ప్రాసెస్ డాక్యుమెంట్ స్పష్టంగా కంపెనీలో జరిగే క్లిష్టమైన పనులను పేర్కొంటుంది. వారు ఉద్యోగుల మధ్య గందరగోళాన్ని తొలగిస్తారు మరియు కంపెనీలోని అన్ని సభ్యులను ఒకే పేజీలో ఉంచండి. కంపెనీలో ప్రస్తుత ప్రక్రియలు ఏమిటో ఒక ప్రక్రియ పత్రం పేర్కొంటుంది. ప్రస్తుత విధానాలను గుర్తించడం ద్వారా, మీరు ప్రస్తుత వ్యవస్థలో తరచుగా తటస్థ వైఫల్యాలు మరియు అభివృద్ధి కోసం గదిని చూడండి. ప్రాసెస్ డాక్యుమెంటేషన్ కూడా వ్యాపార అవసరాలకు మారుతున్న సంస్థకు మరింత వేగంగా సర్దుబాటు చేయడానికి అనుమతిస్తుంది. స్పష్టంగా మీ కంపెనీ ప్రస్తుత విధులు గురించి కంపెనీ ముందుకు తరలించడానికి అనుమతిస్తుంది.
పత్రం యొక్క పరిధిని నిర్ణయించండి. మీరు కంపెనీలో లేదా పెద్ద కంపెనీల్లోని ప్రతి ప్రక్రియను డాక్యుమెంట్ చేయవచ్చు, ఒక ప్రక్రియల సెట్పై దృష్టి పెట్టండి. ఉదాహరణకు, సంస్థ యొక్క మొత్తం పనితీరును డాక్యుమెంట్ చేయడానికి బదులుగా, ఒక భారీ కార్పొరేషన్ వారి అకౌంటింగ్ కార్యకలాపాలతో మాత్రమే ప్రారంభం కావాలి.
ఒక పేజీ, ప్రక్రియల దృశ్య ప్రాతినిధ్యం డ్రాఫ్ట్. ఒక దరఖాస్తు మెట్రిక్స్ను చేర్చండి, ప్రతి విధికి లేదా కార్యక్రమ ప్రవాహం రేఖాచిత్రంకు ఎవరు బాధ్యత వహిస్తారో అనే అంశము. ఒక ప్రక్రియ ప్రవాహం రేఖాచిత్రం అనేది ప్రక్రియను పూర్తి చేయడానికి వివిధ చర్యల యొక్క అధిక-స్థాయి ప్రాతినిధ్యం మరియు సంస్థ ద్వారా దశలను ఎలా ప్రవహిస్తుంది. ఉదాహరణకు, ఒక ఇన్వాయిస్ చెల్లించడానికి వివిధ దశలను ఒక ప్రక్రియ రేఖాచత్రము తో చెప్పిన చేయవచ్చు.
ప్రక్రియ ఉత్పత్తులు మరియు సేవలను కలిగి ఉన్న ప్రభావాన్ని వివరించండి. సాధారణ కార్యకలాపాల ప్రభావాలు మరియు ప్రక్రియలో విఫలమైన ఫలితాల ఫలితంగా. ఉదాహరణకు, ఇన్వాయిస్లు కోల్పోతే మరియు చెల్లించబడకపోతే, సరఫరాదారు తదుపరి క్రమంలో రవాణా చేయడానికి తిరస్కరిస్తాడు.
ప్రక్రియలో పాత్రలను నిర్వచించండి. వారి ఉద్యోగ పనితీరు ద్వారా వ్యక్తిగతంగా కాకుండా పాత్రలను గుర్తించండి. ఉదాహరణకు, చెల్లించదగిన క్లర్కులు ఇన్వాయిస్లను ప్రాసెస్ చేసి చెల్లింపు కోసం వ్యవస్థలోకి ప్రవేశిస్తారు. నియంత్రిక ఇన్వాయిస్లను ఆమోదించి, చెల్లింపును అనుమతిస్తుంది.
ప్రక్రియలో ఉపయోగించిన కంప్యూటర్ వ్యవస్థలు మరియు సాఫ్ట్వేర్ అన్నింటిని రూపుమాపడానికి. స్పష్టంగా ప్రతి వ్యవస్థ, దాని ప్రయోజనం మరియు దాని కార్యాచరణను నిర్వచించండి.
ప్రారంభం నుండి అంతం వరకు ప్రక్రియను డాక్యుమెంట్ చేయండి. వచనాన్ని రూపొందించడానికి మీ మార్గదర్శినిగా మీ కార్యక్రమ ప్రవాహ రేఖాచిత్రం ఉపయోగించండి. మీరు డాక్యుమెంట్లో చేర్చిన పరిధిని బట్టి వీలైనంత వివరాలను చేర్చండి. వ్యక్తిగత పేర్ల కంటే బాధ్యతలను కేటాయించడానికి పాత్ర పేర్లను ఉపయోగించండి.
మినహాయింపుల కోసం ఒక విభాగాన్ని చేర్చండి. సాధారణ ప్రక్రియ ప్రవాహం అనుసరించనప్పుడు ఏమి జరుగుతుందనే పత్రం. ఉదాహరణకు, కంప్యూటర్ వ్యవస్థలు పడిపోయినప్పుడు, పేపరు ఆధారిత అకౌంటింగ్ వ్యవస్థ ఇన్వాయిస్లను ప్రాసెస్ చేయడానికి రూపొందించబడింది.
అన్ని ప్రభావితమైన పార్టీలతో ప్రాసెస్ పత్రాన్ని సమీక్షించండి. ప్రతి ఒక్కరూ ప్రక్రియల గురించి ఒప్పందంలో ఉన్నారని నిర్ధారించుకోండి.
