మీకు ఒక చిన్న సంస్థ లేదా పెద్ద కార్పొరేషన్ ఉన్నట్లయితే, వ్యాపారంలో రూపొందించిన పత్రాలను సరిగ్గా నిల్వ చేసి నిర్వహించండి. ఇవి డిజిటల్ ఫైళ్ళ నుండి మరియు పన్ను రిటర్న్లను ఒప్పందాలకు మరియు ప్రాజెక్ట్ నివేదికలకు చెందినవి. పత్రం మరియు రికార్డులు మేనేజ్మెంట్ ఇక్కడ వస్తుంది. దీని ప్రధాన లక్ష్యాలు నమోదిత సమాచారాన్ని ప్రాసెస్ చేయడం, సాధారణ కార్యక్రమాలను మెరుగుపరచడం మరియు డేటాను శీఘ్రంగా తిరిగి పొందడం. అనేక రకాల రికార్డు నిర్వహణ వ్యవస్థలు ఉన్నాయి, మరియు ప్రతి ఒక్కటీ విలక్షణమైన లక్షణాలను కలిగి ఉంది.
ఒక రికార్డ్స్ మేనేజ్మెంట్ సిస్టమ్ అంటే ఏమిటి?
వ్యాపార రశీదులు లేదా ఇన్వాయిస్లు, తప్పుడు ఫిర్యాదు పత్రాలు మరియు అవినీతి ఫైల్లు లేవు వ్యాపార యజమానులందరి మధ్య సాధారణ ఫిర్యాదులు. 2005 మరియు 2018 మధ్య, US ఉల్లంఘన ఫలితంగా 22 మిలియన్ల కంటే ఎక్కువ రికార్డులు వచ్చాయి. అంతేకాకుండా, ఉద్యోగులు తమ సంస్థ కార్యకలాపాలకు సంబంధించిన సమాచారం కోసం సగం సమయాన్ని వెచ్చించారు. వారి సంస్థలలో సమాచార నిర్వహణ కొంతవరకు అస్తవ్యస్తంగా ఉంది అని 26 శాతం కన్నా ఎక్కువ మంది చెప్పారు.
పెద్ద మరియు చిన్న కంపెనీలు తమ రికార్డులను కొంతకాలం కొనసాగించాల్సిన అవసరం ఉంది. బ్యాంక్ మరియు క్రెడిట్ కార్డు స్టేట్మెంట్స్, ఉదాహరణకు, కనీసం ఏడు సంవత్సరాలు సురక్షిత స్థానంలో నిల్వ చేయాలి. అదే పన్ను తిరిగి తయారు పత్రాలు వెళ్తాడు. ఇన్వెస్ట్మెంట్ ఖాతా ప్రకటనలు, రద్దు చెక్కులు మరియు చెల్లింపులను కనీసం ఒక సంవత్సరం పాటు ఉంచాలి.
ఈ పత్రాలు కోల్పోతే లేదా దెబ్బతిన్నట్లయితే? అది హ్యాక్ చేయబడింది గ్రహించడం మీ కంప్యూటర్ న చెయ్యడానికి ఇమాజిన్. మీ కార్యాలయ భవనం అగ్నిని పట్టుకుంటే, మీ ఫైల్లు ఎప్పటికీ కోల్పోతాయి. ఖచ్చితంగా, మీరు ఎల్లప్పుడూ వేరే ప్రదేశంలో కాపీలను ఉంచుకోవచ్చు, కానీ ఇది మరింత స్థలం మరియు అధిక ధరలను కలిగి ఉంటుంది.
ఒక RMS వ్యవస్థగా కూడా పిలువబడే ఒక రికార్డుల నిర్వహణ వ్యవస్థ, ప్రతిదీ చాలా సులభం చేస్తుంది. లావాదేవీలు, చెల్లింపులు మరియు ఇతర వ్యాపార కార్యకలాపాల యొక్క సాక్ష్యంగా అధికారిక రికార్డులను నిల్వ చేయడానికి, కనుగొని, ఉపయోగించడానికి సాఫ్ట్వేర్ యొక్క ఈ రకం మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. తాజా పత్రం మరియు రికార్డుల నిర్వహణా కార్యక్రమాలు శోధన ఉపకరణాలు, స్కానింగ్ సామర్థ్యాలు, నిలుపుదల మరియు వర్గీకరణ సాధనాలు, సమ్మతి ట్రాకింగ్ విధులు మరియు మరిన్ని వంటి ఆధునిక లక్షణాలను కలిగి ఉన్నాయి.
రికార్డ్స్ నిర్వహణ మీకు అవసరమైనప్పుడు మీ ఫైల్లు తక్షణమే అందుబాటులో ఉంటుందని నిర్ధారిస్తుంది, అయితే ఇది మీ సంస్థలో వర్క్ఫ్లో మరియు ఉత్పాదకతను మెరుగుపరుస్తుంది. ఉద్యోగులు త్వరగా డేటాను తిరిగి పొందగలరు, ప్రాసెస్ సమాచారం, రికార్డుల ప్రతి వరుస యజమానిని గుర్తించి, అనవసరమైన డేటాను తొలగించండి.
క్లౌడ్-బేస్డ్ రికార్డ్స్ మేనేజ్మెంట్ సాఫ్ట్వేర్
క్లౌడ్ ఆధారిత రికార్డుల నిర్వహణ వ్యవస్థతో, మీ అన్ని పత్రాలను ఒకే చోట కలిగి ఉన్నాయి. ఈ డిజిటల్ నిల్వ పరిష్కారం మీ సంస్థలోని ఫైళ్ళ కోసం గిడ్డంగిగా పనిచేస్తుంది, వాటిని ఎప్పుడైనా ఎక్కడైనా ప్రాప్యత చేయడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. రిమోట్ జట్లతో ఉన్న సంస్థలకు మరియు పలు ప్రాంతాల్లో ఉన్న కార్యాలయాలకు ఇది ప్రత్యేకంగా ఉపయోగపడుతుంది.
ఈ రకమైన RMS సాఫ్ట్వేర్ మీ ఫైళ్ళను సురక్షితంగా ఉంచుతుంది మరియు రొటీన్ బ్యాకప్లను నిర్వహించడానికి అదనపు ప్రోగ్రామ్ల అవసరాన్ని తొలగిస్తుంది. అంతేకాకుండా, వినియోగదారులు ఇతర బృందా సభ్యులకు నిర్దిష్ట ఫైళ్ళను కేటాయించి, ఇమెయిల్లు తిరిగి వెనక్కి పంపకుండా కాకుండా నిజ-సమయంలో నోటిఫికేషన్లను పంపుతుంది. హోస్ట్ యొక్క సర్వర్లలో డేటా నిల్వ చేయబడినందున, ఇది సైబర్ దాడులకు తక్కువగా ఉంటుంది.
ఎంటర్ప్రైజ్ రికార్డ్స్ మేనేజ్మెంట్ సాఫ్ట్వేర్
పెద్ద సంస్థలు సాధారణంగా ఎంటర్ప్రైజ్ రికార్డ్స్ మేనేజ్మెంట్ సాప్ట్వేర్ కోసం ఎంపిక చేస్తారు. ఈ కార్యక్రమాలు ఆధునిక సామర్థ్యాలను కలిగి ఉంటాయి మరియు పెద్ద మొత్తంలో డేటాను నిల్వ చేయవచ్చు, నిర్వహించవచ్చు మరియు ప్రాసెస్ చేయవచ్చు. ఎంటర్ప్రైజ్ RMS వ్యవస్థతో, భౌతిక మరియు డిజిటల్ రికార్డులను నిర్వహించడం సులభం, ప్రతి ఫైల్ యొక్క స్థితిని మరియు స్థానాన్ని ట్రాక్ చేయండి మరియు మీ డేటాను లెగసీ సిస్టమ్ల నుండి తాజా సాఫ్ట్వేర్కు బదిలీ చేస్తుంది.
ఉత్తమ ఫలితాల కోసం, సురక్షిత యూజర్ యాక్సెస్ నియంత్రణలు, రియల్ టైమ్ డేటా ఇండెక్సింగ్ మరియు పారవేయడం నిర్వహణ యంత్రాంగాలతో ఒక ప్రోగ్రామ్ను ఎంచుకోండి. నమ్మదగిన సంస్థ RMS వ్యవస్థ మీరు రికార్డులను ఉంచడానికి అనుమతిస్తుంది, పూర్తి టెక్స్ట్ శోధనలు నిర్వహించడానికి మరియు ఏ మూలాల నుండి ఏ ఫార్మాట్ లో భౌతిక మరియు డిజిటల్ రికార్డులు దిగుమతి. ఈ లక్షణాలు మీ వ్యాపార కార్యకలాపాలను క్రమబద్ధీకరించగలవు మరియు మంచి నిర్ణయం తీసుకోవడానికి దారితీయగలవు.
ఈ రకమైన రికార్డుల నిర్వహణ సాఫ్ట్వేర్ మరిన్ని ఇతర విభాగాలకు విరుద్ధంగా ఉంటుంది. కంటెంట్ మేనేజ్మెంట్ సిస్టమ్స్, డాక్యుమెంట్ మేనేజ్మెంట్ సిస్టమ్స్ మరియు డిజిటల్ ఇమేజింగ్ వ్యవస్థలు కేవలం కొన్నింటిని చెప్పవచ్చు. మీ కంపెనీ అవసరాలను మరియు బడ్జెట్ను ఎంచుకునే ఏది.
