ఒక బోర్డుకు అధికారిక లేఖ రాయడం - ఇది ఒక పాఠశాల బోర్డు లేదా ఒక అంతర్జాతీయ సంస్థ - మొదటి చూపులో నిరుత్సాహకరమైన పనిలాగా అనిపించవచ్చు. చిన్న, నిర్వహించగల దశలలోకి అది విచ్ఛిన్నం అయితే మొదట్లో మీరు ఆశించినదాని కంటే ఇది సులభతరం అవుతుంది. ఒక బోర్డుకు అధికారిక లేఖ ఒక వ్యాపార లేఖ యొక్క అన్ని నియమాలను అనుసరిస్తుంది. మీ లేఖను చిన్నదిగా మరియు బిందువుకు ఉంచడం ముఖ్యం. ఒక అధికారిక లేఖ ఒక పేజీ కంటే ఎక్కువ కాలం ఉండకూడదు, కనుక మీ లేఖ మించి ఉంటే, మీరు దానిని ప్రాథమిక వాస్తవాలకి తగ్గించే వరకు సంకలనం ఉంచండి.
మీరు బోర్డు మీ లేఖలో చేర్చబోతున్నారు విషయం యొక్క జాబితా డౌన్ రాయండి. ఉదాహరణకు, మీరు ఒక తరగతి పర్యటన కోసం డబ్బును అభ్యర్థించడానికి బోర్డుకు వ్రాస్తున్నట్లయితే, విద్యార్థులు పాల్గొనడానికి మరియు ఎక్కడ మరియు ఎప్పుడు జరుగుతుందో సూచిస్తాయి.
అధికారిక లేఖ కోసం ఫార్మాట్ ఈ క్రింది విధంగా ఉంది: తిరిగి చిరునామా, తేదీ, లోపల చిరునామా, వందనం, లేఖ యొక్క శరీరం మరియు ముగింపు. పేజీ యొక్క నాలుగు వైపులా ఒక అంగుళాల అంచులు వదిలివేయాలి.
బ్లాక్ ఫార్మాట్ ఉపయోగించండి మరియు పేజీ యొక్క ఎడమ వైపు అన్ని టెక్స్ట్ ప్రారంభించండి. ఇండెంటింగ్ కాకుండా, లేఖలోని ప్రతి భాగానికి మధ్య ఖాళీ గీతను వదలండి.
సాధ్యమైతే లెటర్ హెడ్ వ్రాయండి. ఏమైనప్పటికీ, లెటర్హెడ్ మీకు లేకుంటే, మీ చిరునామాను ఎగువ ఎడమ చేతి మూలలో టైప్ చేయండి. ఒక ఖాళీ పంక్తిని ఎంటర్ చేసి, ఆపై తేదీని టైప్ చేయండి.
బోర్డు యొక్క లోపల చిరునామాను నమోదు చేయండి, ఇది కవరుపై కనిపించే అదే చిరునామా, ఇది స్నేహపూర్వక వాటి నుండి వ్యాపార లేఖలను వేరు చేస్తుంది. అక్షరం ఉద్దేశించిన వ్యక్తుల గురించి అంతర్గత చిరునామా లేకుండా ప్రజలు గందరగోళంగా ఉండవచ్చు.
వందనం లో టైప్ చేయండి. ఈ సందర్భంలో అది "డియర్ ఛైర్మన్ జోన్స్ అండ్ వరల్డ్ క్రాఫ్ట్ బోర్డు సభ్యులు,". మరో అవకాశం "వరల్డ్ క్రాఫ్ట్ బోర్డు యొక్క ప్రియమైన సభ్యులు,"
నేరుగా పాయింట్ పొందండి. ప్రజలను శుభాకాంక్షలు తెచ్చే లేదా వారి ఆరోగ్యం గురించి ప్రశ్నించడంతో బాధపడటం లేదు. "నేను బోర్డుకు రాస్తున్నాను" అని మీరు వ్యాపారాన్ని సూచిస్తున్నారని సూచిస్తుంది.
బోర్డు మీ లేఖలో ఒక లాంఛనప్రాయ వ్యాపార లాంటి టోన్ను నిర్వహించండి. వ్యక్తిగత సమస్యల నుండి దూరంగా ఉండండి మరియు వాస్తవాలకు అంటుకొని ఉండండి.
మీ పేరాగ్రాఫ్లు మరియు వాక్యాలను చిన్నగా ఉంచండి మరియు మీ లేఖలో ఆలోచనలను మీరు బోర్డుకు మార్చినప్పుడు కొత్త పేరాని ప్రారంభించాలని గుర్తుంచుకోండి. వాక్య వాక్యాలను నివారించండి మరియు చిన్నది చేసేటప్పుడు పెద్ద పదాలను ఉపయోగించవద్దు.
మీ లేఖను బోర్డుకు "భవదీయులు" తో మూసివేసి, దానిని కామాతో అనుసరిస్తామని గమనించండి. మరో ఆమోదయోగ్యమైన అధికారిక ముగింపు "యువర్స్ హృదయపూర్వక,".
మీ సంతకానికి మూడు లేదా నాలుగు పంక్తులను ఉంచండి, ఆపై మీ పేరును టైప్ చేయండి. మీరు ఎవరికీ లేఖను కాపీ చేస్తే "Cc" ను జోడించి వారి పేర్లను జాబితా చేయండి.
మీ లేఖ 24 గంటల పాటు కూర్చుని, ఆపై ఏ గ్రామర్ లేదా టైపింగ్ తప్పులను సరిచేయండి. మీ లేఖను గట్టిగా చదవండి మరియు దీన్ని అధికారిక టోన్ మరియు కంటెంట్ కోసం అంచనా వేయండి. అనుగుణంగా సవరించండి.
