ఒక ఉద్యోగి వ్రాసే హెచ్చరికను ఎలా వ్రాయాలి

నియమాలను పాటించడంలో విఫలమైన ఉద్యోగుల క్రమశిక్షణకు మేనేజర్ ఉద్యోగం యొక్క భాగం. మొదటి సారి, చిన్న అవకతవకలకు ఒక సాధారణ శబ్ద హెచ్చరిక సరిపోతుంది, మరింత తీవ్రమైన లేదా పునరావృత అవరోధాలు పత్రబద్ధం, వ్రాతపూర్వక హెచ్చరిక కోసం పిలుపునిస్తాయి. ఉద్యోగికి అతను ఏమి తప్పు చేసాడో మరియు అతనిని అంచనా వేయడానికి మాత్రమే వివరించడానికి సహాయం చేస్తుంది, కానీ మీకు ఉద్యోగి యొక్క ఫైల్ కోసం తదుపరి హెచ్చరిక కాపీని ఉంచడానికి కూడా అనుమతిస్తుంది. అటువంటి హెచ్చరిక రాయడం ఒక నిరుత్సాహకరమైన పనిలాగా అనిపించవచ్చు, కానీ వ్రాతపూర్వక హెచ్చరిక టెంప్లేట్తో, ప్రక్రియ నిజంగా చాలా సరళంగా ఉంటుంది.

చిట్కాలు

• ఒక వ్రాతపూర్వక హెచ్చరిక ఒక ప్రామాణిక టెంప్లేట్ను అనుసరించాలి మరియు నిబంధనలు విచ్ఛిన్నమైనవి, నేరం యొక్క వివరణాత్మక వర్ణన మరియు ఉద్యోగి మెరుగుపర్చాల్సిన అవసరం ఉంది.

ఎందుకు వ్రాసిన హెచ్చరికను ఉపయోగించండి

ఒక వ్రాతపూర్వక హెచ్చరిక ఉద్యోగి మరియు సంస్థకు ఉపయోగపడుతుంది. ఉద్యోగికి, హెచ్చరిక మరియు సలహాలను సంస్థ నుండి ఆమె ఆశించిన దానిపై మరియు మరిన్ని హెచ్చరికలను నివారించడానికి తన ఉద్యోగ పనితీరును మెరుగుపరుస్తుంది. సంస్థ కోసం, వ్రాసిన హెచ్చరిక చర్య తీసుకోబడిందని నిరూపించడానికి సహాయపడుతుంది, కాబట్టి సమస్య కొనసాగితే మరిన్ని చర్యలు తీసుకోవచ్చు. ఒక తప్పుడు రద్దు కేసు వంటి ఉద్యోగి తరువాత చట్టపరమైన వివాదంలో ఏదో ఒక విధమైన ఫైల్ను ఫైల్ చేసినట్లయితే ఇది సమస్యకు సంబంధించిన డాక్యుమెంటేషన్గా కూడా పనిచేస్తుంది.

ఈ హెచ్చరికలను ఉపయోగించినప్పుడు

ప్రతి వ్యాపారం సంస్థ యొక్క స్వంత నియమాలపై మరియు పని చేసే వ్యక్తుల రకాన్ని బట్టి విభిన్న ఉద్యోగులతో విభిన్న సమస్యలను కలిగి ఉంటుంది. చెప్పబడుతున్నాయి, సర్వసాధారణంగా ఉద్యోగులు అన్ని పరిశ్రమల్లోనూ రాయడం చాలా అధికంగా ఉంటుంది.

సాధారణంగా ఒక ఉద్యోగికి హెచ్చరిక లేఖ ఒక శాబ్దిక హెచ్చరిక ఇవ్వబడిన తరువాత జారీ చేయబడుతుంది, కానీ ఇది ఎల్లప్పుడూ కాదు. తీవ్రమైన ఒక-సమయం నేరం సంభవించినట్లయితే, ఇది ఒక శాబ్దిక హెచ్చరికను దాటవేయడానికి అర్ధమే మరియు వెంటనే ఉద్యోగి యొక్క ఫైల్ లో వెళ్ళే వ్రాతపూర్వక హెచ్చరిక ఉంటుంది. హెచ్చరిక సమయం మరియు తేదీతో సహా, అన్ని శబ్ద హెచ్చరికలు పత్రబద్ధం చేయబడాలని పేర్కొనడం, మరియు ఇవి ఉద్యోగి ఫైలులో నమోదు చేయబడాలి కాబట్టి ఉద్యోగి లేదా దాని గురించి హెచ్చరించబడలేదా అనే దానిపై గందరగోళం లేదు ఒక ప్రత్యేక సమస్య.

నిరాకరించిన ఉత్తరం ఉపయోగించి

మీకు అవసరమైన ముందు వ్రాతపూర్వక హెచ్చరిక మరియు ఉద్యోగి క్రమశిక్షణ లేఖల కోసం టెంప్లేట్లను చూడటం మంచిది. ఇవి మీ సంస్థ కోసం అనుకూలీకరించబడతాయి మరియు మీరు వాస్తవానికి ఒక ఉద్యోగిని వ్రాసే ముందుగా ఉపయోగించడానికి సిద్ధం చేయాలి. ఒక హెచ్చరిక లేదా క్రమశిక్షణ నోటీసును స్వీకరించిన ప్రతి ఉద్యోగి, అదే సమస్యను డాక్యుమెంట్ చేయబడిన నిర్దిష్ట సమస్యకు సంబంధించిన సమాచారాన్ని పూరించాలి. ఇది అన్ని ఉద్యోగులని సమానంగా మరియు సమానంగా వ్యవహరిస్తుందని నిర్ధారిస్తుంది.

పూర్వపు హెచ్చరిక ఫారమ్ లేఖలో ప్రతి ఖాళీని ఎల్లప్పుడూ పూరించండి.ఏదైనా దరఖాస్తు చేయకపోతే, మీరు "N / A" ను వ్రాయవచ్చు, కాబట్టి ఇది వర్తించదని మరియు మీరు ఫారమ్ను పూరించడంలో అజాగ్రత్తగా లేరని స్పష్టమవుతుంది. మీరు నిజంగా ఒక టెంప్లేట్ ఉపయోగించి ఒక లేఖ వ్రాస్తే, మీరు దీన్ని చేయవలసిన అవసరం లేదు, అయితే వీలైనంత ఎక్కువ వివరాలతో లేఖ రాయడం అవసరం. చట్టపరమైన సమస్యలు తరువాత తలెత్తితే ఈ దశలను తీసుకొని మిమ్మల్ని కాపాడుతుంది. ఈ కారణంగా, ఎల్లప్పుడూ అధికారిక భాషని వాడండి మరియు షార్ట్హ్యాండ్ లేదా పడికట్టును ఉపయోగించకుండా ఉండండి.

మీరు ఒక టెంప్లేట్తో పని చేయాల్సిన అవసరం ఉండగా, ఒక గందరగోళ లేఖలో ఉపయోగించబడిన నిర్దిష్ట టోన్ అవరోధం యొక్క తీవ్రతను బట్టి మారుతుంది. ఉద్యోగి ఆలస్యంగా కొన్ని సార్లు ఉంటే, ఉదాహరణకు, మీరు ప్రవర్తనను సరిచేసుకోవడంపై దృష్టి సారిస్తూ, సమయాన్ని చూపించేలా ప్రోత్సహించడానికి మరింత అనుకూల టోన్ని సెట్ చేయవచ్చు. ఒక కస్టమర్ వద్ద ఒక ఉద్యోగి శపించబడి ఉంటే, అయితే, మీరు మళ్ళీ తప్పు చేయాల్సిన సంభావ్య జరిమానాలు దృష్టి సారించే మరింత తీవ్రమైన టోన్ను కలిగి ఉండాలని మీరు అనుకోవచ్చు.

వ్యక్తి యొక్క ఉద్యోగికి లేఖ ఇవ్వండి, కాదు ఇమెయిల్ ద్వారా మరియు కేవలం ఉద్యోగి డెస్క్ మీద వదిలి. మీరు ఒక సాక్షిని కలిగి ఉన్నట్లు లేదా ఎంచుకోవడానికి ఎంచుకోవచ్చు, కాని మిగిలిన సిబ్బంది ముందు బహిరంగంగా ఈ విషయాన్ని నిర్వహించవద్దు. ఇది కష్టం మరియు అసౌకర్యంగా ఉంటుంది, కానీ ఇది చాలా ముఖ్యం. ఇది పరిస్థితి గురించి ఉద్యోగితో మాట్లాడటం ప్రయోజనకరంగా వుంటుంది, అయినప్పటికీ, లేఖ మీ ఉద్దేశ్యం కంటే ఎక్కువ లేదా తక్కువ కఠినమైనదిగా అనిపిస్తుందని నమ్ముతాను మరియు మీ ఉనికిని మీరు లేఖలో తీసుకోవలసిన ఉద్దేశ్యాన్ని కూడా నొక్కి చెప్పవచ్చు. మీరు ఉద్యోగికి కొన్ని సానుకూల అభిప్రాయాన్ని అందించడం ద్వారా లేఖ యొక్క దెబ్బను మృదువుగా చేయవచ్చు, కానీ మీరు జారీ చేస్తున్న హెచ్చరిక యొక్క గందరగోళం గురించి ఏదైనా గందరగోళాన్ని కలిగించకపోతే అలా చేయకూడదు.

మీరు ఉన్నప్పుడే ఎల్లప్పుడూ ఉద్యోగి నుండి సంతకం పొందండి. అతను దానిని సంతకం చేయడానికి నిరాకరిస్తే, హెచ్చరికపై సంతకం చేయడానికి ఆయన నిరాకరించినట్లు ఒక లేఖపై సంతకం చేయమని అతనిని అడగండి. ఉద్యోగి రికార్డు కోసం సంతకం కాపీని ఉంచండి. ఒక హెచ్చరికపై సంతకం చేయడానికి అతను తిరస్కరించాడని ఉద్యోగి ఒక లేఖలో సంతకం చేస్తే, ఈ లేఖకు ప్రధానమైనది. తన రికార్డులకు ఉద్యోగికి కాపీని కూడా అందజేయండి.

Employee Write-Up ఉదాహరణ

విషయం, తేదీ, సమయం, మీ పేరు, మీ ఉద్యోగ శీర్షిక, ఉద్యోగి పేరు మరియు ఉద్యోగ శీర్షిక మరియు మేమో కాపీని అందుకున్న ఏ ఇతర వ్యక్తుల పేర్లు వంటి ప్రాథమిక ఫార్మాలిటీలతో ఒక వ్రాతపూర్వక హెచ్చరిక లేఖ ప్రారంభించాలి. మీరు ఫారమ్ ఎగువన మీ కంపెనీ లోగోను చేర్చాలనుకోవచ్చు, కానీ ఇది ఐచ్ఛికం.

మీరు ఉద్యోగి హ్యాండ్ బుక్ని కలిగి ఉంటే, కంపెనీ పాలసీలో ఏ భాగం ఉల్లంఘించిందో మొదట మీరు తెలియజేయాలి. మీరు నిర్దిష్ట విధానాన్ని వ్రాయవచ్చు లేదా హ్యాండ్బుక్ యొక్క సంబంధిత విభాగానికి సూచనగా ఉండవచ్చు. మీకు ఒక హ్యాండ్బుక్ లేకపోతే, అప్పుడు దరఖాస్తు చేసుకునే కంపెనీ నియమాల సంక్షిప్త సారాంశం రాయండి.

ఇది మొదటి లేదా చివరి హెచ్చరిక అని మీరు పేర్కొనండి మరియు ఇది తీవ్రమైన అవరోధంగా ఉంటే, దీన్ని గమనించండి. ఈ హెచ్చరిక సమయంలో ఉండాలి, దీని అర్థం తగినంత సమయం గడిచినట్లయితే, ఉద్యోగి రికార్డు నుండి హెచ్చరిక తొలగించబడుతుంది మరియు ముందస్తు హెచ్చరికగా లెక్కించబడదు. మరో మాటలో చెప్పాలంటే, చివరి మూడు సంవత్సరాల తరువాత రాబోయేది ఉంటే ఉద్యోగికి వ్యతిరేకంగా గతంలో వ్రాసిన హెచ్చరికను లెక్కించకూడదు. అయితే ఈ లేఖ ఇప్పటికీ ఉద్యోగి యొక్క సిబ్బంది ఫైలులో ఉండవలసి ఉంది. సాధారణంగా, మొదటి సారి హెచ్చరిక ఆరునెలలపాటు ఉండాలి, తీవ్రమైన నేరం ఎనిమిది నెలల పాటు ఉండాలి మరియు తుది హెచ్చరిక ఒక సంవత్సరం పాటు ఉండాలి, కానీ ఇది మీ కంపెనీ విధానాలకు అనుగుణంగా మారవచ్చు.

తదుపరి, సాధ్యమైనంత ఎక్కువ వివరాలను, తేదీ, సమయం మరియు వ్యక్తుల పేర్లతో సహా ఏమి జరిగిందో వివరించండి. ఉద్యోగి మరొక ఉద్యోగి అని అర్థం వంటి ఆత్మాశ్రయ వివరాలు చేర్చవద్దు. దానికి బదులుగా, ఉద్యోగి చేస్తున్న సరిగ్గా అర్థం ఏమిటో అర్ధం చేసుకోవచ్చు. మీరు ఈవెంట్స్ గురించి మీ వివరణ, ఈవెంట్స్ గురించి ఉద్యోగి వివరణ మరియు ఈ ఖాతాలు మారుతూ ఉంటే ఈవెంట్స్ సాక్ష్యపు వివరణలు రాయడానికి మీరు ఎంచుకోవచ్చు. మీరు ప్రీపినెంట్ రూపాన్ని ఉపయోగిస్తే, అన్ని సంబంధిత వివరాలను రాయడానికి తగిన స్థలం లేకపోతే, అవసరమైతే రెండవ కాగితాన్ని అటాచ్ చేయడం సరే.

ఉద్యోగి మెరుగుపరచడానికి సహాయం చేయడానికి, ఉద్యోగి ప్రవర్తన ఎలా మార్చాలి మరియు వెంటనే ఎలాంటి మార్పులు చేయాలనే దానితో జరిగే వివరాల గురించి తెలుసుకోండి. ఆమె ప్రవర్తనను సరిచేయలేకపోతే పరిణామాల ఫలితాలపై స్పష్టంగా వివరణాత్మక సమాచారంతో దీనిని అనుసరించండి. వ్రాసిన హెచ్చరిక క్రమశిక్షణా చర్య కాదని గుర్తుంచుకోండి, కాబట్టి క్రమశిక్షణ చర్యలు సంభవించినట్లయితే, సమస్య కొనసాగుతుంది. చివరగా, సంతకం చేసి తేదీని వ్రాసి ఉద్యోగికి తెలియజేయండి మరియు సమావేశానికి హాజరుకావటానికి మరియు ఏదైనా సాక్షులని కూడా సంతకం చేసి తేదీకి ఇవ్వండి.