సిబ్బందికి ఒక మెమోను ఎలా వ్రాయాలి

పర్డ్యూ విశ్వవిద్యాలయం ఆన్లైన్ రాయడం ల్యాబ్ (OWL) ప్రకారం, మెమోలు సమస్యలను హైలైట్ చేయడానికి లేదా పరిష్కరించడానికి వ్రాస్తారు. నార్తరన్ కెంటుకీ యూనివర్సిటీ స్కూల్ అఫ్ బిజినెస్ మెమోస్ పరిమిత స్థలంలో చాలా సమాచారాన్ని సమాచార మార్పిడి చేయాలని ప్రకటించింది. ఒక మెమో ఫార్మాట్ ఎలా సంస్థ, మెమో యొక్క ప్రయోజనం మరియు మెమో గ్రహీతలు ఆధారపడి ఉంటుంది. అంతర్గత సిబ్బంది మెమోలు సమాచారం, విశ్లేషణ మరియు ముగింపులు, వ్యాపార గంటలు లేదా పరికరాల సరైన ఉపయోగం కోసం సూచనల గురించి సమాచారాన్ని అందించవచ్చు.

మీరు అవసరం అంశాలు

• పేపర్

• పెన్ మరియు పెన్సిల్స్

ఒక మెమో యొక్క ప్రాథమిక ప్రయోజనం మరియు ఆకృతిని తెలుసుకోండి. మెమోలు సాధారణంగా సిబ్బందికి కమ్యూనికేట్ చేయడానికి ఉపయోగించే అంతర్గత పత్రాలు. ఉద్దేశ్యాలు విధాన రిమైండర్లు, చర్య అభ్యర్థనలు, మార్పును నివేదించడం లేదా అధికారిక నోటిఫికేషన్ను కలిగి ఉండవచ్చు. మెమో ఫార్మాట్ శీర్షిక, పరిచయం, శరీరం, సారాంశం మరియు మూసివేతను కలిగి ఉంటుంది. అటాచ్మెంట్లు డాక్యుమెంట్ దిగువన గుర్తించబడ్డాయి.

మీ మెమో యొక్క ప్రయోజనాన్ని నిర్ణయించడం మరియు ఏవైనా ఉంటే, జోడింపులు చేర్చబడతాయి. మెమో యొక్క గ్రహీతలను నిర్ణయించండి. తరచుగా, పర్యవేక్షకులు మరియు మేనేజర్లు జ్ఞాపికలను కాపీలు అందుకుంటారు మరియు ఫైల్లో ఒక కాపీని చేర్చడానికి అవసరం కావచ్చు. మెమో చెప్పేది మరియు ఒక కఠినమైన డ్రాఫ్ట్ కంపోజ్ చేస్తాడని నిర్ణయించండి. జ్ఞాపిక కోసం ఆమోదించబడిన లెటర్హెడ్ను ఉపయోగించడం కోసం కంపెనీ విధానంపై తనిఖీ చేయండి.

"తేదీ" తో మొదలై శీర్షికను పూర్తి చేయండి. "To" విభాగంలో ప్రాధమిక గ్రహీతల యొక్క పేర్లు మరియు పేర్లను చేర్చండి. ఇది ఒకటి లేదా ఎక్కువ మంది వ్యక్తులు కావచ్చు లేదా అన్ని ఖాతా నిర్వాహకులు వంటి వ్యక్తుల సమూహాన్ని పేర్కొనవచ్చు. "Cc" విభాగంలో మెమో యొక్క కాపీలను అందుకునేవారి పేర్లు మరియు పేర్లలో చేర్చండి. మెమో పంపే వ్యక్తి యొక్క పేరు మరియు శీర్షిక "నుండి" విభాగంలో చేర్చండి. మెమో యొక్క ఉద్దేశాన్ని వివరించే ఒక చిన్న శీర్షిక "సబ్జెక్ట్" విభాగంలో చేర్చండి.

మెమో యొక్క ఉద్దేశ్యాన్ని వివరించే పరిచయ పేరాని చేర్చండి, ప్రయోజనం కోసం నేపథ్యాన్ని అందిస్తుంది మరియు తదుపరి పేరాల్లో ఏమి అనుసరించాలనే దాని గురించి తెలియజేస్తుంది. మెమోలో విధానంలో లేదా ఇతర క్లిష్టమైన సమాచారాన్ని కలిగి ఉంటే పాఠకులకు హెచ్చరికను చేర్చండి.

పరిచయ మరియు అవలోకనంపై విస్తరించిన మెమో యొక్క శరీరం లేదా ప్రధాన టెక్స్ట్లో సమాచారాన్ని చేర్చండి. ఉదాహరణకు, విధాన మార్పుకు దారితీసే నేపథ్యాన్ని అందించండి. కంటెంట్ ప్రకారం పేరాలను వేరు చేసి, క్రమం చేయండి. మెమో అంతటా సంక్షిప్త పేరాలు ఉపయోగించండి. మెమో యొక్క ఉద్దేశ్యంతో ఈ విభాగం ఒకటి లేదా రెండు పేరాలు లేదా అనేక పేజీలు ఉండవచ్చు.

సారాంశం మరియు మూసివేయడం చొప్పించండి. సంగ్రహము ఒక పేజీ జ్ఞాపికకు అవసరం కాకపోవచ్చు, కానీ సంక్లిష్ట సమాచారం లేదా సూచనలతో ఉన్న దీర్ఘ పత్రాలతో సహాయపడుతుంది. పాఠకుడికి ధన్యవాదాలు మరియు ప్రశ్నలకు సమాధానంగా లేదా మెమో కంటెంట్ వివరిస్తూ మీ సహాయం అందించడం ద్వారా మూసివేయండి. సారాంశం లేనప్పుడు, ముగింపు పేరాలో సంక్షిప్త సారాంశం ఉంటుంది. మెమో విషయాలను గోప్యంగా ఉన్నట్లయితే పాఠకులకు తెలియజేయండి.

మెమో ముగింపులో పేర్కొన్న జోడింపుల జాబితాను గమనించండి. అటాచ్మెంట్ల జాబితాను సూచించడానికి "జోడించబడింది" లేదా "జతపరచిన" పదాలను ఉపయోగించండి. మెమోలో ప్రస్తావించని జోడింపులను చేర్చవద్దు.

మెమోలో సైన్ ఇన్ చేయండి. మెమో రచయితలు సాధారణంగా ప్రారంభంలో లేదా "ఫ్రమ్" ఎంట్రీ ప్రక్కన, శీర్షిక విభాగంలో మెమోస్ని సైన్ ఇన్ చేయండి. అధికారిక మెమోకు పత్రం చివరిలో పూర్తి సంతకం మరియు తేదీ లైన్ అవసరమవుతుంది.

చిట్కాలు

• శైలి మరియు ఆకృతీకరణను తెలుసుకోవడానికి సంస్థ మెమోస్ యొక్క కాపీలను సమీక్షించండి. ఒక మెమోని పంపేందుకు ఆమోదం అవసరం ఉందా అని అడుగు.మెమోలో చేర్చడానికి ముందు అన్ని వాస్తవిక సమాచారాన్ని ధృవీకరించండి. మీ మెమోను ప్రయోగాత్మకంగా అడిగాడు.