ఆఫీస్ సిబ్బందికి మార్పులు చేసినవారిని లెటర్తో ఎలా తెలపాలి?

భూస్వాములు కార్యాలయ సిబ్బందిని మార్చినప్పుడు, ఆ మార్పుల యొక్క అద్దెదారులకు సలహా ఇవ్వడం ఉపయోగపడుతుంది, ప్రత్యేకంగా కౌలుదారులతో సంకర్షణ చెందుతున్న సిబ్బంది. లేఖనం ద్వారా సిబ్బందికి మరియు ఇతర ముఖ్యమైన మార్పుల సలహాదారులకు ఇది సులభం.

మార్పు వలన ప్రభావితమయ్యే అన్ని అద్దెదారుల పేర్లు మరియు చిరునామాల జాబితాను సేకరించండి. ఉదాహరణకు, మీరు బహుళ ప్రదేశాలలో ఖాళీని అద్దెకి తీసుకుంటే, ఒకటి కంటే ఎక్కువ అద్దె కార్యాలయాలను నిర్వహిస్తే, మార్పు సంభవించే అద్దె కార్యాలయంతో వ్యవహరించే ఆ అద్దెదారులతో మీరు మాత్రమే మార్పుని కమ్యూనికేట్ చేయాలి. మీరు కేవలం ఒకే ఆఫీసు ఉంటే, కోర్సు, అన్ని విన్యోగాదార్లు అప్రమత్తం.

సంస్థ లెటర్ హెడ్లో ఉన్న లేఖను "అధికారికంగా" తయారుచేసుకోండి మరియు చాలా ఉత్తరాలు పంపిణీ చేయబడే తేదీకి మీరు తేదీని ఇస్తాయి. ప్రతి అక్షరాన్ని వ్యక్తిగతీకరించడానికి mailmerge టెక్నాలజీని ఉపయోగించండి, లేదా మీరు ప్రతి అక్షరాన్ని ప్రసంగించడం ద్వారా మరింత సాధారణ ఫార్మాట్ను ఉపయోగించవచ్చు "ప్రియమైన అద్దెదారు."

లేఖనం యొక్క కంటెంట్ చిన్నదిగా మరియు వ్యాపారపరమైనదిగా ఉండాలి, మరియు సాధారణంగా రెండు పేరాగ్రాఫ్లు, ప్లస్ ముగింపు పారాగ్రాఫ్ తీసుకోవాలి. మొదటి పేరాలో సిబ్బంది మార్పును నివేదించండి. కొత్త ఉద్యోగి బయలుదేరారు ఉద్యోగి యొక్క అన్ని విధులు ఊహిస్తూ ఉంటే, చెప్పటానికి, విధులు జాబితా: "జెన్నీ స్మిత్ మార్చి 12 న సంస్థ వదిలి మరియు భర్తీ చేస్తుంది మేరీ జోన్స్, కౌలుదారు ఫిర్యాదులు బాధ్యత ఉంటుంది, నిర్వహణ అభ్యర్థనలు, అద్దెలు సేకరించడం మరియు అన్ని సంబంధిత ప్రశ్నలకు సమాధానం ఇవ్వడం."

మరోవైపు, గతంలో ఉద్యోగి చేస్తున్న విధులను ఇప్పటికే ఉన్న మరియు / లేదా కొత్త సిబ్బందిలో పంపిణీ చేసినట్లయితే, మొదటి పేరాలో ఇది స్పష్టంగా ఉంటుంది; ఉదాహరణకు: "మార్చి 12 న జెన్నీ స్మిత్ ఈ సంస్థను విడిచిపెట్టాడు మరియు అద్దెదారుల ఫిర్యాదులకు మరియు నిర్వహణ అభ్యర్థనలకు బాధ్యత వహిస్తున్న మేరీ జోన్స్ చేత భర్తీ చేయబడతాడు.జో వైట్ వైట్ అద్దెలు వసూలు చేసే బాధ్యతను తీసుకుంటాడు మరియు అన్ని సంబంధిత ప్రశ్నలకు సమాధానం ఇస్తాడు."

రెండవ పేరాలో, అన్ని సంబంధిత తేదీలు ఉన్నాయి; అనేక సందర్భాల్లో, ఉదాహరణకు, ఒక ఉద్యోగి ఒక శుక్రవారం ఆకులు మరియు భర్తీ తరువాత సోమవారం నివేదికలు. ఇతర సందర్భాల్లో, బయలుదేరిన ఉద్యోగి కొత్తగా శిక్షణ పొందుతున్న సమయంలో అతికొద్ది సమయం ఉంది. మార్పు వచ్చే తేదీ నుండి, అన్ని ప్రశ్నలకు, వ్యాఖ్యానాలకు మరియు సమస్యలకు వారికి కొత్తగా బాధ్యత వహించే వ్యక్తులకు దర్శకత్వం వహించాలని మరియు వాటిని మళ్లీ పేరు పెట్టాలని రెండవ పేరాని మూసివేయండి. ఉదాహరణకు, "మార్చి 15 ను ప్రారంభించండి, మేరీ జోన్స్కు ఫిర్యాదులను మరియు నిర్వహణ అభ్యర్థనలను సంప్రదించండి మరియు అద్దెతో ఏదైనా చేయడానికి జో వైట్ని సంప్రదించండి."

తుది పేరాలో, అద్దెదారులు, వ్యాఖ్యానాలు లేదా ప్రశ్నలతో మీతో సంప్రదించడానికి వారు సంకోచించదలిచారని తెలియజేయండి. మీ పేరుతో "నిజాయితీగా," తర్వాత లేఖ రాయండి.

చిట్కాలు

• భూస్వాములు లేదా వారి సిబ్బంది ఈ రకమైన లేఖలను చేతితో బట్వాడా చేయగలరు లేదా మెయిల్ చేయవచ్చు; ప్రత్యామ్నాయంగా, వారు అద్దె రశీదులను పంపిణీ చేయవచ్చు.

  విషయాలు స్పష్టమైనవి అయినప్పటికీ, గొలుసుగా ఉండటానికి మరియు చాలా సమాచారం ఇవ్వాలని కోరికను నిరోధించండి. "జెన్నీ స్మిత్ ఒక శిశువుకు వెళ్లిపోతాడు," లేదా "జెన్నీ స్మిత్ పెళ్లి చేసుకోవడం మరియు ఆమె హనీమూన్లో జరగబోతోంది, మరియు తరువాత రాష్ట్రం నుండి బయటికి వస్తాడు" రెండూ కూడా చాలా ఎక్కువ సమాచారం ఇచ్చే ఉదాహరణలు. ఆమె ఎన్నుకున్న వారితో జెన్నీ తన సమాచారాన్ని భాగస్వామ్యం చేసుకుని, వ్యాపారానికి అవసరమైనది మీ లేఖను పరిమితం చేసుకోనివ్వండి.