ఒక సమావేశం యొక్క మినిట్స్ వ్రాయండి మరియు పంపిణీ ఎలా

ఒక కండోమినియం అసోసియేషన్ లేదా మల్టీనేషనల్ కార్పొరేషన్ కోసం, సమావేశానికి సంబంధించిన నిమిషాలు సమూహం తీసుకున్న ఏ చర్యలకు చట్టపరమైన ఆధారం. కేటాయింపులు, విధానాలు, కొనుగోళ్లు - కార్పొరేషన్, లాభాపేక్షలేని లేదా లాభాపేక్షకు సంబంధించిన ఏదైనా కార్యకలాపాలు - నిమిషాల్లో నమోదు చేయాలి. కొన్ని సంస్థలు ఇతరులకన్నా ఎక్కువ అనధికారికమైనవి - ఒక చర్చి సంఘంలో పట్టికలో చలనాన్ని మోయుటకు మీరు పొరుగువారిని మీరు వినలేరు - కానీ వారి పాలనా యంత్రాంగం చేసిన నిర్ణయాల ప్రకారం అందరూ పనిచేయాలి. మినిట్స్ ఆ చర్యల రుజువును అందిస్తాయి మరియు వారి ఉద్దేశాన్ని నిర్వచించండి.

సిధ్ధంగా ఉండు

ముందుకు సాగండి. సమావేశానికి ముందు అజెండా మరియు సభ్యుల జాబితా లేదా సమావేశంలో పాల్గొనేవారిని కూర్చండి. మీ బృందం అజెండాతో సంప్రదాయంగా పనిచేయకపోతే, దృష్టిని నిర్వహించడానికి దీన్ని ప్రారంభించమని ప్రోత్సహిస్తుంది. వ్యాపారాన్ని నిర్వహించడానికి ఎంత మంది సభ్యులు అవసరమో తెలుసుకోండి, అవసరమైతే మీరు నిమిషాల్లో క్వారమ్ ఉనికిని గమనించవచ్చు.

మీ గమనికల కోసం ఉపయోగించడానికి టెంప్లేట్ను చేయండి. తేదీ, సమయం మరియు స్థానం కోసం ఖాళీలు, మరియు సభ్యుల చెక్లిస్ట్ హాజరైనవారిని మరియు విరామాలను గుర్తించడం. కూటమి పబ్లిక్ ఇన్పుట్ను కలిగి ఉంటే, పేర్ల కోసం పంక్తులు మరియు సమస్యలను ప్రతి చిరునామాలను చేర్చండి. Meetingtemplates.com వంటి అనేక వెబ్సైట్లు వివిధ రకాల సమావేశాల కోసం ఉచిత టెంప్లేట్లను అందిస్తాయి.

సమావేశంలో తేదీ, సమయం, స్థానం, హాజరైన మరియు క్వారమ్ సమాచారాన్ని పూరించండి. ఎవరు సమావేశాన్ని క్రమంలో మరియు సమయం అని పిలుస్తారు. సాధ్యమైతే, వారి పేర్లను రిజిస్టర్ చేసుకోవడానికి హాజరు కావటానికి ప్రజల యొక్క సభ్యులను అడగండి, అందువల్ల మీరు వాటిని ఎలా స్పెల్ చేయాలి అని అడగటం లేదు. పెద్ద సభ్యత్వ సమూహాలలో, మీ హాజరు చెక్లిస్ట్ను డబుల్ చేయడానికి సైన్-అప్ షీట్ను ప్రసారం చేయండి.

ఖచ్చితమైన అమలు

ప్రతి సమస్యను రికార్డ్ చేసి, ప్రతి చర్యను తీసుకుంటారు. కదలిక చేసిన సభ్యుని పేరును ఎల్లప్పుడూ చేర్చండి. మొట్టమొదటి సమావేశం యొక్క నిమిషాలని అంగీకరించడం మొదటి సంఘటన, దాని తరువాత ఏదైనా కమిటీ నివేదికలు జరుగుతాయి. సిఫార్సులను మరియు ప్రతి చర్యలో తీసుకున్న చర్యలను చేర్చండి. తుది నిమిషాలతో పాటుగా లిఖిత కమిటీ నివేదికలను భద్రపరచండి. చర్చలను సంగ్రహించడానికి ప్రయత్నించకండి.

ప్రతి కదలిక యొక్క ఖచ్చితమైన పునఃప్రారంభంతో పాటు పరిచయం, తరలించడం లేదా చర్యను సమర్ధించే వ్యక్తుల పేర్లను గమనించండి. అనేక సంస్థలు కూడా చలనశీలత సెకన్లు వ్యక్తి రికార్డు. పునఃప్రారంభం లేదా వివరణ కోరడానికి వెనుకాడరు - ఈ అధికారిక నివేదిక సమూహాన్ని ప్రత్యేక చర్యకు బంధిస్తుంది.

మీ సంస్థ యొక్క వ్యవస్థ ప్రకారం రికార్డ్ ఓట్లు. మీకు కనీసం ఓట్ల లెక్కింపు అవసరం. కొన్ని సమూహాలు కూడా పేర్లను మరియు ప్రతి వ్యక్తి ఎలా ఓటు చేశారో రికార్డు చేస్తాయి.

వాయిదా సమయం మరియు పద్ధతి రికార్డు. కార్యదర్శి-నిమిషం-కీపర్గా మీ పేరును నమోదు చేయండి.

ద్వారా అనుసరించండి

మీ మనస్సులో సమావేశం తాజాగా ఉన్నప్పుడు, వెంటనే నిమిషాల్ని వ్రాయండి. నివేదికలు లేదా ప్రదర్శనల జాబితాతో పాటుగా ఒక రోజు లేదా రెండు రోజులలో ఆమోదం కోసం నాయకుడిని పొందండి.

ఇమెయిల్, ఫస్ట్ క్లాస్ మెయిల్, Microsoft OneNote లేదా Google డిస్క్ వంటి క్లౌడ్ ప్రోగ్రాం వంటి భాగస్వామ్య అనువర్తనం ద్వారా వారిని అభ్యర్థించిన సభ్యులకు మరియు హాజరైనవారికి నిమిషాలను పంపండి.

అధికారిక కాపీని సిద్ధం చేసి శాశ్వత రికార్డు కోసం అసలు నివేదికలు మరియు ప్రదర్శనలను జోడించండి.

చిట్కాలు

• నైరూప్య టెంప్లేట్కు మీ సమావేశ నోట్లకు సరిపోయేలా కాకుండా, మీ సంస్థ యొక్క అవసరాలను తీర్చడానికి ప్రయత్నించండి. అనేక వ్యాపార టెంప్లేట్లు సంస్థ లేదా పబ్లిక్ సమావేశాలకు చాలా అనధికారికంగా ఉన్నాయి.

  రాబర్ట్ యొక్క ఆర్డర్ ఆఫ్ ఆర్డర్ మీ సంస్థలో ఉపయోగం ప్రోత్సహించండి. ఇది అధికారిక మరియు అనధికార సమావేశానికి అనుగుణంగా విస్తృతంగా ఉపయోగించే ఫార్మాట్.