రికార్డ్స్ నిర్వహణ కంపెనీలు, లాభాపేక్షలేని సంస్థలు, ప్రభుత్వ సంస్థలు, సామాజిక సంస్థలు, వైద్య, వాణిజ్యం, ఆర్థిక, పాఠశాలలు, కళాశాలలు మరియు విశ్వవిద్యాలయాలు మరియు నిర్దిష్ట సమయ వ్యవధిలో ఉంచవలసిన సమాచారాన్ని రూపొందించే అన్ని ఇతర రకాల సంస్థల యొక్క తప్పనిసరిగా ఉండాలి. వ్యక్తిగత గృహాలు కూడా మంచి రికార్డుల నిర్వహణను సాధించాల్సిన అవసరం ఉంది. రికార్డ్స్ నిర్వహణ అనేది రికార్డుల జీవిత చక్రం నిర్వహణ లేదా ట్రాకింగ్ చేసే క్రమబద్ధమైన, వ్యవస్థీకృత, ప్రణాళిక మరియు నియంత్రిత ప్రక్రియ. ఒక రికార్డు ఒక ప్రత్యక్ష పేపరు వస్తువుగా ఉండవచ్చు లేదా డిజిటల్ లేదా ఎలక్ట్రానిక్ రూపంలో ఉంటుంది. రికార్డులు వందల ఇతర రకాల రికార్డులు మధ్య ఆర్థిక, వైద్య, సమాచార, అధికారిక పత్రాలు, ఆఫీసు పత్రాలు, పేరోల్, ప్రభుత్వ రూపాలు మరియు ఇమెయిల్స్ ఉంచవచ్చు. రికార్డుల నిర్వహణ రికార్డుల జీవిత చక్రంలో మూడు దశలను సూచిస్తుంది: సృష్టి లేదా రికార్డు యొక్క రసీదు; నిర్వహణ, సురక్షిత నిల్వ, తిరిగి పొందడం లేదా రికార్డు యొక్క సాధారణ ఉపయోగం; రికార్డు యొక్క పారవేయడం.
రికార్డ్స్ సృష్టి
నివేదికల సృష్టి లేదా రసీదు రికార్డుల నిర్వహణ కోసం డిమాండ్ను సృష్టిస్తుంది. రికార్డు సృష్టించబడిన తరువాత, ఆ రికార్డు కోసం అన్ని ఇతర కార్యకలాపాలు లేదా నిర్వహణ పనులను ఉపయోగించాలి, అది ఒక ఉద్యోగ అనువర్తనం, ఇన్వాయిస్ లేదా జాబితా నియంత్రణ నివేదిక. రికార్డు నిర్వహణ ప్రక్రియ యొక్క ఒక విధి, సృష్టించబడిన లేదా స్వీకరించిన తర్వాత రికార్డు యొక్క ప్రవాహాన్ని గుర్తించడం. ఎవరు రికార్డును వీక్షించాలి? ప్రతి ఒక్కరూ రికార్డు (ఖాతాలో చెల్లింపును నమోదు చేయడం వంటివి) వీక్షించినప్పుడు లేదా చర్య తీసుకున్న తర్వాత రికార్డు ఎక్కడికి వెళుతుంది? రికార్డు యొక్క సురక్షిత నిల్వను భరోసా చేసే బాధ్యత ఎవరు? ఈ ప్రశ్నలన్నింటికీ బాగా సమాధానాలు ఇవ్వబడ్డాయి.
రికార్డ్స్ నిర్వహించడం
రికార్డును నిర్వహించడం రికార్డును నిల్వ చేయడానికి కార్యకలాపాలను అభివృద్ధి చేస్తుంది. రికార్డులను నిల్వ చేసేటప్పుడు, సమాచారం యొక్క ప్రస్తావన లేదా రికార్డు యొక్క వ్యక్తిగత స్వభావానికి ప్రాప్యత కలిగి ఉన్నవారిచే తిరిగి పొందటానికి రికార్డును అందుబాటులో ఉంచడంతో సహా పలు పరిశీలనలను గుర్తించాలి. అందుబాటులో ఉన్న రికార్డును తయారుచేసే ఇతర వైపు రికార్డుకు ప్రాప్తి చేయలేని వారిని సూచిస్తుంది. రికార్డు దాని నిల్వలో లేనప్పుడు, రికార్డును కలిగి ఉన్నవారికి రికార్డు ఉంది మరియు రికార్డును తిరిగి పొందాలని వారు ఉద్దేశించినప్పుడు గుర్తించడానికి ఒక వ్యవస్థను కలిగి ఉండటం మంచి రికార్డుల నిర్వహణకు చాలా ముఖ్యమైనది. రికార్డ్ యొక్క సరైన రిటర్న్ ను కూడా రికార్డ్ చేయడం నిర్వహణ చరిత్రలో ఒక ముఖ్యమైన భాగం. రికార్డుల సురక్షిత నిల్వలో ప్రతి కార్యాలయంలో డిజిటల్ రికార్డులను మరొక కార్యాలయంలో లేదా బ్యాంకు వద్ద ఒక సురక్షిత డిపాజిట్ పెట్టెలో ఉంచవచ్చు. కాగితాలు లేదా ఎలక్ట్రానిక్ కాపీల నష్టాన్ని నివారించడానికి పొడి, చల్లని ప్రదేశంలో రికార్డులను నిల్వ చేయాలి. ఆర్కైవ్ ప్రక్రియలు నిర్వహణ నిర్వహణ యొక్క నిర్వహణ దశలో భాగంగా ఉన్నాయి. ఆర్కైవ్ చేయడానికి ఒక రికార్డు అర్హత పొందినప్పుడు నిర్ణయిస్తుంది రికార్డుల నిర్వహణలో భాగం. రికార్డులు ఆర్కైవ్ చేయబడటాన్ని ఎన్నుకోవడం మరియు రికార్డులను ఆర్కైవ్ చెయ్యడం ఎంతసేపు ఈ ఫంక్షన్లో భాగంగా ఉన్నాయి. చారిత్రక రికార్డులు వంటి కొన్ని రికార్డులు జీవితం కోసం మరియు కొన్ని సార్లు కంపెనీకి మించి ఉండవచ్చు. నగరాలు, రాష్ట్రాలు మరియు పట్టణాల కోసం, చారిత్రక రికార్డులు నిరవధిక సమయం కోసం నిల్వ చేయబడవచ్చు.
రికార్డ్స్ పారవేసేందుకు
సరైన సమయం ఫ్రేమ్ లో రికార్డులు పారవేసేందుకు క్లిష్టమైన ఉంది. చాలా రికార్డులను పారవేసేందుకు షెడ్డింగ్ ద్వారా పూర్తి చేయాలి. పారవేయడం కోసం పరిగణించబడుతున్న విషయాలు రికార్డు ఎంతకాలం నిల్వ చేయాలనే విషయాన్ని నిర్దేశిస్తాయి. రికార్డులను ఉంచుకోవడానికి టైమ్ ఫ్రేం రికార్డు యొక్క స్వభావం మీద ఆధారపడి ఉంటుంది. పన్ను రికార్డుల వంటి ప్రభుత్వ నిబంధనల ద్వారా కొన్ని రుణ నిల్వలు, కొంతమంది రుణ నిర్వహణ కోసం బ్యాంకులు మరియు కొందరు చట్టబద్దమైన మార్గదర్శకాలతో అనుబంధ పత్రాలు వంటి వాటిని నిర్దేశించారు. ఇది సంస్థలో చిన్న ముక్కలుగా చేయడం లేదా బయట సంస్థను అద్దెకివ్వడం మరియు పారవేయడం యొక్క ట్రాకింగ్ వ్యవస్థను అభివృద్ధి చేయడం వంటివి ఎలా ఉపయోగపడతాయనే విషయాన్ని కూడా ఇది గుర్తించింది. వీటిని పారవేసిన విభాగాల జాబితా, అవి ఏ విధంగా పారవేయాలో మరియు దీర్ఘకాలిక రికార్డుల నిర్వహణకు లబ్ది చేకూర్చగలవు. ఇంకనూ, రికార్డుల నిర్మూలన కోసం సైన్-ఇన్ మెకానిజంను అమలు చేయడం, తెలుసుకోవాలనుకునే ప్రతి ఒక్కరికీ నాశనం చేయబడటానికి ముందు తెలుసుకోవాలి.
రికార్డ్స్ మేనేజ్మెంట్ కోసం ఇతర ప్రతిపాదనలు
రికార్డుల నిర్వహణ వ్యవస్థతో అనుసంధానించడానికి అనేక ఇతర ఎంపికలు అన్ని రికార్డుల నిర్వహణతో అనుబంధించబడిన విధానాలు మరియు విధానాలను పత్రబద్ధం చేయడం మరియు కమ్యూనికేట్ చేయడం, రికార్డుల నిర్వహణ యొక్క ప్రతి దశ కోసం నియంత్రణ విధానాలు మరియు విధానాలను అభివృద్ధి చేయడం మరియు అమలు చేయడం మరియు రికార్డు నిర్వహణ వ్యవస్థలను సాధారణ మరియు సులభంగా కమ్యూనికేట్ చేయడానికి మరియు సులభంగా ఉంచడం నిర్వహించడానికి.
శిక్షణ రికార్డ్స్ మేనేజ్మెంట్ కోసం వనరులు
సమర్థవంతమైన రికార్డుల నిర్వహణను తెలుసుకోవడానికి వందలకొద్దీ వనరులు అందుబాటులో ఉన్నాయి. సాంకేతిక పాఠశాలలు, కళాశాలలు మరియు విశ్వవిద్యాలయాలు, ఆన్ లైన్ శిక్షణ మరియు సూచన పుస్తకాలు స్థానిక పుస్తకాల దుకాణంలో లేదా కళాశాల పుస్తకాల దుకాణంలో విస్తృతంగా ఉన్నాయి, ఇది ఒక సమర్థవంతమైన మరియు చట్టపరంగా ఉన్న రికార్డుల నిర్వహణ వ్యవస్థను అభివృద్ధి చేయడానికి సహాయపడుతుంది. రికార్డులు నిర్వహణ కోసం ప్రత్యేక నియమాలకు సంబంధించిన స్థానిక, రాష్ట్ర మరియు సమాఖ్య నిబంధనలతో ఎల్లప్పుడూ తనిఖీ చేయండి.
