పర్సనల్ ఫైల్స్ కోసం అవసరమైన పత్రాలు

ఒక యజమానిగా, మీరు సిబ్బంది మరియు ఫైళ్లలో నిర్వహించవలసిన సమాచార రకాన్ని నియమించే రాష్ట్ర మరియు సమాఖ్య చట్టాల గురించి తెలుసుకోవాలి. ఉద్యోగి, ఉద్యోగ హోదా, పేరోల్ సమాచారం మరియు పనితీరు సమాచారం కోసం వ్యక్తిగత సంప్రదింపు సమాచారం అవసరం.

ఉద్యోగ సమాచారం

ఉద్యోగుల ఫైల్లో ఉపాధి సమాచారం సాధారణంగా ఉపాధి అప్లికేషన్ లేదా కొత్త అద్దె పత్రం రూపంలో వస్తుంది. ఉద్యోగికి పంపిన ఉపాధి ఆఫర్ లేఖ యొక్క కాపీ మరియు ఉద్యోగి నుండి సంతకం చేసిన రసీదు యొక్క కాపీ కూడా కంపెనీ ఉద్యోగి హ్యాండ్ బుక్ యొక్క కాపీని అందుకుంది. ఒక ఉద్యోగికి ఉద్యోగుల ఫైల్ తప్పనిసరిగా ప్రయోజన ప్రయోజనం కోసం జన్మించిన తేదీని కలిగి ఉండగా, ఈ సమాచారాన్ని వ్యక్తిగతంగా నియమించాలా వద్దా అని నిర్ణయించడానికి ఉపయోగించడం చట్టవిరుద్ధం.

పని స్థితి

పని స్థితి యునైటెడ్ స్టేట్స్లో ఉద్యోగి పని చేయగలదని నిరూపించే చట్టపరమైన పత్రం. ఉద్యోగ హోదా రుజువుగా, ఒక ఉద్యోగి సిబ్బంది ఫైల్ తప్పనిసరిగా ఉద్యోగి యొక్క సామాజిక భద్రతా కార్డు యొక్క కాపీని కలిగి ఉండాలి. ఉద్యోగి అమెరికా సంయుక్త రాష్ట్రాల పౌరుడు కాకుంటే, పూర్తి I-9 రూపం (W-4 రూపానికి సమానమైన US పౌరుడు కానిది), ఉద్యోగి యొక్క పాస్పోర్ట్ యొక్క కాపీ మరియు ఉద్యోగి యొక్క పని వీసా యొక్క కాపీని చేర్చాలి ఉద్యోగుల సిబ్బంది ఫైలులో.

పేరోల్

ఉద్యోగుల ఫైలు యొక్క మరొక ప్రాథమిక భాగం పేరోల్కు సంబంధించినది. యజమాని ఒక తాజా తేదీ ఫెడరల్ W-4 పన్ను రూపాన్ని నిర్వహించాలి. W-4 రూపానికి తోడు, ఉద్యోగి పని చేసే చెల్లింపు కాలాల కోసం ఒక సిబ్బంది ఫైలు కూడా సమయాలను కలిగి ఉంటుంది. ఉద్యోగి తన వేతనాల నుండి చట్టబద్ధంగా డబ్బు సంపాదించినట్లయితే, కోర్టు ఉత్తర్వు లేదా నిబంధన యొక్క కాపీ కూడా సిబ్బంది ఫైలులో ఉండాలి.

పనితీరు సమాచారం

పనితీరు అంచనాలు ఒక ఉద్యోగి సిబ్బంది ఫైలు యొక్క మరొక భాగంగా ఉన్నాయి. వీటిలో ఉద్యోగి యొక్క వృత్తిపరమైన లక్ష్యాలు మరియు ఉద్యోగి పర్యవేక్షకుడు లేదా నిర్వాహకుడు వ్రాసిన పనితీరు అంచనాల కాపీలు ఉంటాయి. సముచితమైతే, ఉద్యోగికి తన సమయ వ్యవధిలో ఉద్యోగి అందుకున్న ఏదైనా అభ్యంతరాలు లేదా హెచ్చరికలు కూడా సిబ్బందిని కలిగి ఉంటుంది.

రాష్ట్ర పన్ను సమాచారం

మీరు మీ వ్యాపారాన్ని నిర్వహించే రాష్ట్రం రాష్ట్ర పన్నులు ఉంటే, మీరు పన్నులను ఉపసంహరించుకోడానికి ఒక W-4 ఫారమ్ని నిర్వహించాల్సిన అవసరం ఉంది. ఫెడరల్ W-4 పన్ను రూపం మాదిరిగానే, ఉద్యోగి యొక్క చెల్లింపుల నుండి సరైన తగ్గింపులకు మరియు ఐఆర్ఎస్ లేదా ఆడిట్ ద్వారా ఒక ఆడిట్ సందర్భంలో ఉద్యోగ సిబ్బంది సిబ్బందిని బ్యాకప్ రికార్డుగా ఉంచాలి. రాష్ట్ర పన్ను సంస్థ.