సమావేశాలు సరైన ప్రణాళిక లేకుండా, స్పష్టమైన ఉద్దేశ్యంతో మరియు సముచితమైన పాల్గొనేవారికి కూడా దోపిడీ చేయగలవు. ఒక సమావేశాన్ని ప్లాన్ చేయడానికి ఎజెండాను ఉపయోగించడం ద్వారా సమావేశాలు సజావుగా మరియు సమర్థవంతంగా కీలక సమస్యలను లేదా విషయాలను పరిష్కరించడానికి సహాయపడతాయి. సమావేశానికి హాజరు కావాల్సిన సమావేశానికి హాజరు కావడానికి ప్రణాళిక సిద్ధం, సిద్ధం చేయడానికి సమయం, మరియు విషయాలు చర్చించబడే క్రమంలో అందిస్తుంది. అజెండాలు జనాదరణ పొందిన మరొక కారణం ఏమిటంటే, వారు ప్రతి ఒక్కరూ సమయాన్ని ఆదా చేస్తారు.
అజెండా అంటే ఏమిటి?
సులభంగా చెప్పాలంటే, ఎజెండా జాబితా లేదా ప్రణాళిక. ఈ జాబితాలో సమావేశంలో చర్చించబడే అంశాలు మరియు సమస్యలు లేదా సమస్యలు ఉన్నాయి. వివిధ ఎజెండా ఫార్మాట్లు ఉన్నాయి; సమావేశం యొక్క ఉద్దేశ్యం మరియు రకం ఏ ఎజెండా ఆకృతిని ఉపయోగించాలో నిర్ధారిస్తుంది. సాధారణంగా ఉపయోగించే అజెండాలలో రకాలు అనధికారిక, దుస్తులు, ప్రాధాన్యత మరియు సమయం ముగిసింది. ప్రతి ఎజెండా ఫార్మాట్తో మీరే తెలుసుకుంటే, మీ అవసరాలకు సరైన రకాన్ని సమర్థవంతంగా ఎంచుకోవడానికి అనుమతిస్తుంది.
అనధికారిక మరియు ఫార్మల్
ఒక అనధికారిక అజెండా ప్రాథమికంగా ఒక సమావేశ సమయంలో చర్చించబడే అంశాల జాబితాను సూచిస్తుంది మరియు తరచుగా చివరి నిమిషంలో విసిరివేయబడుతుంది. అధికారిక ఎజెండా ఫార్మాట్ యొక్క మరింత అనుసరిస్తుంది. ఈ ఫార్మాట్ సమావేశం రకం, సమావేశం ఫెసిలిటేటర్ జాబితా మరియు అన్ని హాజరైన జాబితా. అజెండా తరువాత ఒక నిర్దిష్ట క్రమాన్ని అనుసరిస్తుంది: ఆర్డర్ కాల్, రోల్ కాల్, చివరి సమావేశం నుండి నిమిషాలు, ఓపెన్ సమస్యలు, కొత్త వ్యాపారం మరియు వాయిదా.
ప్రాధాన్యత మరియు సమయం ముగిసింది
ప్రాధాన్యత ఇవ్వబడిన అజెండాలు ప్రాధాన్యత వ్యవస్థను అనుసరిస్తాయి. అంశాలు సమూహం గ్రహించిన ప్రాముఖ్యత ప్రకారం ఒక ఆర్డర్ ఇవ్వబడ్డాయి. విషయాలు ఈ క్రమంలో చర్చించబడతాయి. ముగిసిన అజెండాలు సమావేశానికి సమితి సమయ లైన్ను ఉపయోగించి సూచిస్తాయి - సాధారణంగా పని చేసే సమయంలో సహాయం చేయడానికి ఒక సమయ కీపర్ కేటాయించబడుతుంది. ఈ ఫార్మాట్లో, సమయ వ్యవధిలో అజెండా ఏర్పాటు చేయబడుతుంది. ఉదాహరణకు, 9: 30-9: 35: సాంఘీకీకరణ / వెచ్చని, 9: 35-9: 40: సమీక్ష ప్రయోజనం మరియు కావలసిన ఫలితం, 9: 40-9: 50: చివరి సమావేశంలో సమీక్ష నిమిషాలు.
క్రింది గీత
ఎజెండాను నిర్మిస్తున్నప్పుడు ఇతర భాగస్వాముల నుండి ఇన్పుట్ కోసం అడగటానికి వెనుకాడరు. పాల్గొనేవారు చర్చించవలసిన విషయాలు లేదా సమస్యల గురించి విలువైన అవగాహనలను అందిస్తుంది. తగిన పాల్గొనేవారు మంచి ప్రణాళిక మరియు విజయవంతమైన సమావేశానికి కీలకమైనది. అన్ని కార్యక్రమాలను సెషన్ యొక్క ఉద్దేశ్యం కలిగి ఉండాలి; స్పష్టంగా కావలసిన ఫలితాలను కలిగి ఉంటాయి; సమాచారం పంచుకోవడం లేదా సమాచార ప్రాసెసింగ్ వంటి ఎజెండా అంశాలని వర్గీకరించండి; మరియు ఒక అంశంపై చుట్టుముట్టడంతో మరియు తదుపరి దశల చర్చ.
