ఒక డాక్యుమెంట్ పంపిణీ మ్యాట్రిక్స్ ఎలా సృష్టించాలి

విస్తృత శ్రేణి వ్యక్తులతో ఎలా కమ్యూనికేట్ చేయాలో నిర్ణయించడానికి ఒక డాక్యుమెంట్ పంపిణీ మాతృక ఒక దృశ్య సూచనను మీకు అందిస్తుంది. ముద్రణ లేదా కంప్యూటరీకరించిన పత్రాల ద్వారా కమ్యూనికేట్ చేసే వ్యాపార, పాఠశాల మరియు ఇతర సంస్థల్లో ఈ మాత్రికలు ఉపయోగకరంగా ఉంటాయి. ఎక్సెల్, నంబర్స్, 1-2-3 లేదా కాల్క్ వంటి కంప్యూటరీకరించిన స్ప్రెడ్షీట్ సాధనాలు డాక్యుమెంట్ పంపిణీ మాతృకను సృష్టించేందుకు ఉత్తమ సాధనాలుగా ఉంటాయి, కాని మీరు పట్టికలను సృష్టించే అనుమతించే ఏ సాఫ్ట్ వేర్ ను ఉపయోగించవచ్చు. మీ సంస్థ చిన్నది అయితే, మీరు మీ మాతృకను చేతితో డ్రా చేయవచ్చు.

మీ స్ప్రెడ్షీట్ ప్రోగ్రామ్లో క్రొత్త కార్య పుస్తకాన్ని ప్రారంభించండి లేదా వర్డ్ ప్రాసెసింగ్ ప్రోగ్రామ్లో కొత్త పట్టికను సెటప్ చేయండి. స్ప్రెడ్షీట్ ప్రోగ్రామ్లు పట్టికలు కంటే ఎక్కువ డేటాను నిర్వహించగలవు, కాబట్టి మీరు ఆ ఎంపికను కలిగి ఉంటే ఆ ఆకృతిని ఎంచుకోండి.

మీ కాలపు రెండవ స్ప్రెడ్షీట్ నుంచి మీ స్ప్రెడ్షీట్ యొక్క పై వరుసలో మీరు ఉపయోగించే ప్రతి డాక్యుమెంట్ రకాన్ని జాబితా చేయండి. సాధారణ మాతృక కోసం డాక్యుమెంట్ రకాలు క్యాలెండర్లు, సమావేశపు నిమిషాలు, ఆదాయ నివేదికలు మరియు ప్రత్యేక బులెటిన్స్లను కలిగి ఉండవచ్చు. మీ మాతృక ఒక నిర్దిష్ట ప్రాజెక్ట్ కోసం ఉంటే, డాక్యుమెంట్ వర్గాల కంటే ప్రాజెక్ట్కు సంబంధించిన వ్యక్తిగత పత్రాలను జాబితా చేయండి. ఉదాహరణకు, ఒక నిర్మాణ ప్రాజెక్టు పత్రం మాత్రిక విద్యుత్ డ్రాయింగ్లు, నిర్మాణ చిత్రాలు, ఎత్తులు మరియు నిర్దిష్ట అనుమతుల కాపీలు వంటి అంశాలను జాబితా చేస్తుంది.

మీ వ్యాపార లేదా సంస్థలోని అన్ని సభ్యుల జాబితాను రెండవ వరుసలో మొదలుకొని, మీ స్ప్రెడ్షీట్ యొక్క ఎడమవైపున మొదటి నిలువరుసనుండి జాబితా చేయండి. వర్తింపజేస్తే, ప్రజలను కేతగిరీలుగా విభజించండి. ఉదాహరణకు, ఒక చిన్న వ్యాపార మాతృకలో, కేతగిరీలు "మేనేజ్మెంట్" గా ఉండవచ్చు, అన్ని శీర్షికలు అక్షరక్రమం క్రింద జాబితా శీర్షిక క్రింద "ఉద్యోగులు", అక్షర క్రమంలో జాబితా చేయబడిన "క్లయింట్స్" మరియు "మార్కెటింగ్" మీ బాహ్య మార్కెటింగ్ పరిచయాలు జాబితా చేయబడ్డాయి.

రెండు జాబితాలు పూర్తవుతాయని నిర్ధారించడానికి మీ శీర్షిక వరుస మరియు నిలువు వరుసను తనిఖీ చేయండి. ఇది మ్యాట్రిక్స్ ను సులభంగా చూడగలిగితే, మీ సభ్యుల వర్గం వరుసలకు షేడింగ్ను జోడిస్తే, మీ పత్రాలను అందుకునే వ్యక్తుల రకాలు మధ్య విరామం ఉంటుంది.

మీ స్ప్రెడ్షీట్ కార్యక్రమాలలో కాలమ్ B గా ఉన్న మీ మొదటి డాక్యుమెంట్ కాలమ్ పని చేసి, ఆ పత్రాన్ని ఎలక్ట్రానిక్గా అందుకున్న ఏ వ్యక్తి యొక్క పేరుకు ప్రక్కన ఉన్న సెల్ లో "ఇ" ను ఉంచండి. ఆ డాక్యుమెంట్ యొక్క కాగిత నకలును అందుకునే వ్యక్తికి ప్రక్కన ఉన్న సెల్లో ఒక "p" ఉంచండి. ఒక వ్యక్తి ఆ పత్రాన్ని అందుకోకపోతే, అతని పేరుకు ప్రక్కన ఉన్న సెల్ను ఖాళీగా వదిలేయండి. మీ అవసరాలను మరింత క్లిష్టంగా ఉన్నట్లయితే, మీ సంస్థకు తగినట్లుగా సంజ్ఞామానాన్ని సవరించండి. ఉదాహరణకు, మీరు బహుళ కాపీలు సూచించడానికి "2 పేపర్ కాపీలు" లేదా "p-2" అని టైప్ చేయవచ్చు. మీ సంస్థలోని ప్రతి ఒక్కరూ సంజ్ఞానాన్ని అర్థం చేసుకున్నంత వరకు, మీ కోసం పనిచేసే ఏ పద్ధతిని అయినా ఉపయోగించండి.

కాగితం మరియు ఎలక్ట్రానిక్ కాపీలు గుర్తించడానికి జాబితాను డౌన్ పని, ప్రతి కాలమ్ కోసం ప్రక్రియ రిపీట్. ఇది మీ పత్రం పంపిణీ మాతృకను పూర్తి చేస్తుంది.

సాధ్యమైతే మీ సంప్రదింపు సమాచారం డేటాబేస్లో మీ పత్రం పంపిణీ మాతృక వర్క్షీట్ నుండి హైపర్లింక్లను సృష్టించండి. ఈ వ్యక్తి యొక్క సంప్రదింపు సమాచారాన్ని తెరవడానికి మీ మాతృకలో ఒక పేరుపై క్లిక్ చేయడానికి ఇది మీకు వీలు కల్పిస్తుంది, కాబట్టి మీరు సులభంగా ఎలక్ట్రానిక్ లేదా పేపర్ కాపీలను పంపవచ్చు. దీన్ని ఎలా చేయాలో తెలుసుకోవడానికి మీ స్ప్రెడ్షీట్ ప్రోగ్రామ్ "సహాయం" ఫైల్ను తనిఖీ చేయండి.

చిట్కాలు

• పత్రాల పంపిణీ మాత్రికలను మీ పత్రాలు ఎక్కడ నిల్వ చేయబడాలో కూడా నమోదు చేసుకోవచ్చు. ఈ సందర్భంలో, "వెబ్ సర్వర్," "మెయిన్ ఆఫీస్ ఫైలింగ్ క్యాబినెట్ 1," "రిసెప్షన్ కంప్యూటర్" మరియు మొదలగునవి వంటి మొదటి నిలువరుసలో మరియు మీ నిల్వ స్థలాలలో మీ పత్రాలను జాబితా చేయండి. పత్రం శీర్షిక వరుస మరియు నిల్వ స్థాన కాలమ్ సమావేశం ఉన్న సెల్లో "X" ఉంచండి.