సమావేశ నిమిషాలకు పూర్తి నివేదికలు జోడించబడ్డాయి. రికార్డు కదలికలు జరుగుతాయి. ప్రతి చలనను ప్రవేశపెట్టిన వారిని చేర్చండి, మోషన్ను రెండింటినీ మరియు మోషన్ ఆమోదించినదా అని, దీనిని "తీసుకెళ్లారు" లేదా విఫలమైంది. ఒక ఎజెండా అంశం టబ్ చేయబడినట్లయితే - సమావేశంలో పని చేయకపోయినా, తరువాతి సమయం వరకు నిర్వహించబడలేదు, ఎవరు కదలికను చదివేందుకు మరియు కదలికను రెండింటికి తీసుకువెళుతున్నారని గమనించండి. రికార్డ్ ప్రకటనలు మరియు తదుపరి సమావేశాల తేదీలు.

ఒక సమావేశం నిమిషాల టెంప్లేట్ను కనుగొనండి లేదా సృష్టించండి. మీ సంస్థ ఇప్పటికే సమావేశ నిమిషాల టెంప్లేట్ను కలిగి ఉండవచ్చు. అలా చేయకుంటే, మీరు ఆన్లైన్లో అందుబాటులో ఉన్న అనేక సమావేశ నిమిషాల టెంప్లేట్లలో ఒకదాన్ని ఉపయోగించవచ్చు లేదా మీ స్వంత టెంప్లేట్ను సృష్టించవచ్చు. టెంప్లేట్కు శీర్షిక, శరీరం మరియు సంతకం లైన్ అవసరం. శీర్షికలో సంస్థ యొక్క పేరు మరియు సమావేశం తేదీ, సమయం మరియు స్థానం ఉన్నాయి.

మీ మార్గదర్శిని సమావేశ అజెండా ఉపయోగించి టెంప్లేట్ యొక్క శరీరాన్ని సృష్టించండి. ఆ భాగంలో క్రింది అంశాలని చేర్చండి: హాజరు గణాంకాలు, చివరి సమావేశ నిమిషాల ఆమోదం, అధికారి మరియు కమిటీ నివేదికలు, పాత వ్యాపారం, కొత్త వ్యాపారం, ప్రకటనలు మరియు వాయిదా సమయం.

టెంప్లేట్ కార్యదర్శి మరియు ఆమోదం అధికారం కోసం సంతకం పంక్తులు మరియు తేదీ పంక్తులు కలిగి నిర్ధారించుకోండి.

టెంప్లేట్ ఉపయోగించి మీ నిమిషాలను సిద్ధం చేయండి. అధిక వివరాలు తొలగించండి. నిర్ణయం తీసుకోబడినది, చర్య తీసుకునేది, అది పూర్తి అయినప్పుడు మరియు చర్య పూర్తయినప్పుడు సంస్థ ఎలా తెలుస్తుంది. మీరు మీ మొట్టమొదటి డ్రాఫ్ట్ను పూర్తి చేసిన తర్వాత, అవసరమైన అన్నింటినీ మీరు స్వాధీనం చేసుకోవడానికి సమావేశం యొక్క ఆడియో ట్రాన్స్క్రిప్ట్ను సమీక్షించండి. తర్వాత మీ నిమిషాలను సవరించండి.

మినిట్స్ సంస్థ తీసుకునే చర్యల రికార్డు. ఇది చెప్పిన ప్రతిదానికి ఇది ఒక రికార్డు కాదు, ఇది ట్రాన్స్క్రిప్ట్. మీ నిమిషాల్లో ప్రొఫెషనల్గా ఉంచండి. మీ అభిప్రాయం, తీర్పు లేదా వ్యాఖ్యానం చేర్చవద్దు. "వేడి చర్చ" మరియు "అద్భుతమైన వ్యాఖ్యానం" వంటి పదబంధాలు ప్రొఫెషనల్ సమావేశ నిమిషాలలో చోటు లేదు. వెనక్కి తీసుకున్న కదలికలను ఎప్పుడూ చేర్చకూడదు.

మీ పూర్తి నిమిషాలకు అధికారి మరియు కమిటీ నివేదికలను జోడించండి. అవసరమైన సంఖ్యలను కాపీలు చేయండి. సాధ్యమైతే, తదుపరి సమావేశానికి ముందు సమావేశ నిమిషాలు పంపిణీ చేయండి, తద్వారా జోడింపులు మరియు / లేదా దిద్దుబాట్లను త్వరగా తయారు చేయవచ్చు.

చిట్కాలు

• మీ జాబితాలో హాజరైన వారిని సమావేశంలో చేరుకోండి. రికార్డ్ సాధనలు అలాగే ఆందోళనలు. ధృవీకరించు పేర్లు సరిగ్గా స్పెల్లింగ్ చేయబడ్డాయి. మీ నిమిషాల బ్యాకప్ కాపీని ఉంచండి. వివరణ కోసం అడగడానికి బయపడకండి.