"ట్రైబల్ నాలెడ్జ్" మీ వ్యాపారం, బృందం, బృందం లేదా తెగ దాని లక్ష్యాలను సాధించడానికి ఉపయోగించే ఏ అలిఖిత సమాచారం గా నిర్వచించబడింది. గిరిజన జ్ఞానంతో సమస్య మీరు తెగలోని ముఖ్య సభ్యులను కోల్పోయినప్పుడు, జ్ఞానం వారితో దూరంగా ఉంటుంది. మీరు మీ సంస్థ యొక్క విధానాలు లేదా ప్రక్రియను డాక్యుమెంట్ చేసినప్పుడు, మీరు ఈ పరిజ్ఞానాన్ని కాపాడగలరు మరియు త్వరగా కొత్త సభ్యులను వేగవంతం చేయగలరు. "ట్రైబల్ నాలెడ్జ్" డాక్యుమెంట్ చేయడానికి అవసరమైన అవగాహన ఈ పత్రాలను సృష్టించడంలో ఒక ముఖ్యమైన అంశం.
మీ డెలివర్లు నిర్వచించండి
ఈ డాక్యుమెంటేషన్ ప్రాజెక్టులో చేర్చవలసిన ప్రతిదీ గుర్తించే సాధారణ ప్రకటనను వ్రాయడం ద్వారా "స్కోప్ స్టేట్మెంట్" ను సృష్టించండి. డాక్యుమెంట్ చేయబడే ప్రత్యేక ప్రక్రియను స్పష్టంగా గుర్తించండి. ప్రాసెస్ డాక్యుమెంట్ ఈ ప్రక్రియ వాస్తవానికి ఎలా పనిచేస్తుందో ప్రతిబింబిస్తుందో లేదో లేదా భవిష్యత్తులో ఎలా పని చేయాలి అనేదానిని నిర్వచిస్తోందో లేదో.
ప్రక్రియ యజమాని లేదా యజమాని యొక్క భాగాలను కలిగి ఉన్నవారిని కలిగి ఉన్న "యాజమాన్య మ్యాట్రిక్స్" ను సృష్టించండి. ఈ మ్యాట్రిక్స్ ఒక సంస్థాగత పట్టిక లేదా ప్రక్రియ-ప్రవాహం రేఖాచిత్రం వలె స్పష్టంగా ఉంటుంది, ఇది యజమానులు మరియు యజమానుల యొక్క పరిచయ సమాచారాన్ని స్పష్టంగా గుర్తిస్తుంది.
డాక్యుమెంట్ చేయబడిన నిర్దిష్ట ఉత్పత్తులు లేదా సేవలను గుర్తించండి. ఇది సాధారణంగా మోడల్ సంఖ్య, భాగం సంఖ్య మరియు వివరణ వంటి అన్ని లేదా సంబంధిత సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న జాబితా.
ప్రక్రియలో పాల్గొన్న వారి పాత్రలను వివరించండి. ఉద్యోగ శీర్షిక ఆధారంగా మరియు వ్యక్తిగత సామర్థ్యాల ఆధారంగా స్పష్టమైన వివరణను అందించండి. ఈ స్థానమేమిటో వివరించండి మరియు ఇది ప్రక్రియలోకి ఎలా సరిపోతుంది. డాక్యుమెంట్ చేయబడిన ప్రక్రియలో ప్రతి కీ స్థానం కోసం జాబ్ టైటిల్ మరియు వివరణ లేదా పూర్తి ఉద్యోగ వివరణను సూచించే ఒకే పత్రం ఇది.
"ప్రాసెస్ ఫ్లో" రేఖాచిత్రం లేదా చార్ట్ను సృష్టించడం ద్వారా ఈ ప్రక్రియ యొక్క ప్రతి అడుగును, ప్రారంభం నుండి అంతం వరకు. సాధారణంగా అధిక-స్థాయి రేఖాచత్రము ప్రక్రియ యొక్క ప్రధాన దశలను చూపుతుంది మరియు తక్కువ-స్థాయి రేఖా పట పత్రాలను ప్రతి ప్రధాన దశలకు అనుగుణంగా ఉన్న ప్రక్రియ దశలను సూచిస్తుంది.
ప్రక్రియ యొక్క ప్రతి అడుగు కోసం తగిన "విధానాలు మరియు పద్ధతులు" డాక్యుమెంటేషన్ సృష్టించండి. ఇంటర్వ్యూలు మరియు పరిశోధనాలతో మీరు ఈ ప్రక్రియను అన్వేషిస్తున్నప్పుడు, ఈ విధానాలు మరియు విధానాలు బయటపడతాయి. ఈ విధానం మరియు ప్రక్రియ పత్రాలను రూపొందించడానికి పునాదిగా ఉపయోగపడే వివరణాత్మక గమనికలను ఉంచండి.
అంతర్గత "డాక్యుమెంట్ మేనేజ్మెంట్" ప్రాసెస్ యొక్క వివరణను అందించే మీ బట్వాడాలో ఒక పత్రాన్ని చేర్చండి. సంస్థ పత్రాల్లో సమీక్షలు మరియు ఆమోదం, పంపిణీ మరియు ఆర్కైవ్ చేయడం గురించి ఈ పత్రం వివరించాలి.
పత్రాలను సృష్టించండి
ప్రస్తుతం ఉన్న పత్రాల గురించి స్పష్టమైన అవగాహన పొందడానికి ఇప్పటికే ఉన్న పత్రాలను గుర్తించండి. అదే సమాచారం ఇప్పటికే ఉన్న డాక్యుమెంట్లలో ఉంటే, కొత్త పత్రాలను సృష్టించడం ద్వారా వీల్ను ఆవిష్కరించాల్సిన అవసరం లేదు. ఈ పత్రాల్లో ఏది ఉపయోగపడేదో గుర్తించండి మరియు దానిపై నిర్మించబడతాయి మరియు ఏ పత్రాలు వాడుకలో లేవని గుర్తించండి. ఇప్పటికే ఉన్న డాక్యుమెంట్ల పూర్తి జాబితాతో, మీకు ఏ పత్రాలు లేవు మరియు సృష్టించాలి. ప్రతి డాక్యుమెంట్ యొక్క స్థితిని ఇప్పటికే ఉన్న, వాడుకలో లేని లేదా కొత్తగా చూపించే మొత్తం పత్రాల జాబితాను సృష్టించండి. అగ్ర మేనేజర్తో మీ మొదటి సమావేశానికి ముందు ఈ ఇన్వెంటరీని కలిగి ఉండండి.
ఇప్పటికే ఉన్న సంస్థ సమీక్షలు మరియు కంపెనీ డైరెక్టరీల వంటి ఇప్పటికే అందుబాటులో ఉన్న ఏదైనా విషయాన్ని సమీక్షించడం ద్వారా "యాజమాన్య మ్యాట్రిక్స్" ను సృష్టించండి. అగ్ర మేనేజర్తో మీ మొదటి సమావేశానికి ముందు ఈ "యాజమాన్య మ్యాట్రిక్స్" ను కలిగి ఉండండి.
అగ్ర మేనేజర్తో కలసి మీ "ఇన్వెంటరీ" మరియు "యాజమాన్య మ్యాట్రిక్స్" సమీక్షించండి. ఈ సమావేశానికి సంబంధించిన లక్ష్యం మీ పరిశోధన కోసం ఉన్నత నిర్వాహకుడిని పొందడానికి మాత్రమే కాదు, అయితే దాన్ని ఆమోదించడానికి మరియు మీ ప్రణాళికతో అంగీకరిస్తున్నారు. ఈ సమావేశానికి సిద్ధం కావాలి మరియు అగ్ర మేనేజర్ సమయం వృధా చేయకండి.
మీరు మీ "ఇన్వెంటరీ" మరియు "యాజమాన్య మ్యాట్రిక్స్" కు అన్ని టాప్ మేనేజర్ చేసిన మార్పులు చేసిన తర్వాత ప్రతి విభాగ అధిపతితో కలవండి. ఈ డిపార్ట్మెంట్-తల సమావేశాల లక్ష్యం మీరు ఏమి చేస్తున్నారో దానిపై డిపార్ట్మెంట్ హెడ్ అప్-టు-స్పీడ్ను తీసుకురావడం మరియు ప్రతి విభాగం హెడ్ యొక్క పాత్ర మరియు వారి స్వంత కార్యక్రమాలపై చర్చలు ప్రారంభించడం. వివరణాత్మక గమనికలు తీసుకోండి లేదా సమావేశాన్ని రికార్డు చేయండి, తద్వారా మీరు దేనినీ కోల్పోరు. మీరు ఈ విభాగం-తల సమావేశాలు ద్వారా ముందుకు వంటి, ప్రక్రియ ఉద్భవించి, పటిష్టం ప్రారంభమవుతుంది.
ప్రతి డిపార్ట్మెంట్ హెడ్ నుండి కొత్త లేదా మరింత ఖచ్చితమైన సమాచారాన్ని మీరు అందుకున్నందున నిరంతర ప్రాతిపదికన డెలిబుల్స్ని నవీకరించండి. మీ గత విభాగం-తల సమావేశం తరువాత, మీరు మీ పంపిణీల్లో సగానికి పైగా నిలబడాలి.
ప్రక్రియ యొక్క ఆ దశలో ఏమి జరుగుతుందో వివరించడానికి ప్రక్రియలో పాల్గొన్న సముచిత పర్యవేక్షకులు, ప్రముఖ కళాకారులు మరియు ఇతరులతో కలవండి. ఈ వ్యక్తులు మీ ఇంటర్వ్యూలో తమ డిపార్ట్మెంట్ హెడ్చే గుర్తించబడతారు. ఈ ప్రయోగాత్మక వ్యక్తులు సాధారణంగా దశలవారీగా, రోజువారీగా, వారి సంబంధిత విభాగ తల కంటే వారి ప్రాంతంలో బాధ్యత వహించే ప్రక్రియలో మరింత పరిజ్ఞానం కలిగి ఉంటారు. మళ్ళీ, వివరణాత్మక నోట్లను తీసుకోండి మరియు ఈ ఫొల్క్స్తో సమావేశం కావడానికి ముందుగానే తయారుచేసే ప్రతిదాన్ని చేయండి, తద్వారా మీరు వారి బిజీ డే నుండి తీసిపోతున్న సమయాన్ని తగ్గిస్తారు.
మీ అన్ని పత్రాల యొక్క మీ మొట్టమొదటి చిత్తుప్రతిని పూర్తి చేయండి. దీనిని మొదటి డ్రాఫ్ట్ అని పిలుస్తారు, కాని ఈ తేదీలు మీరు ఇప్పటి వరకు పొందిన మొత్తం సమాచారం ఆధారంగా పూర్తిగా పూర్తి కావాలి.
మీ మొదటి ముసాయిదా పత్రాలను స్పష్టంగా మొదటి డ్రాఫ్ట్గా గుర్తించి, వారి విభాగానికి సంబంధించిన విభాగాలకి మరియు వారి సమీక్ష కోసం సహచరులకు పంపిణీ చేయండి. ఈ పత్రాలను పూర్తిగా సమీక్షించడానికి వారికి సమయం ఇవ్వండి మరియు ఏవైనా మార్పులను సవరించడానికి వారిని కోరండి.
రెడ్ లైన్స్ అన్ని సమీక్షలు మరియు ఈ పత్రాల మీ చివరి డ్రాఫ్ట్ కోసం సిద్ధం అదే డిపార్ట్మెంట్ హెడ్స్ మరియు సబార్డినేట్లతో వ్యక్తిగత సమావేశాల రెండవ రౌండును ప్రారంభించండి.
అన్ని ఎరుపు లైన్ పునర్విమర్శలను పూర్తి చేయండి. ఒక దశలో మార్పులకు దగ్గరగా శ్రద్ధ చూపు, ఇది మునుపటి లేదా తదుపరి దశను ప్రభావితం చేసి, ఆ పత్రాలు, విధానాలు లేదా ప్రవాహ దశలను మార్చడం. ఈ తుది ముసాయిదాను వారి తుది సమీక్ష కోసం సంబంధిత విభాగపు తలలు మరియు సబ్డినేట్లకు సమర్పించండి.అగ్ర మేనేజర్ సమీక్ష కోసం టాప్ మేనేజర్కి ఏకకాలంలో పూర్తి తుది డ్రాఫ్ట్ను సమర్పించండి.
అంతిమ ఆమోదం కోసం తుది పునర్విమర్శలను మరియు ఈ సవరించిన పత్రాలను ప్రారంభకుడికి తిరిగి సమర్పించండి. అంతిమ ఆమోదం ముందకు ముందు అనేక మరియు వెనుకకు కూర్పులు ఉండవచ్చు. మీరు పత్రాలపై పూర్తి అనుమతిని ఇవ్వడానికి ప్రతి విభాగమైన మరియు డిపార్ట్మెంట్ హెడ్ను అవసరం, లేదా నేరుగా వాటి యొక్క బాధ్యత ప్రాంతానికి సంబంధించిన పత్రాల యొక్క భాగాలు. అయినప్పటికీ, మీ నిర్వాహకుడిని అగ్ర మేనేజర్ సమీక్షించి ఆమోదించినంత వరకు ఆమోదించబడలేదు.
చిట్కాలు
-
మీరు ఒకరు పని దినానికి అంతరాయం కలిగించినందున ఇంటర్వ్యూలు సున్నితమైనవి. ముఖాముఖీలు అందుబాటులో ఉండటం ద్వారా "ప్రాసెస్ ఫ్లో చార్ట్" లేదా ఇంటర్వ్యూలు ముందుకు వెళ్ళడానికి సహాయపడే ఇతర పత్రాలను కలిగి ఉండటం ద్వారా ఈ ఇంటర్వ్యూ కోసం తయారుచేయండి. వ్యక్తిగతంగా ఉండండి మరియు ప్రతి ఒక్కరినీ మీరు గౌరవించే అదే గౌరవం మరియు గౌరవంతో ఎల్లప్పుడూ వ్యవహరిస్తారు. సమర్థవంతంగా మరియు ఇంటర్వ్యూని సమావేశం యొక్క నిర్దిష్ట లక్ష్యంలో దృష్టి పెట్టండి.
