క్లయింట్ నుండి చెల్లింపును అభ్యర్థిస్తున్నప్పుడు, తగిన చర్యలు వారికి పంపించడానికి ప్రభావ లేఖలను రూపొందించడానికి ఉపయోగించబడతాయి. క్లయింట్ చెల్లించిన తేదీ ద్వారా ఒక క్లయింట్ చెల్లించకపోతే చెల్లింపును అభ్యర్థించడానికి లేఖలు ఉపయోగించబడతాయి. ఒక క్లయింట్ కోసం ఒక క్లయింట్ చెల్లించడానికి ఎక్కువ సమయం పడుతుంది, ఈ కంపెనీకి ఒక కంపెనీకి ఎక్కువ లేఖలు రాస్తారు. చెల్లింపు అభ్యర్థిస్తూ ఒక లేఖ మర్యాదపూర్వకమైన, స్పష్టమైన ఉండాలి మరియు అసాధారణ బిల్లు గురించి వివరాలు అందించే ఉండాలి.
సంస్థ యొక్క సంప్రదింపు సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న సంస్థ లెటర్హెడ్ని ఉపయోగించుకోండి మరియు తరచూ మరింత అధికారికంగా కనిపిస్తుంది.
లేఖను చిరునామా పెట్టండి. క్లయింట్ యొక్క పేరు మరియు చిరునామాను అనుసరిస్తూ లేఖ తేదీని చేర్చండి. వ్యక్తిని "ప్రియమైన" అని పేర్కొంటూ, ఆ తరువాత క్లయింట్ యొక్క పూర్తి పేరును అడ్రసు ఇవ్వండి.
లేఖ యొక్క ఉద్దేశ్యం రాష్ట్రం. చెల్లింపు యొక్క అభ్యర్థన కోసం ఒక లేఖ స్పష్టంగా లేఖ యొక్క ప్రారంభంలో ఈ ప్రయోజనం కమ్యూనికేట్ చేయాలి. ఒక ప్రొఫెషనల్ టోన్ ఉపయోగించండి మరియు పదాలు అనుకూల మరియు వెచ్చగా ఉంచండి.
రుణ వివరాలను చేర్చండి. ఈ రుణం కోసం సేవలు అందించిన తేదీ, అసలు గడువు తేదీ మరియు ఏవైనా ఆలస్యపు ఫీజులతో సహా మొత్తం చెల్లించాల్సి ఉంటుంది. క్లయింట్ అసలు పత్రాన్ని సులభంగా కనుగొనడాన్ని అనుమతించడానికి ఇన్వాయిస్ సంఖ్యను కూడా చేర్చండి. అనేక కంపెనీలు కూడా ఈ రకమైన లేఖలో అసలైన ఇన్వాయిస్ యొక్క నకలును కలిగి ఉంటాయి. ఆలస్యం ఫీజు లెక్కిస్తారు వడ్డీ రేటు గురించి కస్టమర్కు తెలియజేయండి.
చెల్లింపు కోసం క్లయింట్ను అడగండి. కస్టమర్ తెలియజేయండి తెలియజేయండి అదనపు ఆలస్యపు ఫీజులు పూర్తి మొత్తాన్ని పేర్కొన్న తేదీ ద్వారా చెల్లించకుండా చేయవచ్చు. కస్టమర్ను ఈ తేదీ ద్వారా చెల్లింపును పూర్తి చేయలేకపోయినట్లయితే మీకు ఏర్పాట్లు చేయమని మిమ్మల్ని పిలవండి. అవసరమైతే మీ ఫోన్ నంబర్ మరియు ప్రత్యక్ష పొడిగింపును చేర్చండి. మీ ఇమెయిల్ చిరునామాను కూడా చేర్చండి మరియు క్లయింట్ కోరుకున్నట్లయితే ఈ విధంగా తన కరస్పాండెంట్ను అందించండి.
క్లయింట్కు ధన్యవాదాలు. చెల్లింపు ఇప్పటికే చేస్తే క్లయింట్కు మీ కృతజ్ఞతా అందించండి మరియు ప్రాంప్ట్ చెల్లింపులో పంపించడానికి ముందుగా క్లయింట్కు ధన్యవాదాలు. అతను ఏదైనా ప్రశ్నలను కలిగి ఉన్నట్లయితే, ఈ విషయంలో మీకు కాల్ చేయడంలో అతను సంకోచించకూడదు అని క్లయింట్కు చెప్పండి.
లేఖలో సైన్ ఇన్ చేయండి. మీ పేరు మరియు శీర్షిక తరువాత "భవదీయులు" వ్రాయడం ద్వారా లేఖను ముగించండి.
