సంస్థల్లో అకౌంటింగ్ మరియు ఆర్ధిక నిర్వహణ కోసం ఎలక్ట్రానిక్ వ్యవస్థల యొక్క వాడకం చాలా సంస్థల్లో భౌతిక పత్రాలను ఉపయోగించడం తగ్గిపోయింది. డిజిటల్ రికార్డు నిర్వహణ వ్యవస్థలు మరియు ఆర్థిక అకౌంటింగ్ కార్యక్రమాలపై ఆధారపడటం కొన్ని ఆడిటింగ్ సంస్థలు ప్రధానంగా పేపిల్లేస్ ఆఫీసును నిర్వహించే కంపెనీలకు కాగితాలు లేని ఆడిటింగ్ను అందించటానికి అనుమతినిచ్చాయి. ప్రభుత్వ నియంత్రణలు, ఆడిటింగ్ కంపెనీల ఇష్టపడే పద్దతులు మరియు అకౌంటింగ్ సంస్థ ప్రతిపాదనలు ద్వారా ఒక కాగితపు ఆడిట్ కోసం నమూనాలు స్థాపించబడ్డాయి.
సౌలభ్యాన్ని
కాగితం లేని ఆడిట్ కోసం ఎంపిక చేసే కంపెనీలు ఆర్ధిక పత్రాలకు మరియు ఆడిటింగ్ సిబ్బందికి వాడకందారులకు అధిక ప్రాప్యతను అందించగలవు. ఆడిటర్లకు పత్రాలను అందించడానికి అకౌంటింగ్ మరియు ఆర్ధిక సిబ్బంది అవసరమయ్యే సమయాన్ని పెంచే అవకాశం పెరిగింది. భద్రతా అవసరాల మీద ఆధారపడి, ఆడిటర్లు వారి సమీక్షను వ్యాపార సౌకర్యం వెలుపల నుండి నిర్వహించటానికి అనుమతించవచ్చు.
ట్రాకింగ్ సామర్థ్యం
చాలా కాగితపు ఆడిట్ వ్యవస్థలు ఆడిటింగ్ ప్రక్రియ అంతటా రిపోర్టింగ్ మరియు ట్రాకింగ్ సామర్థ్యాలను అందిస్తాయి. ఆడిటింగ్ సంస్థ యొక్క మేనేజ్మెంట్ అలాగే ఆడిటింగ్ సంస్థ యొక్క మేనేజర్లు సులభంగా సమీక్ష ప్రక్రియలో ప్రతి అడుగు ట్రాక్ మరియు మానిటర్ చేయవచ్చు. ఈ పెరిగిన ట్రాకింగ్ వనరుల అవసరాలకు అనుగుణంగా సహాయపడుతుంది మరియు ఆడిటింగ్ కాలపట్టికను నిర్వహించడంలో సహాయపడుతుంది. ట్రాకింగ్ మరియు టైమ్ మేనేజ్మెంట్ ముఖ్యమైనవి, ముఖ్యంగా SEC- నిర్దేశిత రిపోర్టింగ్ గడువుతో ఉన్న పబ్లిక్ కంపనీలకు అవసరం.
తక్కువ వేస్ట్
ఫైనాన్షియల్ డాక్యుమెంట్స్, నిల్వ సౌకర్యాలు మరియు కార్యాలయాల నకిలీ నకలు అవసరాన్ని తగ్గించడం వలన రెండు కంపెనీలు ఉత్పత్తి వ్యర్థాలను తగ్గిస్తాయి. పేపర్లెస్ ఆడిట్లు సాంప్రదాయిక కాగితం-బౌండ్ ఆడిట్ కంటే తక్కువ కాగితం, సిరా టోనర్, విద్యుత్ మరియు కార్యాలయ సామాగ్రిని ఉపయోగిస్తాయి. కాగితం మరియు సంబంధిత సరఫరాల తగ్గింపు ఖర్చు పొదుపులు మరియు పర్యావరణ లాభాలను అందిస్తుంది. పర్యావరణపరంగా అనుకూలమైన వారి కంపెనీని ప్రోత్సహించాలని కోరుకునే సంస్థలకు ఈ ఆకుపచ్చ దృష్టి ముఖ్యమైనది కావచ్చు.
వేగంగా రివ్యూ
కాగితం లేని ఆడిట్ సంప్రదాయ కాగితం-కాలిబాట ఆడిట్ ప్రాసెస్ కంటే తక్కువ సమయం పడుతుంది. ఎక్కువ ఖచ్చితత్వంతో సమీక్ష మరియు విశ్లేషణ కోసం ఆర్థిక పత్రాలను సులభంగా లోడ్ చేయవచ్చు. ఆడిట్ పనులు ఎలక్ట్రానిక్ ప్రాసెసింగ్ మానవ దోషాలను తగ్గిస్తుంది మరియు ఆడిటింగ్ వ్యవస్థలో మానవీయంగా సమాచారాన్ని నమోదు చేయవలసిన అవసరము. అదనపు సమీక్ష కోసం ఆడిట్ అంశం ఫ్లాగ్ చేయబడినప్పుడు, ఆడిటర్లు సమీక్ష మరియు అదనపు సమాచారం కోసం ఆర్ధిక ప్రధానానికి సులభంగా సమాచారాన్ని పంపగలరు. ఎలక్ట్రానిక్ సమీక్షలు కాగితం రూపాలతో వ్యక్తి-భౌతిక సమావేశాల కంటే తక్కువ సమయం పట్టవచ్చు. తక్కువ మాన్యువల్ పని మరియు సులభంగా సమీక్షలు మొత్తం ఆడిటింగ్ టైమ్లైన్ను తగ్గించగలవు.
పెరిగిన సెక్యూరిటీ
ఎలక్ట్రానిక్ పత్రాల కంటే భౌతిక పత్రాలు సురక్షితంగా ఉంటాయి. ఎలక్ట్రానిక్ డేటా మరియు డాక్యుమెంట్లు పాస్వర్డ్లు మరియు ఇతర డిజిటల్ భద్రతా పద్ధతుల ద్వారా భద్రపరచబడతాయి. భద్రతా సమీక్ష ప్రయోజనాల కోసం ప్రతి డేటా ఎలిమెంట్ను సమీక్షించిన ఒక ఎలక్ట్రానిక్ ట్రాకింగ్ వ్యవస్థను కూడా గుర్తించవచ్చు. శారీరక పత్రాలను కాపీ చేయవచ్చు, కోల్పోతారు లేదా ఒక అసురక్షిత స్థానంలో ఉంచవచ్చు. ఒక కాగితపు ఆడిట్ సంస్థ యొక్క ఆర్ధిక వ్యవస్థ యొక్క భద్రతను పెంచుతుంది.
