ఫైల్ వ్యవస్థలు పెట్టెల్లో వ్రాతపూర్వక పత్రాలను పూరించడానికి సంవత్సరాలలో అభివృద్ధి చెందాయి, అధునాతన సాఫ్ట్వేర్ ప్రోగ్రామ్లకు ఇది ఎలక్ట్రానిక్ దృష్టిలో ఉన్న ఫైళ్ళను నిల్వ చేస్తుంది. మీరు ఈరోజు విభిన్నతను ఎంపిక చేసుకున్నప్పటికీ, అన్ని ఫైలింగ్ వ్యవస్థలు ఒక ప్రధాన లక్ష్యాన్ని పంచుకుంటాయి: సమర్థవంతమైన రికార్డుల నిర్వహణ. వివిధ ఫైలింగ్ సిస్టంలు అందుబాటులో వున్నందున, ప్రతి ఒక్కరిని సరియైనదిగా ఎంచుకోవడము ముఖ్యమైనది. అత్యంత సాధారణ ఫైలింగ్ వ్యవస్థలు అమలు చేయడం మరియు సమర్థవంతమైన ఫైల్ నిర్వహణ యొక్క మార్గాలను అందించడం చాలా సులభం.
వర్ణమాల ఫైలింగ్
5,000 కంటే తక్కువ రికార్డులకు అక్షరక్రమం దాఖలు అత్యంత సాధారణ ఫైలింగ్ వ్యవస్థ. అక్షర క్రమం ద్వారా దాఖలు చేయడం అనేది మీరు సిస్టమ్, ఆర్గనైజేషన్, సంస్థలు, సంస్థలు, విషయాలు లేదా భౌగోళిక స్థానాల ద్వారా ఆర్గనైజేషన్ల పేర్లతో ఫైళ్ళను ఏర్పరచే వ్యవస్థ. ఈ వ్యవస్థ క్లయింట్ లేదా కస్టమర్ పేరు ఫైళ్ళకు సమర్థవంతంగా పనిచేస్తుంది. విషయాలను దాఖలు చేస్తే, సంబంధిత సూచికను ఉపయోగించండి. ఇండెక్స్ ప్రతి విషయం ప్రాతినిధ్యం ఎంపిక విషయం పేర్లు అక్షర క్రమంలో ఉంది. రికార్డును దాఖలు చేయవలసిన విషయాన్ని తెలుసుకోవడానికి సంబంధిత సూచికను సూచించండి.
సంఖ్యా ఫైలింగ్
సంఖ్యాత్మక దాఖలు వ్యవస్థను అమర్చడంలో, రికార్డు లేదా కేటాయించిన సంఖ్య నుండి నేరుగా సంఖ్యలను ఉపయోగించి వరుస క్రమంలో ఫైళ్లు ఏర్పరచండి. చాలా వ్యవస్థలు ఫైళ్ళను తిరిగి పొందడానికి సూచికను ఉపయోగిస్తాయి. ఫైలింగ్ మరియు ఒక ఫైల్ను గుర్తించడం ద్వారా వేగాన్ని పెంచే కారణంగా సంఖ్యాత్మక ఫైలింగ్ వ్యవస్థ ఉత్పాదకతను పెంచుతుంది.ఇది ఖచ్చితమైన గుర్తింపును అందిస్తుంది మరియు ఎక్కువ గోప్యతకు అనుమతిస్తుంది. ఇది అనంత విస్తరణలకు సామర్ధ్యం కలిగి ఉంటుంది మరియు మీరు దానిలో 5,000 కంటే ఎక్కువ రికార్డులను ఉపయోగించుకోవచ్చు, ఇది అక్షర పూరణ వ్యవస్థల వలె కాకుండా.
ఆల్ఫా-న్యూమెరిక్ ఫైలింగ్
ఆల్ఫా-సంఖ్యా గణన పేర్లు మరియు సంఖ్యల కలయికను ఉపయోగిస్తుంది. సాధారణంగా ఈ రకమైన దాఖలు వ్యవస్థని విషయం పేర్లు మరియు సంఖ్యలతో వాడతారు. అక్షర విభాగాల లేదా విషయం శీర్షిక ప్రకారం ఫైళ్ళను అమర్చండి, ఆపై సంఖ్య వర్గం ద్వారా. ఆల్ఫా-సంఖ్యా ఫైళ్ళకు సాపేక్ష సూచికను ఉపయోగించడం అవసరం. సూచిక ప్రతి అక్షర విభాగానికి కేటాయించిన సంఖ్య కోడ్లను జాబితా చేస్తుంది.
పేపర్లెస్ ఫైలింగ్ సిస్టమ్స్
పేపరు లేని ఫైలింగ్ వ్యవస్థలు చాలా వ్యాపారాలు మరియు గృహాలకు సాధారణం అయ్యాయి. ఇది శారీరక నిల్వ స్థల అవసరాన్ని మరియు కోల్పోయిన లేదా తప్పుడు సమాచారం యొక్క సమస్యను పరిష్కరిస్తుంది. కాగితపురహిత ఫైల్ వ్యవస్థ బహుళ విభాగాల్లో భాగస్వామ్య ప్రాప్యతకు అనుమతిస్తుంది. భాగస్వామ్య ప్రాప్యత రికార్డులకు ఆన్-డిమాండ్ ప్రాప్యతను అందిస్తుంది అయినప్పటికీ, యాక్సెస్ను నియంత్రించడానికి ఫైళ్ళను వీక్షించడానికి, సవరించడానికి, సృష్టించడానికి లేదా తొలగించడానికి వినియోగదారు హక్కులను మీరు సెట్ చేయవచ్చు. కాగితపు ఫిల్లింగ్ వ్యవస్థల్లో రకాలు సాధారణ సాఫ్ట్వేర్ ప్రోగ్రామ్లు, డాక్యుమెంట్ సర్వర్లు మరియు డాక్యుమెంట్ మేనేజ్మెంట్ సిస్టమ్స్ ఉన్నాయి.
