బిల్లును చెల్లించడానికి మర్చిపోయి ఉన్న ఖాతాదారులను సంప్రదించడం, అలాగే అపాయింట్మెంట్ లేదా ఈవెంట్ గురించి వ్యక్తులను గుర్తు చేయడానికి వారిని సంప్రదించడం వంటి రిమైండర్ అక్షరాలు ఉపయోగపడతాయి. తరచూ ఇమెయిల్ను ఉపయోగించే క్లయింట్ల కోసం, మీరు రిమైండర్ ఇమెయిల్ పంపవచ్చు, ఇది త్వరగా వాటిని చేరుకోవడానికి చాలా సౌకర్యవంతమైన మార్గం. మీ అక్షరాలు ఉత్తేజకరమైన లేదా కఠినమైనవి కావు, మరియు సరైన వ్యాకరణం తప్పనిసరి అని నిర్ధారించడానికి ప్రతి పదానికి ఆన్లైన్ అక్షరాలకు వివరణాత్మక శ్రద్ధ అవసరం.
మీరు వ్యక్తి గురించి గుర్తు చేయదలిచిన సమాచారం యొక్క ఖచ్చితత్వాన్ని తనిఖీ చేయండి. సరికాని సమాచారంతో ఒక సేకరణ రిమైండర్ను పంపించడం వలన కస్టమర్ను గందరగోళానికి గురవుతారు. నియామకం మరియు ఈవెంట్ రిమైండర్లు వ్యక్తులు ఆ నియామకాన్ని చేస్తారో లేదో నిర్ధారించడానికి ఖచ్చితమైన సమాచారాన్ని కూడా కలిగి ఉండాలి లేదా అభ్యర్థించినప్పుడు ఆ ఈవెంట్కు హాజరు కావాలి.
మీ సమాచారం సరికాదని లేదా క్లయింట్ అప్పటికే చెల్లింపును పంపించిందని తెలియజేయండి. మీరు మీ స్వంత రికార్డులను మాత్రమే చూడగలుగుతున్నారని మరియు మీరు సూచించగల ఇతర సమాచారం లేదని చూపించే ఒక ప్రకటన మీ లేఖనం నుండి మీ లక్ష్యాన్ని అర్థం చేసుకునే వ్యక్తిని చదవగల వ్యక్తికి సహాయపడవచ్చు. పార్టీ ఇటీవలే చెల్లింపు పంపినట్లయితే మరియు ఈ చెల్లింపు లేఖలో ప్రతిఫలించకపోతే రిమైండర్ లేఖ యొక్క రిసీవర్ నుండి కోపంతో వచ్చే ప్రతిస్పందనను నిరోధించవచ్చు.
మీరు రిమైండర్ లెటర్ పంపినట్లయితే, మీరు చికిత్స చేయాలనుకుంటున్నట్లుగా మర్యాదగా వ్యవహరించండి మరియు క్లయింట్తో వ్యవహరించండి. ప్రతిఒక్కరి జీవితాల్లో పర్యవేక్షణ, తప్పుడు లెక్కలు మరియు ఉపశమన పరిస్థితులు ఏర్పడతాయి. ఆర్ధిక రిమైండర్ లెటర్లో అతిగా గందరగోళమైన లేదా అగౌరవమైన వ్యాఖ్యలు మీరు ఈ లేఖను పంపే వ్యక్తి నుండి డబ్బును పొందలేరు. బదులుగా, ఈ లేఖను ఖచ్చితమైనదిగా ఉంచండి మరియు ఖాతా యొక్క ప్రత్యేకతలు మర్యాదపూర్వకమైన పద్ధతిలో చర్చించండి - కఠినమైన లేదా హానికరమైన వ్యాఖ్యలు లేకుండా.
రిమైండర్ లేఖ అభ్యర్థిస్తున్న చెల్లింపును పంపినప్పుడు అసలు బిల్లింగ్ సమాచారాన్ని చేర్చండి. చాలామంది వినియోగదారులు ఈ ఖాతా ఏమిటో మర్చిపోయి ఉంటే వాస్తవ బిల్లింగ్ను చూడాలని అభ్యర్థిస్తారు. సమయాన్ని ఆదా చేయడానికి, క్లయింట్కు రిమైండర్ లేఖలో అసలు బిల్లింగ్ను చేర్చండి. ఇమెయిల్ ద్వారా రిమైండర్ లేఖను పంపినప్పుడు అసలు బిల్లింగ్ సమాచారం క్లయింట్ యొక్క ఖాతాకి లింక్ కావచ్చు.
ప్రతిస్పందనను అభ్యర్థించండి. క్లయింట్ నుండి ప్రతిస్పందన కోసం అడగడం చెల్లింపు చెల్లింపు, తిరిగి ఫోన్ కాల్, ఒక ఇమెయిల్ ప్రతిస్పందన కోసం అడగడం లేదా సరైన సంప్రదింపు సమాచారాన్ని నింపడం మరియు మీకు తిరిగి పంపడం వంటివి అడగవచ్చు. క్లయింట్ నుండి ప్రతిస్పందన కోసం అడగడం ద్వారా, మర్యాదపూర్వకంగా, క్లయింట్ నుండి ఖాతాను చర్చించడానికి మరియు క్లయింట్ నుండి చెల్లింపును పొందడానికి క్లయింట్ను తెరవడానికి మరింత సముచితం.
మిమ్మల్ని సంప్రదించడానికి సంప్రదింపు సమాచారాన్ని అందించండి. రిమైండర్ ఇమెయిల్లో మీరు మీ సంప్రదింపు సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్నారని నిర్ధారించుకోండి. భౌతిక చిరునామా లేదా మెయిలింగ్ చిరునామా సరిపోకపోవచ్చు; క్లయింట్ను వీలైనంతగా చేరుకోవడానికి అనేక మార్గాలను అందించడానికి ఇమెయిల్, వెబ్సైట్, ఫోన్ మరియు ఫ్యాక్స్ సంఖ్యలను కలిగి ఉంటుంది.
