సమావేశాలలో సమావేశంలో పాల్గొన్నవారి యొక్క సమావేశపు రికార్డులు మరియు అంశాల చర్చలు. మినిట్స్ చర్చలు మరియు నిర్ణయాల ఉపయోగకరమైన సూచనగా ఉపయోగపడతాయి, అంతేకాక అంతర్గత సిఫారసుల కోసం సహాయక పత్రం.
అంశాలు చేర్చబడ్డాయి
సమావేశ నిమిషాల ప్రారంభోత్సవం పాల్గొనేవారి జాబితా. ఇది సమావేశం తేదీ, సమయం మరియు అమరికను కూడా సూచిస్తుంది. సమావేశం వెంట వెళ్ళినప్పుడు, చర్చలు చర్చకు సమర్పించబడతాయి, కొన్నిసార్లు ఓటు వేయబడతాయి లేదా నిర్ణయిస్తారు. తదుపరి అంశాలపై ప్రతి అంశంలో పాల్గొన్నవారు పాల్గొంటున్నారు. నిమిషాలు చర్చకు సమర్పించిన ఆలోచనలు మరియు ప్రతి కీ ఆలోచనను సమర్పించినవి కూడా గమనించండి. ఓటు లేదా నిర్ణయాలు, దర్శకత్వం చర్య దశలను పాటు, కూడా నిమిషాల్లో చేర్చబడ్డాయి.
సమావేశాల రకాలు
అనధికార వర్గ సమూహంలో లేదా కమిటీ సమావేశాలలో పాల్గొనేవారు తరచుగా తమ సొంత గమనికలను తీసుకుంటారు. ఒక సభ్యుడు పాల్గొనేవారికి సమావేశం యొక్క సమీక్షను కూడా పంపిణీ చేయవచ్చు. ఏది ఏమైనప్పటికీ, వ్యవస్థీకృత మరియు నిర్మాణాత్మక సమావేశపు నిమిషాలు సామాన్యంగా మరింత సాధారణ సమావేశాల కొరకు ఉపయోగించబడతాయి. సంస్థాగత కమిటీ సమావేశాలు, బోర్డు సమావేశాలు, ప్రభుత్వ ఏజెన్సీ లేదా కార్యాలయ సమావేశాలు మరియు ప్రజా సమావేశాల కోసం మినిట్స్ సాధారణంగా ఉంచబడతాయి. ఒక కార్యదర్శి లేదా పరిపాలక సిబ్బంది వ్యక్తి సాధారణంగా నోట్స్ తీసుకుని, నిమిషాలను సిద్ధం చేస్తాడు.
సూచన ఉపయోగం
కార్యవర్గ సమూహాల లేదా సంఘాల సభ్యులు తరచూ సమావేశ నిమిషాలను సూచనగా ఉపయోగిస్తారు. నిర్ణయాలు తీసుకునే నిర్ణయాల్లో తమ పాత్రల్లో పాల్గొన్న ప్రతి వ్యక్తిని నిమిషాలు గైడ్ చేస్తుంది. సహకార సెట్టింగులలో, నిమిషాలు కూడా నాయకులు తన పాత్ర కోసం ప్రతి వ్యక్తి బాధ్యత కలిగి సహాయం. ఒక జట్టు సభ్యుడు అంగీకరించిన చర్యను అమలు చేయడంలో విఫలమైతే, అతను నాయకుడిని తీవ్రంగా విమర్శిస్తాడు. మినిట్స్ ప్రభుత్వం లేదా పబ్లిక్ ఆర్గనైజేషన్ సమావేశాలు కూడా ప్రభుత్వ సంస్థల బాధ్యతలను వారు సర్వసాధారణంగా ప్రజలకు తెలియజేయడానికి మరియు అధికారిక వ్యాపారం యొక్క రికార్డును అందించడానికి.
డాక్యుమెంటేషన్ ఉపయోగం
కొన్ని సందర్భాల్లో, సమావేశం నిమిషాలు కూడా మద్దతు పత్రంగా ఉపయోగిస్తారు. సంస్థాగత సంఘాలు తరచూ సమస్యలను, తీర్మానాలు మరియు చర్యలను చర్చిస్తాయి, ఆపై పెద్ద బోర్డు లేదా శరీరానికి అధికారిక సిఫార్సును చేస్తాయి. కమిటీలో పాల్గొన్న సంభాషణలను ప్రదర్శించేందుకు నిమిషాలు తరచూ సమర్పణకు జోడించబడతాయి. ఒక కళాశాలలో, ఉదాహరణకు, పాఠశాలలు లేదా విద్యా కార్యక్రమ విభాగాలు పాఠ్యప్రణాళిక ప్రతిపాదనలకు మద్దతుగా సలహాల కమిటీ సమావేశాలను నిమిషానికి సమర్పిస్తాయి.
