JISC InfoNet రికార్డుల నిర్వహణను వారు కలిగి ఉన్న సమాచారం లేదా డేటాతో పాటు అన్ని రికార్డుల క్రమబద్ధ నిర్వహణగా వివరిస్తుంది. గతంలో, ఈ రికార్డులు కాగితపు ఆకృతిలో నిల్వ చేయబడ్డాయి మరియు ప్రతి పెద్ద సంస్థ రిజిస్ట్రీని కలిగి ఉండేది, కొన్ని సందర్భాల్లో క్లర్కులు సైన్యం చేత నిర్వహించబడుతున్నాయి. నేడు ఎలక్ట్రానిక్ రికార్డుల నిర్వహణ వ్యవస్థలు చేపట్టాయి. మాన్యువల్ మరియు ఎలక్ట్రానిక్ రికార్డ్స్ మేనేజ్మెంట్ సిస్టమ్స్ రెండూ కూడా స్పష్టమైన ప్రయోజనాలు అలాగే ప్రతికూలతలు కలిగి ఉంటాయి.
డేటా పునరుద్ధరణ మరియు భాగస్వామ్యం
ఎన్నో సంస్థలు పేపర్ లేకపోవడం ఎందుకు ఒక ప్రముఖ కారణం అనేది ఒక ఎలక్ట్రానిక్ వ్యవస్థ సమాచార పునరుద్ధరణ మరియు భాగస్వామ్యం కోసం అనుమతిస్తుంది. డేటా కాగితంపై ఉంచినప్పుడు మరియు రిజిస్ట్రీలో నిల్వ చేసినప్పుడు, దాన్ని తిరిగి పొందడం ఒక సవాలును అందిస్తుంది. అంతేకాక, ఒక సమయంలో ఒక వ్యక్తి మాత్రమే సమాచారాన్ని ఉపయోగించవచ్చు. ఎలక్ట్రానిక్ వ్యవస్థలు ఈ సమస్యను పరిష్కరించేటప్పుడు, వారు కూడా ఇతర సవాళ్లతో వస్తారు.
అబ్జోసిసెన్స్ కోసం సామగ్రి ఖర్చు మరియు సంభావ్యత
ఒక సంస్థ కాగితపురహితంగా వెళ్లినప్పుడు, ఒక డిజిటల్ రూపంలో స్కాన్ చేయబడి, నిల్వ చేయవలసిన కాగితంపై ఉన్న భారీ సంఖ్యలో డేటా ఉంది. ఈ వ్యాయామం కోసం అవసరమైన హార్డ్వేర్ మరియు సాఫ్ట్వేర్ డబ్బు గణనీయమైన మొత్తం ఖర్చు. ప్రారంభ ఖర్చులు పక్కన, ఎలక్ట్రానిక్ సిస్టమ్స్తో గణనీయమైన ప్రతికూలత ఉంది, హార్డ్వేర్ మరియు సాఫ్ట్వేర్ రెండూ కూడా తక్కువ సమయంలో వాడుకలో లేవు. హార్డువేరు 18 నెలలు మారుతూ ఉండొచ్చు, సాఫ్ట్వేర్ ప్రతి 2-3 సంవత్సరాలకు మారుతుంది.
ఎలక్ట్రానిక్ సిస్టమ్స్ మరియు పీపుల్ ఇష్యూ
ఒక ఎలక్ట్రానిక్ రికార్డ్స్ నిర్వహణ వ్యవస్థను అమలు చేయడం ఉద్యోగి యొక్క వైఖరులలో మార్పుకు కారణమవుతుంది. ఒక సంస్థలోని ఏవైనా తీవ్రమైన మార్పులు అటువంటి మార్పులను ఎలా ప్రభావితం చేస్తాయనే దానికి తెలియకుండా అనేక ఉద్యోగులు సంశయవాదంతో చూస్తారు. ఫైళ్లను నిర్వహించడం యొక్క పాత మార్గాలు క్రొత్త వాటి ద్వారా భర్తీ చేయబడినప్పుడు, ఉద్యోగి నియంత్రణ కోల్పోతున్నాడని మరియు ఇది యజమాని నుండి హామీల ద్వారా ప్రసంగించబడాలి - మరియు అమలు చేసిన వ్యవస్థ విజయవంతంతో మద్దతు ఇస్తుంది.
భద్రత మరియు ఇతర విషయాలు
ఎలక్ట్రానిక్ రికార్డ్స్ మేనేజ్మెంట్ సిస్టమ్ సాధ్యం కావడమే పెరిగిన సమాచార భాగస్వామ్యంతో భద్రతా సమస్య. తగిన చర్యలు జరపకపోతే తప్ప, తప్పు కంపెనీలలో రహస్య సంస్థ సమాచారం ముగిసే అవకాశం ఉంది. అంతేకాకుండా, వ్యవస్థ అనవసరమైన రికార్డులతో (పత్రం కాపీలు వంటివి) అడ్డుపడేటప్పుడు రికార్డులను నిర్వహించడం ఒక సమస్య కావచ్చు. నిర్వహించిన రికార్డుల మొత్తం వాస్తవానికి వ్యర్థ మెయిల్గా ఉన్న పరిస్థితులను కనుగొనడానికి ఇది అసాధారణం కాదు.
