కస్టమర్ సర్వీస్ లెటర్స్ ఉదాహరణలు

మీరు ఫిర్యాదును పంపినప్పుడు లేదా కస్టమర్ సేవా సాయం కోరినప్పుడు మీ లక్ష్యాన్ని టార్గెట్ చేయండి. మీ సొంత నిరాశ మాస్టరింగ్ ద్వారా కస్టమర్ సర్వీస్ లేఖ యుద్ధం విన్ మరియు ఒక మర్యాద కోసం ఒక మర్యాదగల, పొందికైన అభ్యర్థన కలిసి ఉంచడం. కొన్ని సాధారణ మార్గదర్శకాలను అనుసరించడం ద్వారా ఫలితాలను పొందడానికి కస్టమర్ సేవ లేఖను రాయండి, చాలా వార్తాపత్రిక విలేకరులతో సంప్రదాయం వంటివి.

ఎవరు?

మీ లేఖను జాగ్రత్తగా ప్రసంగించండి. "మీరు దాన్ని పంపుతున్నారని నిర్ధారించుకోండి … దానిపై పని చేయగల వ్యక్తి" అని హౌ టు సేట్ ఇట్ యొక్క రచయిత రోసాలీ మాగియో చెప్పారు.

తగిన పేరు మరియు చిరునామాను పరిశోధించండి; ఊహి 0 చ 0 డి లేదా ఊహి 0 చ 0 డి. మీ ఫిర్యాదును "కస్టమర్ సర్వీస్ డిపార్ట్మెంట్" గా కాకుండా సరైన వీధి చిరునామాతో "జాన్ స్మిత్, కస్టమర్ సర్వీస్ డైరెక్టర్, ABC గాడ్జెట్ కార్పొరేషన్" కి చిరునామాకు పంపండి.

సమాచారం కోసం సంస్థ కార్యాలయంకు కాల్ చేయండి, హూవెర్ (దిగువ వనరు) వంటి ఆన్లైన్ వనరులను శోధించండి లేదా మీకు మరింత సహాయం అవసరమైతే బెటర్ బిజినెస్ బ్యూరోని ప్రయత్నించండి.

ఏమిటి, ఎక్కడ మరియు ఎప్పుడు?

మీ లేఖలో గౌరవప్రదమైన భాషను ఉపయోగించండి. మీ ఫిర్యాదు యొక్క అంశంగా ఉన్న ఉత్పత్తి లేదా సేవను గుర్తించండి. తయారీ, నమూనా, సంవత్సరం, డెలివరీ తేదీ లేదా సంస్థాపన తేదీ వంటి వివరాలను పేర్కొనండి.

"సమస్యను వివరించేటప్పుడు, నిర్దిష్టంగా మరియు బిందువుగా ఉండండి, ఉత్పత్తి 'పనిచేయలేదని' కేవలం తగినంత సమాచారం అందించడం లేదని పేర్కొంటూ మీ ఫిర్యాదు యొక్క వివరణాత్మక సారాంశం మీ సమస్యను పరిష్కరించడంలో కంపెనీకి సహాయం చేస్తుంది '' అని రాకెట్ ల్యాయర్ వెబ్సైట్, ఇది కస్టమర్ ఫిర్యాదు లేఖ టెంప్లేట్లు అందిస్తుంది.

"మూడు వారాల క్రితం నేను మాగ్నాగేజ్ సెట్ను కొనుగోలు చేశాను మరియు నేను దానిని అన్ప్యాక్ చేసిన వెంటనే సమస్యలను ఎదుర్కొన్నాను." గాడ్జెట్లు రాక్ లేదా హ్యాండిల్ మీద ఉండవు "," మీ ఉత్పత్తులను అరికట్టడం "కంటే ఎక్కువ సమాచారాన్ని అందిస్తుంది. మీ ఫిర్యాదును పరిష్కరించాల్సిన సాధనాలతో కంపెనీని అందించండి.

ఎలా?

సమస్యను పరిష్కరించడానికి ఇప్పటివరకు మీరు తీసుకున్న దశలను జాబితా చేయండి. మీరు చేసిన దాన్ని వివరించండి మరియు మీరు స్వీకరించిన ప్రతిస్పందన.

"నేను సమితిని కొనుగోలు చేసిన దుకాణం నన్ను మీ స్థానిక కస్టమర్ సేవా విభాగానికి మెట్రోలో సూచించింది.ఆ ఆఫర్ వద్ద మిస్టర్ జార్జ్ అల్లెన్బై వారు నాకు సహాయపడలేకపోయారని ప్రకటించారు, నేను డిస్కౌంట్ అవుట్లెట్ నుండి సెట్ను కొనుగోలు చేసినప్పటి నుండి నా కొనుగోలు ABC విశ్వసనీయ గాడ్జెట్లు కోసం కీర్తి మరియు నేను ఇప్పటివరకు ప్రతిస్పందనగా నిరాశ చేస్తున్నాను."

సమస్యకు నిర్దిష్ట మరియు సంతృప్తికరమైన పరిష్కారాన్ని ఆఫర్ చేయండి. "ABC మంచి ఉత్పత్తిని చేస్తుందని నేను నమ్ముతున్నాను, ఇది సంస్థకు చాలా తక్కువగా ఉంటుంది, కానీ అది నాకు పెద్ద సమస్య." ABC లోపభూయిష్ట మాగ్నజడ్జెట్ సెట్ను భర్తీ చేస్తుంటే, నేను సంతోషంగా ఉంటాను. " సంస్థ హక్కులను సరైన మార్గానికి ఇవ్వండి, కానీ సహేతుకంగా ఉండండి.

ఎందుకు?

లేఖన గ్రహీతకు మీరు చికిత్స చేయాలనుకుంటున్నట్లుగా వ్యవహరించండి: గౌరవం మరియు మంచి మంచి మర్యాద మీరు దుర్భరమైన మరియు ప్రమాదకర ప్రవర్తన కంటే మెరుగైన ఫలితాన్ని ఇస్తుంది. ఈ సలహాను అనుసరించండి: "… మీరు దురదృష్టవశాత్తూ గుర్తు పెట్టుకోవాలని గుర్తుంచుకోండి, మీరు బాధితమైనట్లు భావిస్తే, మీ తుపాకీలకు కట్టుబడి, సమస్య సరిదిద్దబడకపోతే సంతృప్తి చెందకండి" అని లెటర్ రైటింగ్లో మార్గరెట్ మక్ కార్తీ ఇక్కడ నొక్కిచెప్పారు మేడ్ ఈజీ. లేఖరి గ్రహీత గౌరవాన్ని సంపాదించుకోండి ఒక మర్యాద మరియు సహేతుకమైన విధానంతో మరియు మీ సంతృప్తికి సమస్య పరిష్కారం పొందడానికి మీరు చాలా ఎక్కువగా ఉంటారు.