డాక్యుమెంట్ నియంత్రణ విధానాలు క్లిష్టమైనవి కావు. నిజానికి, సంక్లిష్టత పత్రం తగినంతగా సూచించబడదు అని సంభావ్యతను జోడిస్తుంది. ఏ సమాచారంలోనైనా నిర్వహణా సమాచారం అత్యంత ముఖ్యమైన ప్రక్రియలలో ఒకటి. ఎలక్ట్రానిక్ డేటా అనురూప్యంపై ఆధారపడటం, డేటా నియంత్రణ మరియు నిల్వ విధానాలను నిరంతరం నవీకరించడానికి అవసరం పెరుగుతుంది. తగిన పత్ర నియంత్రణ విధానాలను నిర్వహించడంలో వైఫల్యం భారీ ఆర్థిక ప్రమాదాలకు దారి తీస్తుంది. కృతజ్ఞతగా, డాక్యుమెంట్ నియంత్రణ సాంకేతికత మరియు సాఫ్ట్ వేర్ అప్లికేషన్లలో మెరుగుదలలు ఉత్తమ నూతన పద్ధతుల యొక్క నూతన ప్రపంచాన్ని సృష్టించాయి.
క్లిష్టమైన ప్రక్రియలను గుర్తించండి
డేటా మరియు సమాచార ప్రవాహానికి సంబంధించిన మీ అత్యంత క్లిష్టమైన ప్రక్రియలను గుర్తించడానికి క్రాస్-ఫంక్షనల్ మేనేజర్ల బృందాన్ని కేటాయించండి. సమాచారాన్ని (ఇమెయిల్, కస్టమర్ సర్వేలు, IRS రూపం, మొదలైనవి) మీ కస్టమర్ నుండి మీ డేటాబేస్ ఫైళ్ళకు ఎలా ప్రవహిస్తుందో ట్రాక్ చేయండి. ప్రతి డేటా ప్రవాహ ప్రక్రియను పోల్చండి మరియు సాధారణ లేదా పునరావృత పనులు గుర్తించండి. ప్రాథమిక ప్రవాహం చార్ట్ను ఉపయోగించి, ఇమెయిల్ నుండి కార్పొరేట్ సమ్మతి వరకు, అన్ని సమాచార ప్రక్రియలను మ్యాప్ చేయండి.
విధానాలను మాన్యువల్ సృష్టించండి
విధానాలు - సాఫ్ట్వేర్ మరియు కాగితం రెండింటి కోసం - నవీకరణ మరియు ముందుగా పత్రాలను ఎలా ఆమోదించాలో నిర్వచించాలి. మీరు పత్రాలను ఎలా అప్డేట్ చేసి, వాటిని తిరిగి అప్డేట్ చేయాలో కూడా వారు వివరించాలి. సిస్టమ్ మార్పులు ఎలా గుర్తించాలో చిరునామా, అంటే తేదీ లేదా ఫాంట్ మార్పుల ద్వారా. డాక్యుమెంట్ ఉల్లంఘనను నిర్ణయించడానికి ప్రక్రియను నిర్దేశించండి. ఉపయోగించడం నుండి "వాడుకలో లేని" పత్రాలను ఎలా నిరోధించాలో అర్థం చేసుకోండి.
పనితనంను నిర్ధారించండి
వారికి అవసరమైనప్పుడు సరైన వ్యక్తులకు పత్రాలు అందుబాటులో ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోండి. మీరు వర్చువల్ సిస్టమ్కు మారినట్లయితే, అసలైన డాక్యుమెంట్ ఎలా నిల్వ చేయబడుతుందో జాగ్రత్తగా పత్రంగా ఉంచండి. చివరగా, బ్యాకప్ పరిష్కారం ఉంది. ఆటోమేటెడ్ సిస్టమ్కు మారుతున్నట్లయితే, పైలెట్ రోల్ అవుట్ వ్యూను ఉపయోగించండి. పూర్తి మార్పిడి తరువాత, కాగితం పత్రాలను నాశనం చేయడానికి లేదా దాఖలు చేయడానికి ముందు మూడు నెలలు వేచి ఉండండి.
