ఒక W-9 ను ఎలా అభ్యర్థించాలి

అంతర్గత రెవెన్యూ సర్వీస్కు పేరోల్ ప్రాసెసింగ్ మరియు చెల్లింపు రిపోర్టింగ్ కోసం పూర్తి రూపంలో W-9 లో అవసరమైన వ్యక్తిగత సమాచారం అవసరం. ఒక ఉత్తమ సాధనగా, మీ ఉద్యోగి యొక్క మొదటి రోజు పని పూర్తి చేసిన W-9 ను అభ్యర్థించి, కొత్త కాంట్రాక్టర్లకు W-9 అభ్యర్ధనను పంపించండి. ఒక కాంట్రాక్టర్ కట్టుబడి ఉండకపోతే, పూర్తి రూపం కోసం ఒక ఆహ్లాదకరమైన కానీ సంస్థ అభ్యర్థనతో అధికారిక లేఖను పంపండి.

ఫారం W-9 బేసిక్స్

ఒక ఫారం W-9 ఒక IRS పత్రం, ఇది పన్ను చెల్లింపుదారు పేరు, చిరునామా, సమాఖ్య పన్ను వర్గీకరణ మరియు సామాజిక భద్రత సంఖ్య లేదా యజమాని గుర్తింపు సంఖ్య. వ్యాపారాలు W-9 లను ఫైల్లో ఉంచుతున్నాయని ఐఆర్ఎస్ తప్పనిసరి కాదు. అయితే, వ్యాపారాలు అన్ని ఉద్యోగుల కోసం మరియు వారు ప్రతి సంవత్సరం 600 డాలర్లు చెల్లించడానికి కాంట్రాక్టుల రూపంలో జాబితా చేసిన వ్యక్తిగత సమాచారాన్ని సేకరించడానికి మరియు రిపోర్ట్ చేయాలి. W-9 ని సేకరణ చేయడం అనేది ఒక అనుకూల మార్గం. దీని కారణంగా, ఒక కంపెనీ ప్రతి ఉద్యోగి మరియు కాంట్రాక్టర్ కోసం ఫైల్లో W-9 ఉండాలి.

ఒక W-9 అభ్యర్ధించడం

మీరు అన్ని ఉద్యోగుల నుండి ఒక W-9 ను సేకరిస్తారని నిర్ధారించుకోవడానికి, కొత్త నియామకాల కోసం తప్పనిసరిగా మొదటి రోజు వ్రాతపనిలో W-9 రూపాన్ని చేర్చండి. సైట్లోని అన్ని వ్రాతపని పూర్తి చేసి, మొదటి రోజు చివరికి మానవ వనరుల ప్రతినిధికి తిరిగి రావాలన్న కొత్త ఉద్యోగులు అవసరం.

మీరు కొత్త కాంట్రాక్టర్ లేదా విక్రేతను సంపాదించినప్పుడు, ప్రారంభ కాంట్రాక్ట్తో ఫారం W-9 ని జత చేయండి. ఒక W-9 అభ్యర్ధన లేఖలో, సాధ్యమైనంత త్వరలో ఫారమ్ని పూర్తి చేసి, తిరిగి పంపించడానికి మీ విక్రేతను అడగండి. ఫైల్ను చెల్లుబాటు అయ్యే W-9 తో విక్రేతలను మాత్రమే చెల్లించే విధానాన్ని అమలు చేయడాన్ని పరిశీలించండి మరియు అభ్యర్థన లేఖలో ఈ విధానాన్ని గమనించండి.

తరువాత అప్

మీరు ఏ ఉద్యోగులు లేదా కాంట్రాక్టర్లలోని పూర్తి W-9 ను పొందడంలో సమస్య ఉంటే, చెల్లింపు చేసే ముందు W-9 అవసరం ఉందని తెలివిగా కాని దృఢంగా కమ్యూనికేట్ చేస్తుంది. ఫారమ్లోని సమాచారం పేరోల్ను ప్రాసెస్ చేయడానికి మరియు వారికి చెక్కులను ఇవ్వడానికి అవసరమైన ఉద్యోగులకు వివరించండి. ఒకవేళ వెండర్ ఒక వారం లేదా రెండు రోజుల్లో W-9 ను తిరిగి ఇవ్వకపోతే, అనుసరించాల్సిన రెండవ అభ్యర్థన లేఖను పంపండి. మీకు పత్రబద్ధమైన పాలసీ ఉన్నట్లయితే, దస్త్రంపై ఫారమ్ లేకుండా మీకు చెల్లించలేని విక్రేతను గుర్తు చేయండి. ఐఆర్ఎస్కి మీరు W-9 కోసం ఒక అధికారిక అభ్యర్థన చేయాల్సిన అవసరం ఉంది, కాబట్టి ఈ లేఖ యొక్క కాపీని ఫైల్లో ఉంచండి.

కాదు W-9

మీరు సంవత్సరం ముగింపులో ఒక విక్రేత కోసం ఒక W-9 లేకపోతే, మీరు ఇప్పటికీ IRS చెల్లింపులు రిపోర్ట్ చేయాలి. కాంట్రాక్టర్ కోసం పూర్తి మరియు ఫారం 1099-MISC ను పంపండి మరియు సాంఘిక భద్రతా సంఖ్యను ఖాళీగా వదిలివేయండి. IRS నంబర్ లేదు అని నోటీసుతో ప్రతిస్పందించబడుతుంది, ఇది కాంట్రాక్టర్కు మీరు బ్యాక్ అప్ అకౌంటింగ్ మరియు W-9 యొక్క మరొక కాపీని గమనించండి. మీరు ఈ కాంట్రాక్టర్కు భవిష్యత్ చెల్లింపుల నుండి పన్నులను నిలిపివేసేందుకు బాధ్యత వహించాల్సి ఉంది - ప్రస్తుతం, నిలిపివేత రేటు 28 శాతం ఉంది మరియు కాంట్రాక్టర్ ఐఆర్ఎస్ నుండి $ 50 రుసుమును చెల్లించనుంది.