ఫైలింగ్ క్యాబినెట్ సాధారణంగా ఫైల్స్ మరియు పత్రాలను నిల్వ చేసే కార్యాలయ ఫర్నిచర్ యొక్క భాగాన్ని సూచిస్తుంది. ఫైలింగ్ క్యాబినెట్స్ వివిధ పరిమాణాలలో వస్తాయి. కొంతమంది అనధికార ప్రాప్యతను నివారించడానికి తాళాలు కలిగి ఉంటారు, ఇతర క్యాబినెట్లు ఎవరైనా సులభంగా రవాణా చేయగలవు మరియు అందుబాటులో ఉంటాయి. ఆసుపత్రులు, లా సంస్థలు లేదా పాఠశాలలు వంటి భారీ మొత్తంలో ఉన్న వ్యాపారాలు, తరచుగా సులభంగా తరలించలేని క్యాబినెట్లను నిర్వహించాయి.
బేసిక్స్
పత్రాలను ఫైల్ చేయడానికి అనేక మార్గాలు ఉన్నాయి. ఒక క్రమ పద్ధతిని అభివృద్ధి చేయడానికి, మీరు ఫైల్స్లో నిల్వ చేయబడే సమాచారాన్ని విశ్లేషించాలి. బ్రెయిన్స్టార్మ్ వివిధ మార్గాలను మీరు ఉత్తమ పద్ధతి ఎంచుకోవచ్చు. ఉదాహరణకు, మీరు ఆటోమొబైల్ పార్ట్స సరఫరాదారుల రికార్డులను ఉంచుకుంటే, కంపెనీ పేరు ఆధారంగా మీరు వర్ణమాల విధానాన్ని ఉపయోగించి ఫైల్ చేయవచ్చు. మీరు కూడా ప్రాంతం ద్వారా సరఫరాదారులను వేరు చేయడానికి ఒక పద్ధతిని ఏర్పాటు చేయవచ్చు (ఉదా., సౌత్, వెస్ట్, ఈస్ట్, ఇంటర్నేషనల్). మీరు సరీసృపాల యొక్క రికార్డులను నిర్వహిస్తున్నట్లయితే, మీ పద్ధతి వారి శాస్త్రీయ పేర్లతో లేదా ఫైల్ సృష్టించబడిన తేదీ ద్వారా సరీసృపాలని నిర్వహించగలదు.
డాక్యుమెంట్ మేనేజ్మెంట్
మీరు సంతృప్తికర పద్ధతిని రూపకల్పన చేసిన తర్వాత, దాన్ని రాయడం నిర్ధారించుకోండి, తద్వారా ఇతరులు దాఖలు చేసే వ్యవస్థను అర్థం చేసుకోవచ్చు మరియు అనుసరించవచ్చు. ఫైల్లు సరిగ్గా సంరక్షించబడతాయని కూడా మీరు నిర్ధారించాలి, ఎందుకంటే ఫైల్లు అసంపూర్తిగా ఉంటే (ఉదా., డేటా కోల్పోకపోతే) లేదా సరిగ్గా నిల్వచెయ్యబడనట్లయితే మీ సిస్టమ్ నిష్క్రియాత్మకంగా మారుతుంది (ఉదా., దాఖలు చేయబడిన కేతగిరీలు విస్మరించబడతాయి). ఉదాహరణకు, మీరు రంగులతో లింగాలను వేరు చేస్తే, అప్పుడు ఫైళ్ళను సృష్టించే వ్యక్తులు మగ మరియు స్త్రీలను వేరుచేయడానికి గుర్తుంచుకోవాలి.
మీరు అభివృద్ధిని ఎదురు చూడాలి మరియు అవసరమైతే అదనపు మంత్రివర్గాలను లేదా స్థలాన్ని జోడించాలి. లేకపోతే, రికార్డులు చాలా కఠినంగా సగ్గుబియ్యము చేయబడతాయి. క్రియారహిత ఫైళ్ళ నుండి చురుకుగా వేరు చేయడాన్ని మరియు వర్తించదగినట్లయితే, క్రియారహిత ఫైళ్ళను నాశనం చేయడానికి లేదా కత్తిరించినప్పుడు.
ప్రతిపాదనలు
అనేక వ్యాపారాలు అసలు పత్రాలు లేదా హార్డ్ కాపీలు ఉపయోగించే డాక్యుమెంట్ సంస్థ వ్యవస్థలను అమలు చేస్తాయి. అయితే, కొత్త ఫైల్ వ్యవస్థను సృష్టించే ముందు, మీరు వాస్తవిక ఎంపికలను అన్వేషించాలి. ఉదాహరణకు, మీరు ఒక సాఫ్ట్వేర్ ప్రోగ్రామ్ను మరియు ఇన్పుట్ డేటాను అంతర్గత లేదా వెబ్ ఆధారిత సర్వర్కు కొనుగోలు చేయవచ్చు. మీరు ప్రస్తుతం ఫిల్లింగ్ సిస్టమ్ను కలిగినా, డేటాను బదిలీ చేయగల సమయమును మరియు ధరను అంచనా వేయాలి, డిజిటల్ లేదా వెబ్-ఆధారిత నిల్వ యొక్క సమర్థవంతమైన ఖర్చు పొదుపు మరియు సమర్థతతో. సూదులు కేసు నిర్వహణ సాఫ్ట్వేర్ను ఉపయోగించే లా సంస్థలు ముఖ్యమైన సమయం బదిలీ డేటాను గడపవచ్చు, అయితే వ్యవస్థ పూర్తిగా సుదూర ప్రాంతాల నుండి ఫైళ్ళను ప్రాప్యత చేయగల సామర్థ్యాన్ని కలిగివున్నట్లయితే లెక్కలేనన్ని ప్రయోజనాలు ఉన్నాయి.
