కార్యాలయ విధానాలు నిర్దిష్ట కార్యాలయాల్లో వ్యాపారం కోసం అంగీకరించిన ప్రమాణంగా చెప్పవచ్చు. ఈ ప్రమాణాలు పరిశ్రమ, పనిభారము, భౌగోళిక ప్రదేశం, ఆఫీసు యొక్క వృత్తి లేదా సంస్థ యొక్క పరిమాణంపై ఆధారపడి మారవచ్చు. ఉదాహరణకు, వైద్య, దంత లేదా చట్టపరమైన ఆచరణలో కార్యనిర్వాహక విధానాలు నిర్మాణం, రిటైల్ లేదా దిగుమతి వ్యాపారం కంటే చాలా భిన్నంగా ఉంటాయి. ఏది ఏమైనప్పటికీ, పరిశ్రమల అంతటా కార్యనిర్వాహక ప్రక్రియలకు కొన్ని "నియమాలు" ఉన్నాయి.
టెలిఫోన్ పద్ధతులు
అన్ని కార్యాలయాలు ప్రొఫెషనల్ మరియు మర్యాదపూర్వక టెలిఫోన్ మర్యాదలకు అవసరం. ఫోన్కు వెంటనే సమాధానం ఇవ్వండి, స్పష్టంగా మరియు మర్యాదపూర్వకంగా మాట్లాడండి మరియు కాల్కి తిరిగి రాకుండా కొన్ని సెకన్ల కన్నా ఎక్కువ కాలరీని ఎప్పటికీ వదిలిపెట్టకూడదు - "నేను ఇప్పటికీ మీ అభ్యర్థనపై పని చేస్తున్నాను" అని చెప్పినా కూడా.
కార్యాలయం నుండి లేదా కార్మికులకు లేని సందేశాల కోసం సందేశాలను తీసుకోండి. ఇచ్చినట్లయితే, పిలుపు పేరు, తేదీ, సమయం మరియు కాలర్ యొక్క ఫోన్ నంబర్ను స్పష్టంగా రికార్డ్ చేయండి. ఒక వాయిస్మెయిల్ సిస్టం స్థానంలో ఉన్నప్పుడు, ఆమె వాయిస్మెయిల్ను వదిలివేసి, ఆపై ఆమె వాయిస్మెయిల్ సిస్టమ్కు బదిలీ చేయాలనుకుంటే కాలర్ని అడగండి. బదిలీ ముందు కాలర్కు తెలియకుండా ఒక కాల్ని బదిలీ చేయడానికి ఇది అసంపూర్ణమైనది.
రికార్డ్స్ మేనేజ్మెంట్
కార్యాలయాల నిర్వహణకు సంబంధించిన ప్రత్యేకతలు కార్యాలయం నుండి కార్యాలయానికి చాలా వరకు మారుతుంటాయి, అయితే అన్ని వ్యాపార కార్యకలాపాల వివరాలు క్రమబద్ధంగా, వృత్తిపరమైన పద్ధతిలో నిర్వహించబడాలి. అన్ని రశీదులు, ఇన్వాయిస్లు, ఖాతా స్టేట్మెంట్స్, వర్క్ ఆర్డర్లు, ప్రతిపాదనలు, ఉద్యోగ అంచనాలు, సుదూర, నివేదికలు మరియు కంపెనీచే ఉత్పత్తి చేయబడిన ఇతర పత్రాల కాపీలు ఉంచండి.
కంపెనీ విశేషతల ఆధారంగా ప్రతి విక్రేత, కస్టమర్ ఖాతా, అమ్మకం లేదా ప్రాజెక్ట్ కోసం ఫైళ్ళను సృష్టించండి. స్పష్టంగా అన్ని ఫోల్డర్లను లేబుల్ చేయండి మరియు అవసరమైనప్పుడు వాటిని త్వరగా పొందగలిగే ప్రదేశాల్లో వాటిని ఫైల్ చేయండి. ఈ పరిశ్రమల పరంగా, ఏ వ్యాపారం యొక్క సరైన నిర్వహణకు అవసరమైనవి.
మెయిల్ నిర్వహణ మరియు పంపిణీ
ఇన్కమింగ్ మరియు అవుట్గోయింగ్ మెయిల్ను మేనేజింగ్ ఆఫీసు ద్వారా మారుతూ ఉంటుంది, కానీ అన్ని మెయిల్లను ముఖ్యమైన సుదూరతగా వ్యవహరిస్తుంది మరియు తక్షణమే, ముఖ్యంగా ఖాతాదారులతో మరియు కస్టమర్లతో సంబంధాలు నిర్వహిస్తుంది.
నిర్దిష్ట సంస్థ విధానాలను బట్టి తగిన శాఖ లేదా ఉద్యోగికి ఓపెన్ మరియు మార్గం మెయిల్. ఎప్పుడూ తెరిచిన మెయిల్ స్టాంప్డ్ "వ్యక్తిగత." ఇన్కమింగ్ మెయిల్ పంపిణీకి ముందు తెరవబడితే, ఒక చిరునామా లేదా పంపేవారి సమాచారం అవసరమైతే కవరేజ్ వెనుకకు కవరును కత్తిరించండి.
అవుట్గోయింగ్ మెయిల్ను అవసరమైతే, ఎగువ కుడి మూలలో తపాలా యొక్క సరైన మొత్తంని తీసుకురా. ఒక మెయిల్ క్యారియర్ ద్వారా మెయిల్ ఎంపిక చేయబడితే, అది పిక్-అప్ కొరకు సరైన అవుట్గోయింగ్ ప్రదేశంలో ఉంచండి. అది స్థానిక పోస్ట్ ఆఫీస్కు తీసుకువెళితే, సులభమైన అక్షరాల కోసం ఒక పెట్టెలో అన్ని అక్షరాలను ఉంచండి. టేప్ అన్ని ప్యాకేజీలను సురక్షితంగా మరియు స్పష్టంగా సరైన డెలివరీ కోసం వాటిని లేబుల్.
కంప్యూటర్లు మరియు టెక్నాలజీ
అటువంటి సమాచారంపై ఎక్కువగా ఆధారపడిన నేటి కార్యాలయంలో కంప్యూటర్ డేటాను సరిగ్గా రక్షించడం చాలా ముఖ్యం. కంప్యూటర్ ఫైళ్లు మరియు హార్డ్వేర్ను కాపాడడానికి ప్రాథమిక భద్రత విధానాలను ప్రాక్టీస్ చేయండి.
పత్రాలు మరియు సాఫ్ట్వేర్లను రక్షించడానికి, అటువంటి సేవను అందించే ఇంటర్నెట్ సైట్లో లేదా ఒక ప్రత్యేక ఫ్లాష్ డ్రైవ్ లేదా జిప్ డిస్క్లో అన్ని కంప్యూటర్ ఫైళ్ల రోజువారీ బ్యాకప్ను సృష్టించండి. ఇంటర్నెట్ నుండి ఫైల్స్ మరియు సాఫ్ట్ వేర్లను డౌన్లోడ్ చేస్తున్నప్పుడు జాగ్రత్తగా ఉండండి. ఒక కంప్యూటర్ ఆన్ చేసినప్పుడు, వైరస్ రక్షణ కార్యక్రమాలను నడుపుతూ ఉండండి మరియు కొత్త బెదిరింపులు నిరంతరం ఉత్పన్నమయ్యే నాటి నుండి వైరస్ డేటాబేస్ను తాజాగా ఉంచండి.
బలమైన మరియు విశ్వసనీయ ఉప్పెన రక్షకునితో హార్డ్వేర్ని రక్షించండి. ఎవరూ వాటిని ఉపయోగిస్తున్నప్పుడు కంప్యూటర్లను ఆఫ్ చేయడం ప్రారంభించండి, మరియు భారీ మెరుపు తుఫానుల సమయంలో ఏ ఎలక్ట్రానిక్స్ను అన్ప్లగ్ చేయండి.
