చాలా సంస్థలలోని కొనుగోలు విభాగం చాలా క్లిష్టమైనది, ఎందుకంటే ఇది మొత్తం సంస్థ యొక్క మొత్తం ఖర్చులో పెద్ద మొత్తంలో ప్రాతినిధ్యం వహిస్తుంది మరియు ఎందుకంటే ఇది కార్యకలాపాలకు అవసరమైన వస్తువులు మరియు సేవలకు అందించే సంస్థను ఉంచుతుంది. అసమర్థతలను మరియు / లేదా దోషపూరిత ప్రక్రియల వ్యయం మొత్తం సంస్థను ప్రభావితం చేస్తుంది కాబట్టి చాలా ఎక్కువగా ఉంటుంది. నగదు పంపిణీని కలిగి ఉన్నప్పటి నుండి కొనుగోలు చేయబడిన ఫంక్షన్ మోసంకి ముఖ్యంగా గురవుతుంది. కొనుగోలు విభాగం యొక్క ఆడిషనల్ ఆడిట్లు వ్యర్థాలను, అసమర్థత మరియు మోసంను తొలగించటానికి సహాయపడుతుంది, అందువలన సంస్థ యొక్క బాటమ్ లైన్కు విలువను జోడించడం జరుగుతుంది.
వార్షిక ప్రాతిపదికన అన్ని విధులు ఆడిట్ చేయడానికి బదులుగా కొనుగోలు శాఖ కార్యక్రమాలకు ఒక ప్రమాద అంచనా విధానాన్ని అడాప్ట్ చేయండి. కొనుగోలు విభాగం విధులు గుర్తించండి మరియు ప్రతి ఒకటి సంబంధం ప్రమాదాలు అంచనా. ప్రమాదం అంచనాను ఉపయోగించడం కీలకమైనది, ఎందుకంటే ఇది చాలా అవసరమైన ప్రాంతాల్లో పరిమిత అంతర్గత ఆడిట్ వనరులను ఉంచింది.
కొనుగోలు విభాగం యొక్క అంతర్గత నియంత్రణ నిర్మాణంను పరీక్షించండి. మూల్యాంకనం కోసం COSO ఇంటిగ్రేటెడ్ ఫ్రేమ్వర్క్ను ఉపయోగించండి. ఈ నమూనా నిర్దిష్ట దృక్పథంలో నియంత్రణలను ఉంచుతుంది మరియు నిర్దిష్ట వ్యాపార కార్యకలాపాలతో నిర్దిష్ట నియంత్రణలను అనుసంధానించడానికి సహాయపడుతుంది.
ఆడిట్ కింద ఉన్న అధిక రిస్క్ వ్యాపార కార్యకలాపాలకు సంబంధించిన ఆ నియంత్రణల పరీక్షలను నిర్వహించండి.పరీక్షలు నిర్వహించబడే విధానాల ప్రాసెస్ మ్యాప్లను పొందండి లేదా సిద్ధం చేయండి మరియు అవి ఎలా పని చేస్తాయి అనేదాన్ని ధృవీకరించడానికి ఈ నియంత్రణల్లో ప్రతి ఒక్కొక్క నడకను నిర్వహిస్తాయి. ఆడిట్ చేయబడిన వ్యాపార కార్యకలాపాల కోసం డేటా యొక్క నమూనాను ఎంచుకోండి మరియు సంబంధిత నియంత్రణలతో అనుగుణంగా పరీక్షించండి.
ఏదైనా బలహీనతలను లేదా నియంత్రణ వైఫల్యాలను గుర్తించడానికి నియంత్రణ పరీక్ష ఫలితాలను విశ్లేషించండి. నిర్వహణ ఈ రకమైన పరిస్థితుల గురించి తెలుసుకోవాలి, తద్వారా వీలైనంత త్వరగా సరైన చర్యలు తీసుకుంటారు.
ఆడిట్ కింద వ్యాపార కార్యకలాపాల కోసం వివరణాత్మక డేటాపై గణనీయమైన పరీక్షలను నిర్వహించండి. ఈ పరీక్షలలో విశ్లేషణాత్మక విధానాలు మరియు పరీక్ష మూలం డాక్యుమెంటేషన్ ఉండాలి. నగదు పంపిణీని మోసం చేయడం ప్రారంభించే విభాగాలు కొనుగోలు చేయడం వలన పెద్ద ఆందోళన ఉంది, విశ్లేషణాత్మక విధానాల్లో భాగంగా ఆడిటర్లు మోసం సూచికలను మరియు / లేదా క్రమరాహిత్యాలను వెతకాలి.
కొనుగోలు విభాగం నిర్వాహకులతో ఒక నిష్క్రమణ సమావేశాన్ని నిర్వహించండి. నిర్ణయాలు మరియు సమస్యలను పరిష్కరించి, వాటిని ఎలా పరిష్కరించాలో సిఫారసుల జాబితాను అందించండి. మోసం కనుగొనబడితే, అది కొనుగోలు విభాగం వెలుపల ఎగువ నిర్వహణకు నివేదించాలి. అదనపు సమాచారం మరియు / లేదా ఆడిట్ ఫలితాలు మార్చవచ్చు మరియు మిగిలిన ఆడిట్ ఫైండ్ మరియు సమస్యలను పరిష్కరించడానికి ఒక సరైన చర్య ప్రణాళికను అందించే సాక్ష్యాలను అందించడానికి కొనుగోలు విభాగం నిర్వాహకులకు అవకాశాన్ని అందించండి.
ఆడిట్ రిపోర్ట్ ను తగిన నిర్వహణ మరియు / లేదా డైరెక్టర్ల మండలికి వ్రాయండి. నివేదికలో కొనుగోలు విభాగం మేనేజర్ల నుండి సరైన కార్యాచరణ ప్రణాళికను చేర్చండి.
