కాగితం లేని కార్యాలయం పర్యావరణానికి సహాయపడగలదు, కానీ తగినంత పనితీరు వ్యవస్థ స్థానంలో ఉండకపోతే అది ప్రక్రియ తలనొప్పిని సృష్టించవచ్చు. ప్రతిదీ డిజిటల్ ప్రదేశంలోకి తరలించడం అవసరం, పత్రం నియంత్రణ మరియు వర్క్ఫ్లో విధానాలను స్థాపించాల్సిన అవసరం ఉంది, అది ఏదీ పరివర్తనం లేకుండా పోతుంది. శారీరక లోపు బాక్సులను చరిత్ర యొక్క దుమ్ము కుప్పకూలినప్పుడు, వర్చువల్ వాటిని భర్తీ చేయాలి.
డిజిటల్ గోయింగ్
కాగితం లేని కార్యాలయంలో, ఆన్లైన్లో సాధ్యం కావడానికి లక్ష్యంగా ఉంది. ముద్రిత పత్రాలు స్కాన్ చేయబడతాయి మరియు ప్రామాణీకరించబడిన వినియోగదారులు వాటిని ప్రాప్తి చేయగల మీ కంప్యూటర్ సిస్టమ్లో భాగస్వామ్య స్థానంలో ఉంచబడుతుంది. పర్యావరణ ప్రయోజనాలకు అదనంగా, బాగా నిర్వహించే పేపిల్లెస్ ఆఫీస్ సంప్రదాయ ఫైలింగ్ వ్యవస్థల్లో కంటే సులభంగా సమాచారాన్ని పొందవచ్చు. వర్చువల్ ఆర్కైవ్ పాత పాత పత్రాల్లోని ఫోల్డర్లు, అందువల్ల వారు తరచుగా యాక్సెస్ చేయబడిన ప్రాంతాల్లో అస్తవ్యస్తంగా లేవు, కానీ అవసరమైనప్పుడు ఇప్పటికీ అందుబాటులో ఉంటాయి.
భాగస్వామ్య క్యాలెండర్లు
ఉద్యోగుల షెడ్యూల్ను భాగస్వామ్య క్యాలెండర్లోకి తరలించడం యజమానులు సెలవు దినాన్ని మరియు పని షెడ్యూల్ను ప్రభావితం చేసే ఇతర విషయాలను నిర్వహించడానికి అనుమతిస్తుంది. ఇది సహ-కార్మికులు సమావేశాలు మరియు ఇతర షెడ్యూల్ ఈవెంట్లను ట్రాక్ చేయడానికి కూడా అనుమతిస్తుంది. కార్యాలయ క్యాలెండర్లను పంచుకునే బృందాలు, ఎవరు ఉన్నారు మరియు ఎవరు కార్యాలయం నుండి బయట పడతారో మరియు మనసులో ఉన్న కార్యక్రమాలపై వర్క్ఫ్లోను నిర్మిస్తారని విశ్లేషించవచ్చు. వారం ముగింపులో కీలక వాటాదారుల సమావేశానికి హాజరవుతున్నారని చూడటం, ఉదాహరణకు, కీలక డాక్యుమెంట్ లేదా కాంట్రాక్టు యొక్క ముసాయిదాని పొందడానికి ఒకరిని పురిగొల్పగలదు, ఆ వాటాదారులకు ముందు వారి ఇన్పుట్ అందించే అవకాశం లభిస్తుంది. కంటెంట్ పూర్తయింది.
డాక్యుమెంట్ మేనేజ్మెంట్
పేపరు లేని కార్యాలయాలకు పత్రాలు ఎలా నిర్వహించబడతాయి మరియు నిల్వ చెయ్యాలి అనే ఆదేశం తప్పనిసరి. డాక్యుమెంట్లను సులువుగా కనుగొనటానికి ఒక పత్రాన్ని నామకరణ మరియు ఫోల్డర్ నిర్మాణాన్ని సృష్టించండి. డాక్యుమెంట్ మేనేజ్మెంట్ సిస్టమ్స్ తరచుగా "తనిఖీ చేయడం" మరియు ట్రాకింగ్ మార్పులకు రెండింటికీ అనుమతిస్తాయి. ఇది ఒక పత్రంలో పనిచేయకుండా ఒకేసారి బహుళ వ్యక్తులను నిరోధిస్తుంది మరియు సంస్కరణ నియంత్రణను అనుమతిస్తుంది. షేర్డ్ లొకేషన్స్ లో నవీకరించబడిన పత్రాలను అప్డేట్ చేస్తే వినియోగదారులు ఒక ఫైల్ను డౌన్లోడ్ చేసినప్పుడు సంభవించే సమస్యలను తగ్గిస్తుంది, నవీకరణలు చేసుకోండి మరియు ఇమెయిల్ ద్వారా దాన్ని పంపించి ఆపై అధికారిక సంస్కరణను కొనసాగించడంలో విఫలమవుతుంది.
ప్రాజెక్ట్ నిర్వహణ
ప్రాజెక్ట్ నిర్వహణ మైలేజ్లు మరియు గడువులను ట్రాక్ చేస్తుంది. మీరు పనులు మరియు ప్రాజెక్ట్ షెడ్యూల్లను ట్రాక్ చేయగల వ్యవస్థ అవసరం మరియు ఉద్యోగాలను పూర్తయినప్పుడు ఉద్యోగులను సూచించడానికి అనుమతిస్తుంది. ఒక క్రొత్త పని తన శ్రద్ధ అవసరమైనప్పుడు నోటిఫికేషన్లు ఎవరైనా హెచ్చరించాలి. వ్యక్తులు వారి స్వంత ప్రాజెక్టులను ట్రాక్ చేయవచ్చు, అయితే నిర్వాహకులు బృందం అంతటా ఏది జరిగిందో సంపూర్ణమైన వీక్షణను పొందవచ్చు మరియు అవసరమైన వనరులను పునఃప్రారంభించాలి. పూర్తయిన పూర్ణాంకాలతో డిజిటల్గా ఆర్కైవ్ చేయబడి, పాఠాలు నేర్చుకోవాలి, అదే విధమైన ప్రణాళిక తరువాత ప్రారంభమైనప్పుడు జ్ఞాన బదిలీ సులభంగా సంభవిస్తుంది.
