ఎవరైనా మీకు లేదా మీ వ్యాపారానికి డబ్బు రుణపడి చెల్లించటానికి ఇష్టపడకపోయినా కలెక్షన్ కార్యకలాపాలు అసహ్యకరమైన వెనుక తెర-అవసరాన్ని ఏర్పరుస్తాయి. మీ కాల్స్ను నివారించడానికి ప్రతి కారణాన్ని కలిగి ఉన్న ఒక వ్యక్తితో ఫోన్-ట్యాగ్ యొక్క సమయం-మిక్కిలి మరియు పనికిరాని గేమ్లో పాల్గొనడానికి బదులు, రుణాల యొక్క పరిగణింపదగిన రిమైండర్గా వ్యాపారపరంగా, సంపూర్ణమైన లేఖను రాయండి. ఇమెయిల్ సందేశాలు కాగితంపై సిరా కంటే తక్కువ సమయాన్ని మరియు తయారీని తీసుకుంటాయి, కానీ మెయిల్ ద్వారా కమ్యూనికేట్ చేయడానికి మీరు చేసే కృషిని చెల్లింపును సురక్షితంగా ఉంచడానికి మీ నిజాయితీ మరియు తీవ్రమైన ఉద్దేశాన్ని నొక్కిచెబుతారు.
మీరు అవసరం అంశాలు
-
లెటర్హెడ్
-
ఇన్వాయిస్ యొక్క కాపీ
చెల్లించవలసిన రుసుము చెల్లింపుదారుడు చెల్లించే వ్యాపార లేదా సంస్థ యొక్క అధికారిక లేఖనాల్లో మీ లేఖను సృష్టించండి. అలాంటి లెటర్ హెడ్ ఏదీ లేకపోతే, మీ లేదా మీ సంస్థ యొక్క పేరు మరియు చిరునామాతో లేఖను తెరవండి. మీరు చెల్లింపు రుణపడి ఉన్న వ్యక్తి లేదా సంస్థ యొక్క పూర్తి పేరు మరియు చిరునామాతో ఆ సమాచారాన్ని అనుసరించండి. గ్రహీత గుర్తించే వందనం ముందు Payee యొక్క ఖాతా సంఖ్య మరియు ఇన్వాయిస్ లేదా లావాదేవీ సంఖ్యను జాబితా చేయండి.
అధికారిక వ్యక్తిగత వందనం ఉపయోగించండి. "ప్రియమైన Ms. జోన్స్" లేదా "మిస్టర్ స్మిత్ ప్రియమైన." మీకు వ్యక్తికి పూర్తి సంప్రదింపు సమాచారం లేకపోతే, "ఇది ఎవరికి ఆందోళన చెందుతుందో" ప్రారంభించండి.
మీరు నిరాశలో లోతైన భావాన్ని అనుభవిస్తే, వృత్తిపరమైన, సహజమైన, ఉల్లాసభరితమైన టోన్ని నిర్వహించండి. చెల్లింపుదారు మీ ఇన్వాయిస్ను విస్మరించారని మరియు తగిన చెల్లింపును చేయడానికి రిమైండర్కు కేవలం అవసరం అని మీ గద్యంపై దృష్టి పెట్టండి.
రుణ మొత్తాన్ని మరియు స్వభావం, ఇది చెల్లిస్తున్న కొనుగోలు లేదా సేవ యొక్క పూర్తి వివరాలతో సహా. లావాదేవీ మరియు బట్వాడా తేదీలు అలాగే ఇతర గుర్తింపు సమాచారాన్ని చేర్చండి.
చెల్లింపును మీరు ఎంత త్వరగా ఆశించేవారో కూడా మీరు రివర్టర్ నుండి ఆశించేవాటిని చెప్పండి. ఇప్పటికే జరిగే లేదా వర్తించే ఆసక్తి లేదా చివరి ఆరోపణలతో సహా ఏదైనా జరిమానాలను స్పష్టీకరించండి.
మీ సంప్రదింపు సమాచారాన్ని అందించండి కాబట్టి రివర్టర్ మిమ్మల్ని పరిస్థితిని స్పష్టం చేయడానికి లేదా చెల్లింపు పొడిగింపును అభ్యర్థించడానికి మిమ్మల్ని సంప్రదించవచ్చు. మీ ప్రత్యక్ష ఫోన్ నంబర్ మరియు ఇమెయిల్ చిరునామాలను లెటర్హెడ్లోనే కనిపించేటట్టు కూడా స్టేట్ చేయండి. రివర్టర్ యొక్క తక్షణ శ్రద్ధకు మరియు మీ పని లేదా వ్యాపార సంబంధంలో మీరు ఉంచిన విలువను తిరిగి నిర్ధారించడానికి మీ కృతజ్ఞతతో మూసివేయండి.
చిట్కాలు
-
చెల్లింపు రిమైండర్లకు సమృద్ధిగా "వినెగర్తో ఉన్న తేనెతో మరింత ఫ్లైస్ క్యాచ్ చేస్తాం" అనే పాత సామెత. ఈ లేఖ ఒక చివరి డిమాండ్ సూచిస్తుంది తప్ప, ఇన్వాయిస్ దారితప్పిన వెళ్ళింది లేదా చెల్లింపుదారు చెల్లింపు వివరాలు తన దృష్టిని జోక్యం కొన్ని దురదృష్టము అనుభవించిన ఆ అవకాశాన్ని కోసం గది వదిలి.
సంబంధిత ఇన్వాయిస్ లేదా స్టేట్మెంట్ యొక్క కాపీని జత చేయండి. మీరు చెల్లింపులకు ఒక స్వీయ-చిరునామా కవరును చేర్చినట్లయితే, అది మీ లేఖలో పేర్కొనండి.
హెచ్చరిక
మీ పత్రం మీరు నిర్దిష్ట చర్యను తెలియజేస్తే, మీరు సేకరించే ప్రయత్నాల్లో భాగంగా చిన్న చిన్న వాదనలు న్యాయస్థానాలు లేదా ఇతర చర్యలు తీసుకోవాలి.
