డాక్యుమెంట్ నియంత్రణ ఫంక్షన్ వివిధ కార్యకలాపాలు మరియు ప్రక్రియల ద్వారా సంస్థలో డాక్యుమెంట్ ప్రవాహాన్ని మరియు నిల్వను నిర్వహించడానికి బాధ్యత వహిస్తుంది. వీటిలో ఫైల్స్ను నిర్వహించడం మరియు సిలికాన్ ఫీస్స్ట్.కామ్లో వివరించిన విధంగా సరైన పంపిణీ మరియు పునర్విమర్శ విధానాలు ఉన్నాయి.
గ్రంథాలయ వ్యవస్థ
డాక్యుమెంట్ కంట్రోల్ ఫంక్షన్ సరిగ్గా అంతర్గత లైబ్రరీ విధానాలను నిర్వహించడం కోసం పాత్రను కలిగి ఉంది, అందువల్ల తగిన సిబ్బంది యాక్సెస్ సంభవిస్తుంది, కానీ అధికారిక పత్రం యొక్క ఆచూకీ ఎప్పటికి తెలియదు.
నిల్వ / ఫైలింగ్
డాక్యుమెంట్ నియంత్రణ ఫంక్షన్ యొక్క మరో ముఖ్యమైన కార్యాచరణ పత్రం నిల్వ మరియు దాఖలు అన్ని అవసరమైన ఫైళ్ళ సరైన సౌలభ్యాన్ని నిర్ధారించడానికి.
కూర్పులను
అధికారికంగా ఆమోదించబడిన పత్రాలు సరైన ప్రక్రియలు మరియు అనుమతుల సందర్భంలో సవరించబడినవి కావాలనే పత్రం నియంత్రణ ఫంక్షన్కు బాధ్యత ఉంది. ఇది ముందే ఆమోదించబడిన పత్రం అదనపు మార్పులు చేయగల ముందు నియమించబడిన సంతకాలు అవసరమయ్యే పత్రం (లేదా ప్రాజెక్ట్) మార్పు అభ్యర్థనల (DCR) వ్యవస్థను కలిగి ఉండవచ్చు.
పని ఫ్లో
డాక్యుమెంట్ నియంత్రణ సిబ్బంది కూడా వర్డ్ ప్రాసెసింగ్ లేదా స్కానింగ్ వంటి కార్యకలాపాలకు సరైన క్లెరిక్ లేదా సెక్రెటరీ సిబ్బందికి పత్రాలను కేటాయించడం ద్వారా సమర్థవంతమైన పని ప్రవాహాన్ని భరోసా చేసే లక్ష్యంతో కార్యకలాపాలు నిర్వహిస్తారు.
ట్రాకింగ్
డాక్యుమెంట్ కంట్రోల్ ఫంక్షన్ మొత్తం పని ప్రవాహ ప్రక్రియ ద్వారా డాక్యుమెంట్ల సకాలంలో ఉత్పత్తిని కూడా ట్రాక్ చేస్తుంది, పత్రాలు పని ప్రవాహ ప్రక్రియ ద్వారా చాలా కాలం పాటు గడిపినట్లు సూచించే వయస్సు జాబితాల వాడకం వంటివి.
